Як створити рахунок фактуру в Excel
Microsoft Excel може обробляти багато фінансові розрахунки, які ви робите при управлінні своїм бізнесом. Excel також може допомогти вам виставляти рахунки клієнтам-то є, підготувати детальний список товарів, що реалізуються або надаються. Ви можете створити рахунок-фактуру в Excel, завантаживши готові шаблони або створивши рахунок-фактуру з порожньої книги. Наступні кроки докладно викладають обидва методи для Excel 2003, 2007 і 2010.
Кроки
Метод 1 з 2: Завантаження готового шаблону
1
Створіть нову книгу. Хоча готовий шаблон насправді не "нова" книга, ви починаєте, як ніби насправді створюєте нову книгу.- В Excel 2003: виберіть "New" в меню File.
- В Excel 2007: виберіть кнопку Office в лівому верхньому кутку та виберіть "New" в меню File.
- В Excel 2010: перейдіть на вкладку File і виберіть "New" з опцій зліва.
- Не натискайте на кнопку Newпанелі інструментів в Excel 2003 або кнопку New у Quick Access Toolbar - панелі швидкого доступу в Excel 2007 або 2010. Ці кнопки дозволяють тільки створювати нову таблицю, використовуючи за замовчуванням шаблон Normal.xlt або Normal.xltx. (Використовуйте, однак, цей метод при створенні рахунку-фактури з порожньої таблиці).
2
Перейдіть до потрібного шаблоном.- В Excel 2003 і 2007 виберіть Invoices в "Available Office Templates" на лівій панелі області завдань New Workbook. Виберіть тип шаблону зі списку в центральному окне- потім виберіть один із запропонованих рахунків-фактур цього типу.
- В Excel 2010 виберіть Invoices на сайті Office.com в в розділі Templates нижче "Available Office Templates." Двічі клацніть папку для типу шаблону, який хочете Створити- потім виберіть один із запропонованих рахунків-фактур цього типу.
3
Скачайте шаблон. Натисніть кнопку Завантажити у правому кутку екрану. Ви можете внести зміни в рахунок-фактуру, використовуючи інформацію в розділі "Method Two: Creating an Invoice from a Blank Spreadsheet", і збережіть його.- Ви також можете отримати доступ до шаблонів рахунків для Microsoft Word і Excel прямо з сайту Microsoft на https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoicesex=1.Не забудьте обрати рахунок для вашої версії Word.
Метод 2 з 2: Створення рахунка-фактури з порожньої таблиці
1
Виберіть розмір рахунку-фактури. Як тільки виберете розмір паперу, як описано нижче, ви побачите набір пунктирних ліній.- В Excel 2003 виберіть Page Setup з меню File. Потім виберіть розмір паперу зі списку Paper Size в розділі Page вікна Page Setup.
- В Excel 2007 і 2010 перейдіть на вкладку Page Layout, а потім натисніть Size і виберіть формат паперу.
2
Створіть заголовок рахунку. Ваш заголовок повинен містити наступну інформацію:- Назва вашої компанії. Воно повинно бути зазначено таким же шрифтом і такого розміру, як на інших матеріалах компанії.
- Слово "Invoice" (Рахунок) або дескриптор типу рахунку це, наприклад, "Price Quote" якщо ви призначаєте ціну на свої послуги клієнту замість виписки рахунків для них.
- Дата виставлення рахунку.
- Номер рахунку-фактури. Ви можете використовувати глобальну систему нумерації для всіх ваших клієнтів або індивідуальну нумерацію для кожного клієнта. Якщо ви вибрали нумерацію для кожного клієнта, ви можете включити ім`я клієнта або його форму в номер рахунку-фактури, наприклад, "Westwood1."
3
Введіть адресу відправника і одержувача. Ця інформація повинна з`явитися у верхній частині накладної з вашою інформацією вище інформації клієнта.- Ваша контактна інформація повинна включати ваше ім`я або ім`я підлягає отриманню людини, адресу вашої компанії, телефон, факс та адресу електронної пошти.
- Інформація про вашого клієнта повинна включати назву компанії, ім`я людини за кредиторською заборгованістю та адресу клієнта. Ви можете також включити телефон клієнта, факс та адресу електронної пошти.
- Ви можете вказати інформацію про клієнта на окремому аркуші Excel і використовувати функцію Excel - VLOOKUP в таблиці рахунки-фактури для пошуку точної інформації клієнта.
4
Додайте платіжну інформацію. Ви можете «присвятити» стовпець короткого опису продукту або послуги, стовпець - кількості, стовпець - ціною за одиницю товару або відсотку, і обчислюваний стовпець загальної вартості кількості придбаного цього елемента.- Якщо у вас фіксований вибір продукції або послуг, ви можете встановити цей список в окремій таблиці і використовувати функцію VLOOKUP для пошуку цієї інформації, щоб не вводити її повторно.
5
Відображуватимете загальну суму від сумарного рахунку. Вона повинна з`явитися нижче обчислюваного стовпця окремих витрат і можуть бути отримані за допомогою функції SUM в Excel.- Якщо ви обчислюєте податок з продажів або інші збори, ви повинні відобразити проміжний підсумок докладних витрат і суму податків і зборів під ним, потім сумарний рахунок під ними. У разі податків у відсотковому відношенні ви повинні включити відсоткову ставку для інформації замовника.
6
Увімкніть умови оплати. Їх можна вказати вище або нижче платіжної інформації. Загальні умови оплати це: "Due on receipt" (при отриманні), "Due within 14 days" (протягом 14 днів), "Due within 30 days" (протягом 30 днів) або "Due within 60 days" (протягом 60 днів).- Ви також можете включити записку в нижній частині рахунку-фактури, що охоплює беруться способи оплати, загальну інформацію, або в тому числі слова подяки вашому клієнтові за покупку товарів / послуг у вас.
7
Збережіть свою фактуру. Ви повинні зберегти фактуру з промовистою назвою. Воно повинно включати назву вашої компанії і тип рахунку, а також може включати в себе номер рахунку-фактури та ім`я клієнта.
Поради
- Якщо ви вирішили зберегти інформацію клієнта або інформацію про продукт на окремому аркуші і посилатися на неї за допомогою функції VLOOKUP, ви можете вставляти VLOOKUP в оператор функції IF, щоб уникнути відображення "N / A" в полях підстановки, коли поля при перегляді не заповнені інформацією .
- Після того як ви зберегли книгу з рахунком-фактурою, ви можете використовувати його як шаблон для створення нових рахунків за допомогою варіанту "New from existing". Ви також можете зберегти книгу у форматі .xlt або .xltx для подальшого використання шаблону.
- Ще один спосіб відобразити заголовок рахунки, інформацію про відправника та умови оплати - це вказати їх в документі Word і залишити тільки адресу одержувача та платіжну інформацію в Excel. Потім можна вставити посилання на таблицю в документі Word. Всякий раз, коли ви оновлюєте платіжну інформацію в електронній таблиці, клацніть правою кнопкою миші по вбудованої таблиці в документі Word і виберіть "Update Link", щоб побачити поправки, які відображаються в Word також.
