Як вести облік запасів для бізнесу
Успішний бізнес немислимий без достовірного обліку запасів, і часом це завдання стає справжнім викликом. Потрібно зробити так, щоб товар не закінчувався (до незадоволення покупців), і щоб склади були заповнені надлишками. Для бізнесу потрібна золота середина, щоб можна було ефективно враховувати продукцію і знати, коли і скільки товарів замовляти, щоб товар не залежувався і не закінчувався. Можна сказати, що достовірний облік є однією з основ успішного бізнесу.
Кроки
1
Обміркуйте, який з методів обліку краще підійде для вашого бізнесу. Для контролю запасів можна використовувати один із стандартних варіантів або розробити власну складську програму, адаптовану під особливості вашого підприємства.- Візуальний огляд. Це найбільш простий метод, що дозволяє визначити кількість товару в ході візуального огляду та приблизної оцінки, на підставі якої ви зможете вирішити, чи потрібно поповнювати запаси. Для невеликого бізнесу ведення суворої документації необов`язково, особливо якщо ви торгуєте одиничними виробами розкоші або товарами, які продаються дуже рідко, тому відсутня необхідність у великих запасах.
- Записна книжка для обліку. Це простий метод контролю, коли кожен день ви фізично перераховуєте невелика кількість товару в окремому складі / позиціях, записуючи дані в невелику записну книжку. Наприкінці тижня (або іншого періоду) підбиваються підсумки за загальними запасами.
- Облік за відомостями. Ця схема передбачає внесення записів про кожен переміщенні і продажу товару. Зберігайте відомість на настінній дошці обліку товарів безпосередньо на складі, і перевіряйте дані відомостей кожен раз, коли потрібно зробити замовлення.
- Контроль за корінцями. Можете використовувати відривні корінці на ціннику кожного виробу, відриваючи їх при безпосередній продаж або видачі товару при попередньому замовленні. Даний метод добре працює в компаніях, які використовують торгівлю за накладними. Заповнюючи накладну, менеджер вносить дані покупця, назва товару, його вартість і кількість проданих виробів.
2
Контроль продажів. Коли ваш бізнес виросте і виникне потреба в більш складній системі обліку запасів, перейдіть на метод безпосереднього обліку в точках продажів. Контроль продажів означає, що на касі або інших точках продажів використовується система підрахунку проданих товарів, що дозволяє створювати регулярні (щоденні, щотижневі або щомісячні) звіти, а також готувати дані про продажі за заданий період часу.
3
Великі компанії можуть використовувати аутсорсинг, замовляючи послуги з обліку та логістики біля зовнішньої компанії. Цей спосіб добре підійде для оптових продавців. Аутсорсингова компанія буде вести облік ваших запасів, виписувати замовлення на їх поповнення і навіть позбавлятися від непотрібних товарів, повертаючи їх постачальнику на підставі умов договору, укладеного з вашою компанією.
4
Тримайте невеликий «подстраховочний» запас, який дозволить уникнути браку товару в несподіваних ситуаціях. Наприклад, ваша компанія реалізує сезонні товари. Перед взимку потрібно поповнити запаси певних позицій, щоб задовольнити підвищений попит при погіршенні погодних умов. Подстраховочний запас товарів стане буфером проти браку товарів у період між замовленням у постачальника і реальним надходженням товару на склад.
5
Аналізуйте дані обліку. Ви можете дізнатися, скільки коштів витрачається щорічно на постачання і зберігання кожної товарної позиції. Це допоможе визначити розмір ідеального замовлення та граничні зони, коли потрібно робити нове замовлення, поки товари не скінчилися повністю. Ця інформація також стане в нагоді при розрахунках для сплати податків, а також для створення річного бюджету діяльності підприємства.
