Як структурувати ваші особисті документи

Наявність структурованої системи для всієї важливої інформації про вас і вашої сім`ї зробить життя набагато простіше. Ви зможете заповнювати заяви, відстежувати надходження і мати при собі всі необхідні дані в будь-який час. Більше не доведеться нескінченно шукати втрачені шматки інформації.

Кроки

  1. 1

    Для початку визначитеся, який тип файлової системи документації має для вас значення. Ось деякі моменти для розгляду:
    • Обсяг простору, наявного у вас в наявності
    • Кількість інформації, яку потрібно скласти
    • Вага шафи або секції

  2. 2

    Зберіть всі ваші документи в одному місці. Витягніть їх з ящика з непотрібним мотлохом, вашого прикомірка, взуттєвих коробок, де б паперу не були заховані.

  3. 3

    Відсортуйте ваші документи по класифікацій. Розкладіть схожі позиції один з одним. Ось найпоширеніші категорії та ідеї про те, як повинні розташовуватися паперу:
    • Персональні дані (включаючи членів сім`ї)
      • Карта соціального страхування та / або номер
      • Завірена копія свідоцтва про народження
      • Копія посвідчення або паспорти
      • Відбитки пальців або комплект ДНК для дітей
      • Медична інформація по кожній людині
    • Записи з імунізації
      • Страхові карти і дані
      • Документація про будь-якого роду непрацездатності
      • Ім`я, номер телефону доктора і контактні дані екстреної допомоги
      • Список усіх видів алергій і медичних ускладнень для кожної людини
    • Шкільна інформація
      • Реєстраційні дані
      • Стенограми
      • Копії дипломів
      • Будь-яка інформація щодо фінансової допомоги
    • Податки - Така інформація повинна зберігатися протягом 7 років
      • Всі форми W-2
      • Копії попередніх податкових декларацій
      • Всі підтверджуючі документи - виписки по відсотках і прибутку, іпотечна звітність і т. Д.
    • Інформація про автомобіль
      • Копія та оригінал прав
      • Договір страхування і поліс
      • Копія реєстрації
      • Запасний ключ
    • Договір іпотеки або оренди
    • Кредитна карта або дані по позиці
    • Оплачені рахунки
    • Гарантійна інформація та документи - відмінною ідеєю є перев`язування або скріплення скобами гарантійних надходжень
    • Керівництва з експлуатації
    • Будь-які інші корисні категорії

  4. 4

    Прикріпіть ярлики на кожну укомплектовану папку і помістіть в вашу картотеку.

Поради

  • Подумайте про збереження важливих документів в пожежобезпечному місці.
  • Робіть час від часу короткі перерви при роботі, коли відчуваєте себе розбитим.
  • Отримайте копію медичної документації від вашого доктора.
  • Не бійтеся реорганізувати всю файлову систему.
  • Підшивайте документи одним і тим же способом кожен раз.
  • Робіть нотатки по будь пропущеної інформації і працюйте над її отриманням.
  • Створіть нові категорії, якщо ви в них потребу.
  • Складайте речі назад на свої місця після використання.

Попередження

  • Не лінуйтеся відкладати документи.