Як підготуватися до наради

Для того, щоб нарада пройшла успішно, дуже важливо ретельно до нього підготуватися. Наради відіграють велику роль в більшості професійних галузей. Дотримуйтесь цих кроків, щоб наступне нарада пройшла з успіхом.




Підготовка до наради

  1. 1

    Знання того, як підготуватися до наради дуже важливо для всіх працівників і особливо для будь-якого менеджера або керуючого. Не менш важливо і знання того, коли проводити нараду not to have a meeting.

  2. 2

    Визначте, який вид наради ви будете проводити:
    • Інформаційний

    • Творчий

    • Для прийняття рішення

    • Мотиваційний

  3. 3

    Розподіліть ролі та призначте учасників. Ролі можуть бути наступними:
    • Керував

    • Помічник / організатор

    • Секретар (ведення записів)

    • Хронометражист (стежить за часом)

    • Учасники

  4. 4

    Підготуйте повідомлення, в яких міститься дата, час, порядок денний і місце проведення наради. Надішліть повідомлення заздалегідь всім учасникам.

  5. 5

    Виділіть трохи часу на обговорення попередньої зустрічі (якщо така була). Так, учасники можуть уточнити незрозумілі моменти або висловити незгоду.



  6. 6

    Розкладіть на місцях необхідні речі. Заздалегідь розставте столи і стільці. Забезпечте кожної людини ручкою і листком. Поставте графин з водою в центрі слова і розставте келихи.

  7. 7

    Покличте всіх до порядку. Це момент, коли голова закликає всіх припинити розмови і оголошує початок наради. Визначте цілі. Порядок денний - це список тем, які стосуються предмета і час, який відведено на кожну з них. Наприклад: "1. Оцінити виконання попередніх цілей (15 хвилин), 2. Обговорення подальших цілей по порядку (20 хвилин), 3. Вибір 5 основних цілей (10 хвилин).

  8. 8

    Перед початком зустрічі передайте по колу спеціальну книгу обліку або просто листок паперу, щоб присутні вписали свої імена. Ці імена будуть розписані по хвилинах.

  9. 9

    Попросіть секретаря записати основні моменти наради, щоб пізніше їх висвітлити.

  10. 10

    Наприкінці наради запитаєте, якщо у когось є питання з інших тем. Призначте дату наступної наради і оголосіть закінчення.

Поради

  • Голови часто призначають на Щорічному Загальних Зборах. Голова керує нарадою, стежить за порядком і за тим, щоб всі дотримувалися порядку денному.
  • Якщо голови не вибирали, знайдіть охочого виконати цю роль.
  • Навіть якщо нарада неформальне, все ж слід заздалегідь розіслати людям повідомлення про дату і час проведення. Наприклад, можна всім відіслати електронні повідомлення.
  • Те ж саме стосується секретаря, який веде записи.
  • Ці інструкції стосуються і офіційних нарад.
    • Порядок денний укладає нараду в певні рамки і не дозволяє людям обговорювати один предмет занадто довго.
  • Дуже важливо стежити за часом, щоб в майбутньому не виникало суперечок.

Попередження

  • Голова має бути вшанована і справедливою людиною, щоб грамотно вести нараду.