Як вести облік дебіторської заборгованості
У бізнесі виділяють два основних напрямки, які повинен вести бухгалтер - це дебіторська заборгованість та кредиторська заборгованість. Це два напрямки, назви яких, говорять самі за себе. Якщо перше відповідає за отримання грошових коштів від реалізації товарів і послуг, то другий відповідає за оплату за товари та послуги, необхідних для бізнесу. Ця стаття навчить вас, як вести облік дебіторської заборгованості, припускаючи, що клієнт вже отримав товари або послуги і рахунок також відправлений для оплати.
Кроки
1
Створіть окремий рахунок для кожного клієнта у своїй обліковій системі. Ви можете використовувати Ексель (Microsoft Excel) для ведення невеликого обліку. Однак, якщо у вас великий обсяг операцій, краще використовувати спеціальні бухгалтерські програми, такі як 1С, QuickBooks.- У вас повинна бути інформація про компанію: назва, контактна особа, адреса, номер телефону та факс.
- Внесіть інформацію в електронну систему, присвоївши їм номер рахунку або ідентифікаційний код.
- Коли ви будете реалізовувати товари або послуги цьому клієнту, вносите інформацію в його рахунок.
- Ведіть облік в електронному вигляді, а також зберігайте копії в паперовому вигляді, якщо того вимагає політика обліку.
2
Створіть у бухгалтерській програмі звіт осіб з простроченою заборгованістю понад 30 днів для щомісячного обліку. Переконайтеся, що ваші рахунки складені професійно, в них має бути логотип і назва вашої компанії, а також адресу та номер телефону і факс.- Використовуйте рахунок дебіторської заборгованості тільки для тих клієнтів, у яких є заборгованість перед вами. Вишліть цим клієнтам список транзакцій. У цьому документі також повинні бути зазначені дата покупки, сума боргу, витрати пов`язані з доставкою і додатковими послугами.
- У кожному рахунку на оплату має бути вказаний штраф, який застосовується в разі несвоєчасної оплати. Такі умови варто обумовлювати з клієнтом.
- Рахунки оплачені після обумовленого терміну оплати, повинні також включатися в звіт. Складіть список, в якому вкажіть дату покупки і термін простроченої оплати (наприклад, 30, 60, 90 і 120 днів або більше).
3
Вносьте інформацію про оплату по мірі надходження грошових коштів від клієнта, закриваючи його заборгованість перед вашою компанією.
4
Зверніться в агентство по збору платежів, якщо у вас є прострочена заборгованість з великим терміном. Таким чином, ви зменшите безнадійні борги і збільшите свої активи в обороті.
Поради
- Багато бухгалтерські програми мають форми для створення необхідних звітів. Однак, ви можете також знайти форми в Інтернеті. Сайт SampleWords.com англійською мовою має безліч форм, які можна скачати безкоштовно.
Попередження
- У ваших інтересах зберігати скани замовлень, товаросупровідні документи, а також інші документи в окремих електронних папках, якщо ви не вважаєте за потрібне зберігати паперовому вигляді. Краще мати дуже багато документів, ніж недостатньо, якщо доведеться доводити заборгованість клієнта.
