Як створювати інвойси в Word
Інвойс - документ, що містить перелік товарів, їх кількість і ціну, а також іншу важливу інформацію (особливості товару, умови поставки тощо). Ви можете створити інвойс в Microsoft Word за допомогою готових шаблонів або за вашим власним зразком. Ця стаття розглядає створення інвойсу в Word 2003, Word 2007 і Word 2010.
Кроки
Завантаження готових шаблонів
1
Створіть новий документ. Хоча готовий шаблон - це не новий документ, ви починаєте так, як ніби створюєте новий документ.- У Word 2003 натисніть File - New.
- У Word 2007 натисніть кнопку Office (у лівому верхньому куті), а потім натисніть File - New.
- У Word 2010 відкрийте вкладку File і натисніть New (ліворуч).
- Не натискайте на кнопку New на панелі інструментів у Word 2003 або на кнопку New на панелі швидкого доступу в Word 2007 або 2010 року. Натискання на ці кнопки призведе до створення нового документа з шаблонами за замовчуванням Normal.dot або Normal.dotx (ви можете натиснути ці кнопки при створенні інвойсу без допомоги шаблонів).
2
Відкрийте потрібний шаблон.- У Word 2003 і 2007 в лівій панелі вікна New Document в розділі Available Office Templates виберіть Invoices. Виберіть тип шаблону зі списку в центральному окне- потім виберіть один із запропонованих типів інвойсів.
- У Word 2010 у розділі Available Office Templates - Office.com Templates виберіть Invoices. Відкрийте папку потрібного вам шаблона- потім виберіть один із запропонованих типів інвойсів.
3
Скачайте шаблон. Натисніть Download в правому куті екрану. Ви можете змінити і зберегти інвойс, використовуючи інформацію в розділі Method Two: Creating an Invoice from a Blank Document.- Ви також можете завантажити шаблони для Microsoft Word і Excel безпосередньо з сайту Microsoft (https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoicesex=1. Http://office.microsoft.com /en-us/templates/results.aspx?qu=invoicesex=1.) Не забудьте вибрати інвойс для вашої версії Word.
4
Метод другий: створення інвойсу без допомоги шаблонів.
5
Створіть заголовок інвойсу. Заголовок повинен включати назву компанії і слово «Інвойс» або опис інвойсу, наприклад, «Пропоновані ціни» (якщо ви тільки пропонуєте ціни на товар / послуги, а не виставляєте рахунок за куплений товар / послуги).- Ви можете розмістити заголовок або у верхній частині сторінки, або в колонтитулі Word. Якщо ви помістіть заголовок в колонтитулі, то заголовок буде перенесений і на наступні сторінки (якщо інвойс складається з декількох сторінок), причому на першої сторінки ви можете дати розгорнуту заголовок інвойсу, а на наступних сторінках - короткий заголовок.
- Назва компанії повинна відображатися тим же шрифтом, який присутній в інших документах цієї компанії.
- Шрифт заголовка інвойсу повинен бути достатньо великим, щоб ваші клієнти могли ідентифікувати документ саме як інвойс.
6
Відображення дати інвойсу. Дата інвойсу проставляється у верхній частині документа (під заголовком праворуч).- Word має функцію Automatic Date, яка автоматично проставляє дату. Ця функція корисна, якщо ви роздруковуєте і відправляєте інвойси- проте не використовуйте цю функцію для інвойсів, що відправляються в електронному вигляді, так як буде проставлена поточна дата (це може призвести до плутанини з термінами погашення кредиторської заборгованості).
7
Відображення номера інвойсу. Він також проставляється у верхній частині інвойсу. Нумерація інвойсів дає вам можливість відстежувати ті з них, які не оплачені. Ви можете проставити номер інвойсу одним із двох способів:- Глобальна нумерація, тобто номер проставляється по порядку незалежно від клієнта (таким чином, всі інвойси зберігаються в одній папці).
- Індивідуальна нумерації, коли інвойси для кожного клієнта мають свою нумерацію (таким чином, інвойси зберігаються в різних папках для різних клієнтів). Ви можете включити ім`я (або частину імені) клієнта в номер інвойсу.
8
Відображення контактної інформації відправника і одержувача. В інвойсі проставте вашу контактну інформацію та контактну інформацію одержувача.- Ваша контактна інформація повинна включати ваше ім`я, адресу вашої компанії, телефон, факс (якщо є) та адресу електронної пошти.
- Контактна інформацію вашого клієнта (одержувача інвойсу) повинна включати назву компанії, ім`я одержувача, його адреса і, при необхідності, телефон, факс та адресу електронної пошти.
9
Відображення платіжної інформації. Для цього вставте в документ таблицю і в її рядках і стовпцях розташуйте інформацію про платіж, наприклад, кількість товару, його опис, ціну за одиницю товару і т.п.- У таблиці ви можете автоматично обчислити суму значень, наприклад, загальна кількість проданого товару або загальну суму платежів.
10
Відображення загальної суми інвойсу. Вона проставляється праворуч під таблицею з платіжною інформацією. Ви можете виділити суму напівжирним шрифтом.- Якщо ви включаєте податок з продажів, спочатку вкажіть проміжну суму за проданий товар, потім вкажіть податок, і тільки потім вкажіть загальну суму інвойсу.
11
Увімкніть умови оплати. Ви можете відобразити їх над або під таблицею з платіжною інформацією. Приклади умови оплати: негайно при отриманні, протягом 14 днів, протягом 30 днів.- Наприкінці документа ви можете включити інформацію про методи оплати, або інформацію загального змісту, або просто слова подяки клієнту.
12
Збережіть рахунок. Назвіть інвойс відповідно до його призначення, наприклад, включіть в назву інвойсу назва вашої компанії, номер інвойсу та ім`я клієнта.
Поради
- Таблицю з платіжною інформацією найкраще створити в Microsoft Excel, а потім вставити посилання на цю таблицю в документ Word. При оновленні значень в таблиці Excel клацніть правою кнопкою миші по вбудованої в Word таблиці і в меню виберіть Update Link.
- Після збереження створеного інвойсу ви можете використовувати його як шаблон для створення інших інвойсів за допомогою опції New from existing. Ви також можете зберегти створений інвойс у форматі DOT або DOTX, щоб використовувати його як шаблон.
