Як стежити за станом запасів підприємства
Точність обліку запасів впливає на різні аспекти діяльності підприємства. Відділ закупівель покладається на дані по запасах для ініціювання чергових закупівель матеріалів. Виробничий і плановий відділи потребують точних даних по запасах для планування процесу виробництва. Неточні дані по запасах можуть призвести до нестачі певних матеріалів, що позначиться на затримках термінів поставки продукції покупцям і потенційно може призвести до краху бізнесу. Компанії можуть підвищити точність своїх баз даних по запасах допомогою розробки особливих облікових процедур і стеження за неухильне їх дотримання працівниками.
Кроки
1
Розробіть процедури роботи з матеріалами в організації. Вони повинні включати в себе детальний опис кроків, які необхідно виконувати працівникам при надходженні матеріалів на підприємство і відпуску їх у виробництво.- Процедурами також мають бути описані дії працівників у разі виявлення ними зіпсованих запасів, шлюбу, а також недостач.
2
Навчіть персонал працювати відповідно до процедур. Персонал підприємства повинен досконально знати всі процедури.- Кожен працівник повинен розуміти важливість точного обліку запасів і його вплив на компанію в цілому.
- Для окремих груп персоналу можуть бути організовані окремі навчальні заняття, що концентруються саме на їх ділянці роботи. Наприклад, виробничий персонал буде мати свої процедури для роботи з матеріалами, які будуть відрізнятися від процедур, що виконуються працівниками відділу закупівель.
3
Слідкуйте за роботою персоналу і проводите аудит. Процедури роботи з запасами мають цінність тільки в разі їх дотримання працівниками. Слідкуйте за дотриманням працівниками встановлених процедур.- Аудит первинної документації та рахунків може перевірити дотримання працівниками процедур роботи з запасами.
4
Встановіть цикл проміжних інвентаризаційних перевірок. Їх частота залежатиме від інтенсивності обороту або цінності відповідних груп запасів.- Для вироблення графіка інвентаризацій запаси можна розбити на групи з різною частотою перерахунку. Наприклад, компанія може вирішити проводити інвентаризацію наявності запчастин з високою оборотністю кожен місяць, а запаси з низькою оборотністю інвентаризувати два рази на рік.
- Підприємство повинно привчити працівників вести безперервний облік запасів. У такому випадку бухгалтера з обліку запасів будуть добре знайомі зі списком запасів, виробленими з ними операціями і діями у разі недостач.
- Безперервний облік запасів на увазі і виявлення причин недостач при їх виявленні. Це може пролити промінь світла на наявні проблеми в облікових процедурах по запасам.
5
Розробіть процедуру дій у разі виявлення недостач. У деяких організаціях факт списання нестач повинен завірятися керівництвом. При виявленні нестачі бухгалтер по запасах повинен привести облікові дані у відповідність з фактичною наявністю запасів.
6
Заплануйте проведення тотальних щорічних інвентаризацій. Щорічні інвентаризації можна проводити 1-2 рази на рік для перерахунку всіх запасів і приведення облікових даних у відповідність з фактичним станом справ.- Виявлені при інвентаризації розбіжності між фактичною кількістю запасів і обліковими даними також дозволяють оцінити ефективність організації обліку запасів і самих облікових процедур.
