Як написати службову записку
Службова записка - це прийнятий у всьому світі спосіб передачі інформації всередині компанії. Службові записки можуть також використовуватися в кореспонденції між двома компаніями. Вони призначені для передачі інформації, такої як найближчі завдання в межах одного департаменту або новини про роботу компанії для більш широкого кола співробітників. Готові шаблони службових записок і поява електронної пошти значно спростило завдання, але вам буде корисно дізнатися про те, як написати службову записку з чистого аркуша.
Кроки
Як написати свою службову записку
1
Напишіть заголовок документа. Заголовок містить інформацію про одержувача службової записки, про відправника, дату і тему записки. Тема звичайно являє собою коротке речення, яке описує суть всього документа.2
Напишіть перший абзац. У першому абзаці службової записки повинна бути чітко розкрита мета, з якою була написана ця записка, і дані загальні відомості про інформації, представленої в нижченаведених абзацах.3
Коротенько опишіть суть питання або проблеми. Стисло Підсумуйте причини написання службової записки. Використовуйте для розкриття суті питання короткі, інформативні пропозиції.4
Опишіть хід вирішення проблеми. Якщо ви працюєте над вирішенням проблеми або у вас є ідея щодо того, як її можна вирішити, - опишіть це в третьому абзаці. Якщо зміст службової записки може засмутити одержувача, використовуйте цей абзац для того, щоб вказати на які-небудь позитивні результати або перспективи.5
Підведіть підсумок у четвертому абзаці. Ця частина не обов`язкова, якщо службова записка коротка. Але якщо обсяг службової записки більше однієї сторінки, то коротке резюме, в якому виділені основні моменти, буде дуже корисним. Так, ви можете бути впевнені, що головні пункти службової записки не загубиться серед іншої інформації. Можливо, варто навіть оформити цей розділ у вигляді маркованого списку, щоб виділити його візуально.6
На завершення, вкажіть, що конкретно повинен зробити одержувач і крайні терміни виконання поставлених завдань. Якщо є якась інформація про порядок отримання подальших інструкцій або зворотного зв`язку, то її також слід внести в останній абзац.7
Підпишіть службову записку. Цей крок не є обов`язковим, але деякі компанії ввели практику проставлення відправником підписи на всій ділової кореспонденції. У такому випадку, підпис ставиться над надрукованим ім`ям відправника.8
Перевірте службову записку. Перш ніж відправити документ комусь в межах компанії або поза нею, прочитайте все ще раз і переконайтеся, що немає граматичних помилок. Якщо в записці міститься інформація, яка може засмутити одержувача, уточніть, хто, згідно політиці вашої компанії, може читати і коректувати ваш лист.
Поради
- Використовуйте повне ім`я одержувача службової записки. Часто, то, як до людини звертаються при повсякденному спілкуванні, відрізняється від форми його імені, прийнятною для ділового спілкування.