Як структурувати ваші особисті документи
Наявність структурованої системи для всієї важливої інформації про вас і вашої сім`ї зробить життя набагато простіше. Ви зможете заповнювати заяви, відстежувати надходження і мати при собі всі необхідні дані в будь-який час. Більше не доведеться нескінченно шукати втрачені шматки інформації.
Кроки
1
Для початку визначитеся, який тип файлової системи документації має для вас значення. Ось деякі моменти для розгляду:- Обсяг простору, наявного у вас в наявності
- Кількість інформації, яку потрібно скласти
- Вага шафи або секції
2
Зберіть всі ваші документи в одному місці. Витягніть їх з ящика з непотрібним мотлохом, вашого прикомірка, взуттєвих коробок, де б паперу не були заховані.3
Відсортуйте ваші документи по класифікацій. Розкладіть схожі позиції один з одним. Ось найпоширеніші категорії та ідеї про те, як повинні розташовуватися паперу:- Персональні дані (включаючи членів сім`ї)
- Карта соціального страхування та / або номер
- Завірена копія свідоцтва про народження
- Копія посвідчення або паспорти
- Відбитки пальців або комплект ДНК для дітей
- Медична інформація по кожній людині
- Записи з імунізації
- Страхові карти і дані
- Документація про будь-якого роду непрацездатності
- Ім`я, номер телефону доктора і контактні дані екстреної допомоги
- Список усіх видів алергій і медичних ускладнень для кожної людини
- Шкільна інформація
- Реєстраційні дані
- Стенограми
- Копії дипломів
- Будь-яка інформація щодо фінансової допомоги
- Податки - Така інформація повинна зберігатися протягом 7 років
- Всі форми W-2
- Копії попередніх податкових декларацій
- Всі підтверджуючі документи - виписки по відсотках і прибутку, іпотечна звітність і т. Д.
- Інформація про автомобіль
- Копія та оригінал прав
- Договір страхування і поліс
- Копія реєстрації
- Запасний ключ
- Договір іпотеки або оренди
- Кредитна карта або дані по позиці
- Оплачені рахунки
- Гарантійна інформація та документи - відмінною ідеєю є перев`язування або скріплення скобами гарантійних надходжень
- Керівництва з експлуатації
- Будь-які інші корисні категорії
- Персональні дані (включаючи членів сім`ї)
4
Прикріпіть ярлики на кожну укомплектовану папку і помістіть в вашу картотеку.
Поради
- Подумайте про збереження важливих документів в пожежобезпечному місці.
- Робіть час від часу короткі перерви при роботі, коли відчуваєте себе розбитим.
- Отримайте копію медичної документації від вашого доктора.
- Не бійтеся реорганізувати всю файлову систему.
- Підшивайте документи одним і тим же способом кожен раз.
- Робіть нотатки по будь пропущеної інформації і працюйте над її отриманням.
- Створіть нові категорії, якщо ви в них потребу.
- Складайте речі назад на свої місця після використання.
Попередження
- Не лінуйтеся відкладати документи.