Як впоратися з письмовою робочим завданням

Написання чогось може не ставитися до ваших основних обов`язків на роботі, але багато посад передбачають виконання письмових завдань. Не панікуйте. Це не так складно, як здається - писати щось по роботі. Подивіться на це, як на можливість продемонструвати ваші навички і знання, або просто чітко викласти питання.

Кроки

  1. 1

    Розберіться в завданні. Задавайте питання до тих пір, поки ви не будете впевнені, що зрозуміли все, що від вас хочуть. Запитуйте вашого шефа, ваших колег або будь-якого іншого, хто дав вам таке завдання.

  2. 2

    Визначте мету тексту. Він буде інформувати, фіксувати або переконувати? Він піднімає якусь проблему і намічає план дій, чи це звіт про вже виконану роботу?

  3. 3

    Вирішіть, що це буде за документ? Наскільки формальним він має бути? Чи може це бути оперативне електронного листа? Це ємний звіт або допомогу? Чи це щось середнє?
    • Не турбуйтеся на рахунок довгі тексту. На кількість слів і сторінок звертали увагу тільки в школі. Сконцентруйтеся на формулюванні того, що треба викласти.

  4. 4

    Визначте вашу аудиторію. Ви пишете для ваших співробітників? Менеджерів? Клієнтів? Постачальників?
    • Не забувайте, особливо якщо ви пишете електронний лист, що текст, який ви пишете, може швидко відправитися до не первинна одержувачам.

  5. 5

    Зберіть інформацію, яка повинна бути внесена в ваш документ.
    • Якщо вам потрібна консультація поговоріть зі співробітниками, менеджерами або з кимось іншим у формальній обстановці чи ні. Якщо можна запросити в команду письменників, наприклад тих, хто спеціалізується на технічних публікаціях, проінформуйте їх.

    • Використовуйте свої знання. Якщо вас попросили написати про це, то це напевно тому що ви знаєте більше, ніж інші в цій сфері.




    • Якщо необхідно, пошукайте інформацію.

  6. 6

    Робіть нотатки по мірі вашої роботи в будь-якій зручній для вас формі. Не переживайте що, те, що ви зараз пишіть, що не лаконічно. Просто записуйте.
    • Впорядкуйте ваші записи, якщо вам це допоможе писати, але робіть це після того, як запишіть їх.

  7. 7

    Напишіть чернетку. На цьому етапі роботі, сконцентруйтеся на написанні, а не на впорядкування записів. Якщо ви помітите, що вам не вистачає інформації, відзначте собі десь це, і продовжуйте писати.

  8. 8

    Переписуйте і редагуйте свою роботу.
    • Для невеликих проектів це може полягати тільки в перевірки орфографії і швидкому перечитуванні перед тим, як натиснути кнопку "відправити".

    • Допишіть відсутню інформацію.

    • Впорядкуйте документ. Додайте короткі інформативні заголовки, щоб розділити довгий документ на більш маленькі частини.

    • При необхідності, попросіть когось перечитати вашу роботу.

  9. 9

    Вгорі документа додайте чітке і коротке резюме вашої роботи. Так як ви не пишіть роман, то вам не треба підтримувати інтригу. Як і анотація до наукової роботи, резюме повинно містити ключові моменти, рекомендації та висновки.


    • Враховуйте вашу аудиторію, коли пишіть резюме. Деякі зайняті люди можуть прочитати тільки резюме, інші ж, прочитавши резюме, вирішать, чи будуть вони читати далі чи ні.

    • Визначте розмір вашого резюме в залежності від документа: для електронного листа достатньо буде однієї інформативною ясною строчкі- для довгого звіту або допомоги буде достатньо кілька вступних абзаців.

    • Переконайтеся що основний текст і резюме сумісні один з одним, і що документ підтверджує ваші висновки.

  10. 10

    Попросіть ради. Попросіть ваших колег перечитати вашу роботу.
    • Якщо це було невелике завдання для невеликої аудиторії, відправте його і отримаєте коментарі.

  11. 11

    Зробіть останні коректування, відправте або надрукуйте документ, і пишаєтеся добре зробленої роботою.


Поради

  • Запитайте чи можуть вам показати приклад документа або макет. Це допоможе вам підібрати необхідний матеріал і вам не доведеться винаходити велосипед. Також завдяки цьому ваш документ буде відповідати іншими публікаціями. Якщо немає прикладу, то пошукайте в інтернеті схожий документ, щоб використовувати його як макет. Не забудьте спробувати використовувати макети документів у вашому текстовому редакторі для щоденної бізнес-комунікації.
  • Виділіть відповідні етапи написання цього документа і визначте час, який вам знадобиться для написання цього завдання.
  • Подумайте про висококваліфікованої допомоги. Якщо цей текст буде розміщений в рекламній брошурі, на веб-сайті або в щорічному звіті для акціонерів, найміть хорошого письменника. Якість написаного тексту відбитися на всьому справі і сформує думку про вас у ваших клієнтів або інвесторів.
    • Будьте готові надати допомогу ззовні. Ви все ще повинні надати інформацію, яка буде включена в документ.
  • Вигляд має значення. Якісне оформлення не виправдовує брак інформації, тоді як поганий оформлення може негативно відбитися на сприйнятті якісної та повної інформації. Дізнайтеся більше інформації на рахунок форматування документа, щоб зробити його привабливим і акуратним.
  • Пошукайте wikiHow щоб отримати керівництво в частині вашої діяльності, так як завдання про написання прес-релізу відрізняється від написання рекламної брошури.
  • Якщо у вас є час, то зробіть перерву між написанням чернетки і його перевіркою, навіть якщо це буде тільки обідню перерву. Це допоможе вам перевірити його на свіжу голову.
  • Перевіряючи документ, дотримуйтесь формальний і діловий тон.

Попередження

  • Не зациклюйтеся на редагуванні. Ви можете вічно дивитися на цей документ, пораючись з різними деталями. Віднімайте текст, і коли все буде готово, відправте або надрукуйте його.
  • Усвідомлюйте, що інформація конфіденційна, і дивіться куди ви її надсилаєте.
  • Будьте обізнані про політику вашої компанії на рахунок використання логотипу в документах. Якщо ви використовуєте логотип, переконайтеся, що ви використовуєте чітке чисте зображення, зберігаючи його вигляд.
  • Не панікуйте. Звичайно ж є певне нервове напруження в незнанні того, чи добре ви напишіть, але не дайте вашому страху перешкодити вам почати це робити. Пам`ятайте, що ваш лист може продемонструвати ваші таланти і знання.