Як написати службову записку

Службова записка - це прийнятий у всьому світі спосіб передачі інформації всередині компанії. Службові записки можуть також використовуватися в кореспонденції між двома компаніями. Вони призначені для передачі інформації, такої як найближчі завдання в межах одного департаменту або новини про роботу компанії для більш широкого кола співробітників. Готові шаблони службових записок і поява електронної пошти значно спростило завдання, але вам буде корисно дізнатися про те, як написати службову записку з чистого аркуша.




Як написати свою службову записку

  1. 1

    Напишіть заголовок документа. Заголовок містить інформацію про одержувача службової записки, про відправника, дату і тему записки. Тема звичайно являє собою коротке речення, яке описує суть всього документа.

  2. 2

    Напишіть перший абзац. У першому абзаці службової записки повинна бути чітко розкрита мета, з якою була написана ця записка, і дані загальні відомості про інформації, представленої в нижченаведених абзацах.

  3. 3

    Коротенько опишіть суть питання або проблеми. Стисло Підсумуйте причини написання службової записки. Використовуйте для розкриття суті питання короткі, інформативні пропозиції.

  4. 4

    Опишіть хід вирішення проблеми. Якщо ви працюєте над вирішенням проблеми або у вас є ідея щодо того, як її можна вирішити, - опишіть це в третьому абзаці. Якщо зміст службової записки може засмутити одержувача, використовуйте цей абзац для того, щоб вказати на які-небудь позитивні результати або перспективи.

  5. 5

    Підведіть підсумок у четвертому абзаці. Ця частина не обов`язкова, якщо службова записка коротка. Але якщо обсяг службової записки більше однієї сторінки, то коротке резюме, в якому виділені основні моменти, буде дуже корисним. Так, ви можете бути впевнені, що головні пункти службової записки не загубиться серед іншої інформації. Можливо, варто навіть оформити цей розділ у вигляді маркованого списку, щоб виділити його візуально.



  6. 6

    На завершення, вкажіть, що конкретно повинен зробити одержувач і крайні терміни виконання поставлених завдань. Якщо є якась інформація про порядок отримання подальших інструкцій або зворотного зв`язку, то її також слід внести в останній абзац.

  7. 7

    Підпишіть службову записку. Цей крок не є обов`язковим, але деякі компанії ввели практику проставлення відправником підписи на всій ділової кореспонденції. У такому випадку, підпис ставиться над надрукованим ім`ям відправника.

  8. 8

    Перевірте службову записку. Перш ніж відправити документ комусь в межах компанії або поза нею, прочитайте все ще раз і переконайтеся, що немає граматичних помилок. Якщо в записці міститься інформація, яка може засмутити одержувача, уточніть, хто, згідно політиці вашої компанії, може читати і коректувати ваш лист.

Поради

  • Використовуйте повне ім`я одержувача службової записки. Часто, то, як до людини звертаються при повсякденному спілкуванні, відрізняється від форми його імені, прийнятною для ділового спілкування.