Як скласти довідковий документ
Уміння скласти довідковий документ може виявитися корисним навиком для студентів, ділових людей, політиків і громадських діячів. Як правило, в довідковому документі описується певна проблема і її передумови, висуваються пропозиції щодо її вирішення, перераховуються вже використані кошти та рекомендації щодо покращення ситуації. Якісний довідковий документ повинен бути коротким, добре структурованим, у ньому повинні описуватися найважливіші факти і примітні рішення. Ось послідовне опис процесу складання довідкового документа.
Кроки
1
Опишіть проблему.- Виділіть причини і симптоми. Розуміння причини допоможе вирішити проблему. Наприклад, на перший погляд може здатися, що молоді сільські дівчата не бажають відвідувати школу. При більш ретельному розгляді з`ясовується, що у них немає транспорту, щоб дістатися до школи, або що дорога до школи занадто небезпечна.
- Резюмуйте опис проблеми. Будьте короткі. Спочатку опишіть причину проблеми, а потім її симптоми. Наприклад, розкажіть про відсутність громадського транспорту і небезпечних дорогах. Потім поясніть, як ці проблеми впливають на низьку відвідуваність школи учнями, і, нарешті, про те, що низький рівень освіти створює несприятливі економічні перспективи для дівчат.
2
Йдіть назустріч вашої аудиторії.- Пишіть простою доступною мовою. Враховуйте інтереси читачів вашого довідкового документа і їх ставлення до проблеми. Використовуйте стиль мовлення, який буде їм доступний, уникаючи технічних термінів і деталей, які можуть бути їм незрозумілі.
- Відповідайте на питання ваших читачів. Подумайте про те, які питання можуть виникнути у читачів, і постарайтеся відповісти на них у вашому довідковому документі. Якщо в проблемі задіяні складні процеси, опишіть найважливіші їх аспекти.
3
Запропонуйте рішення або комплекс можливих заходів.- Переконайте вашу аудиторію. Можливо, у вас є рішення, яке, на ваш погляд, може вирішити проблему. Опишіть його і роз`ясніть, чому це рішення є найкращим. Наведіть задокументовані відомості і факти в підтримку ваших аргументів.
- Уявіть публіці кілька можливих рішень. Якщо це нова або складна проблема, можливо, вам не вдасться відразу знайти ефективне рішення. Обміркуйте кілька можливостей і уявіть кожну як варіант вирішення проблеми. Наведіть кілька прикладів того, як кожне з пропонованих засобів виявилося ефективним в інших подібних випадках.
- Опишіть можливі наслідки. Деякі рішення можуть обійтися дорого. Поясніть, яких витрат потребують проблема від окремих осіб або спільнот, залучених до її рішення. Будьте конкретні і перерахуйте всі необхідні факти, щоб переконати публіку в тому, що ви ретельно досліджували питання.
4
Напишіть висновок. Коротко резюмуйте опис проблеми, ваш аналіз та рекомендації.
5
Оформіть ваш довідковий документ. Як правило, довідковий документ містить опис проблеми, її передумов, можливих рішень і висновок. Якщо необхідно, додайте до документа додаток, що містить важливі статистичні дані або діаграми. Якщо ви складаєте довідковий документ в рамках домашнього шкільного завдання, виконуйте вимоги викладача до формату і об`єму.
Поради
- Почитайте довідкові документи, складеними видатними лідерами і відомими вченими, щоб ознайомитися з їх ефективними методами.
