Як порівнювати дані в Excel
Редагувати користувачем Ulivanova, Okiseliova, Bridget Connolly і ще одним іншим
Знання того, як порівнювати дані в Excel - корисний навик для складання фінансового звіту і просто управління даними в таблиці. Наприклад, порівняння може використовуватися для пошуку повторень в порівнюваних діапазонах даних, для перевірки коректності введеної інформації та для перевірки відповідності квартальної / річної звітності первинним даним. Він необхідний, практично, в будь-якій сфері діяльності, тому краще не пошкодувати часу і освоїти його.
Кроки
Метод 1 з 4: Використовуйте формулу
1
Використовуйте «if» (Якщо) оператор. Відмітна особливість умовного оператора «if» полягає в тому, що обробляються не всі дані в таблиці, а тільки вибрані діапазони.- Виділіть дві колонки, які включають дані для порівняння. Щоб було простіше, скопіюйте дані в колонки A і C нового аркуша.
- Клацніть по комірці B1 або в будь-який інший порожній клітинці. Введіть наступну формулу «= IF (ISERROR (MATCH (A1, $ C $ 1: $ C $ 5,0))," ", A1)». Вона вказує на роботу з діапазонами A1-5 і C1-5. Змініть їх, якщо необхідно, на ті, з якими ви працюєте.
- Виділіть комірки від B1 до B5. Натисніть «заповнити», потім виберіть в меню «вниз». Якщо ви працюєте з іншого колонкою, виділіть потрібні комірки в ній.
- У колонці B з`являться дубльовані значення, які були знайдені в колонках A і C.
2
Використовуйте VLOOKUP або HLOOKUP. У цих формулах "V" відповідає вертикальній і "H" горизонтальної обробці даних. Використовуйте VLOOKUP, коли порівнювані величини розташовані в колонках зліва від тієї, в якій виводяться порівнювані дані. Використовуйте HLOOKUP, коли порівнювані значення розташовані горизонтально у верхній частині таблиці. Він шукатиме вказаний діапазон рядків.- Введіть формулу "VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)." У цій формулі lookup_value - шукане значення, table array-шукані колонки, Col_index_num - номер стовпчика, що збігається значення якого повинно бути повернуто. Range lookup - додаткова команда, використовувана для вказівки на те, чи слід повертати точне або наближене відповідність. Якщо вона не прописана, значення буде повертатися по обом типам.
- Введіть "HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)" Це така ж команда, як і VLOOKUP, в якій винятком є індекс рядка, що визначає рядок, дані з якої повинні бути повернені.
Метод 2 з 4: Напишіть макроси в Visual Basic
1
Натисніть клавіші Alt + F11, щоб откить редактор Visual Basic в Excel. Якщо ви використовуєте Excel 2010, виберіть "Visual Basic" у вкладці "розробник".2
Виберіть у панелі вікна «вставити» і виберіть «модуль».3
Перейдіть по посиланню Microsoft Knowledge Base Article 213367 Виділіть код з сайту і натисніть клавіші Ctrl + C, щоб скопіювати його.4
Встановіть курсор у вікні «Книга1-модуль1», натисніть Ctrl + V, щоб вставити код в поле. Змініть діапазон даних, якщо це необхідно. Змініть код буде порівнювати діапазони A1: А5 і C1: С5.5
Натисніть клавіші Alt + F11, щоб повернутися в Excel, або клацніть значок «Excel» у лівому верхньому куті.6
[b]Виділіть діапазон A1:A5 на аркуші, а потім натисніть кнопку "Макрос" у вкладці «Розробник». У більш ранніх версіях Excel "Макрос" знаходиться в розділі "Інструменти" у вкладці «Меню».7
Виберіть макрос «Find_Matches» і натисніть «Виконати».8
У стовпці B з`явиться список повторюваних значень.9
Перейдіть на сайт Excel Tip.com, щоб навчитися порівнювати дані в Excel, використовуючи більш складні макроси. Ці макроси, які порівнюють дані між таблицями на одному і різних аркушах, знаходяться у вільному доступі. Дотримуйтесь цієї ж інструкції, щоб відкрити редактор Visual Basic editor і вставити дані в модуль.
Метод 3 з 4: Функція «Порівняти поруч з»
1
Відкрийте два порівнюваних файлу.- Функція «Порівняти поруч з» дозволяє легко порівнювати дані візуально. Прокрутка двох вікон синхронізована.
2
Виберіть "Вікно" - "Порівняти поруч з".3
При необхідності, виберіть "Вікно" - "Розташувати" - "Зверху вниз".
Метод 4 з 4: Скачайте спеціалізоване програмне забезпечення для порівняння даних в Excel
1
Скачайте спеціалізоване програмне забезпечення для порівняння даних в Excel. Є багато безкоштовних (або з платою на певних умовах) додатків, здатних порівнювати дані в Excel. Через інтернет ви можете знайти програми з потрібним набором функцій, наприклад, порівнювати дані в двох таблицях на одному або двох аркушах.- Спробуйте "Excel Compare Data in Two Tables Software", щоб порівняти і позначити комірки з потрібними даними в окремих таблицях.
- Використовуйте "Diff EngineX" від Florencesoft для підготовки звітів про відповідні осередках з вашого листа або книги.
- Скачайте "Excel Compare" від FormulaSoftware, щоб порівнювати дані книг або таблиць і створювати звіти в Excel на окремому аркуші.
- Спробуйте "Excel Diff" для порівняння графічних результатів між двома книгами.