Як ефективно управляти вашим Outlook Email

Як ефективно управляти вашим Outlook Email

Неохайний поштову скриньку може викликати труднощі у користувача, якому потрібна його електронна пошта. Microsoft Outlook надає досить корисні інструменти, які допомагають користувачеві фільтрувати та організовувати їх повідомлення більш керованим чином. Outlook може навіть допомогти підвищити ефективність і продуктивність користувача. Чи використовуєте ви Outlook 2010, Outlook 2007 або Outlook 2003 - ви можете легко керувати вашої електронною поштою. Ви можете використовувати наступні інструменти, щоб очистити вашу папку «Вхідні» так само, як для пошуку потрібної вам інформації.





Метод 1 з 6: Фільтрація

  1. 1

    Швидко відфільтруйте повідомлення. Outlook 2010 має нову особливість, яка допомагає відсортувати повідомлення по даті і об`єднати їх в Розмову.

    • Коли ви використовуєте цю особливість, повідомлення з однією темою будуть з`являтися як Бесіда і користувач може переглядати, розгортати або згортати їх, натиснувши на іконку зліва від Теми. Повідомлення всередині кожної бесіди класифікуються з новітнім повідомленням вгорі. Коли приходить нове повідомлення, вся Бесіда переміститься вгору списку листів, що допоможе вам легко відстежувати потік електронних листів.
    • Щоб активувати Бесіду, у вкладці Вид у групі Повідомлення, поставте галочку навпроти «Показувати як бесіди». Ви можете зменшити розмір Бесіди за допомогою інструменту «Очистити». Ця функція допоможе видалити дублікати повідомлень в Бесіді.
    • На вкладці Основне у групі Видалити, натисніть на Очистити, а потім на Очистити бесіду. У всіх версіях Outlook, користувач може знайти повідомлення в поштовій скриньці швидше, відсортувавши папки з електронними листами. Наприклад, ви можете відсортувати ваші листи за датою, відправнику і розміром файлу або важливості.

  2. 2

    Використовуйте стандартизовані заголовки тем. Ви витрачаєте багато енергії, щоб сфокусуватися між постійно мінливій темою, замість змісту. Чи намагаєтеся ви читати в хронологічному порядку або за "важливості персони". Це випалює вам мозок. Замість цього візьміть собі правило стандартизувати теми. Це відноситься і до електронної пошти від безпосередніх підлеглих і працює краще, ніж ланцюжка Бесіди.

    • Визначте 2 - 5 головних проектів, в яких ви приймаєте участь- створіть заголовки тим щоб реагувати на них.
    • Дайте команді знати, що ви будете відслідковувати всі ті електронні листи, у яких буде стандартний заголовок теми. На даний момент ці теми у вас у вищому пріоритеті - ваші листи будуть відсортовані по темі і важливості, щоб прочитати / відповісти на них в першу чергу.
    • Проясніть, що неправильно названі листи потраплять в чорний список і перешкодять відправнику від 1 до Х днів.

Метод 2 з 6: Групування



  1. 1

    Групуйте схожі повідомлення в папки. Створюючи нову папку для листів, користувачі можуть групувати пов`язані повідомлення в папки. Наприклад, ви можете згрупувати повідомлення по темі, проекту, з`єднанню або іншої категорії, яка підходить вашій роботі або хобі. Користувачі також можуть створити папку для всіх повідомлень вашого боса або когось важливого, включаючи принципову інформацію, яку потрібно зберегти. Щоб створити нову папку в Outlook 2010, у вкладці Папка, Нова, натисніть Нова папка. Щоб створити нову папку в Outlook 2007 або Outlook 2003, на панелі Меню нажмте Файл, Новий ..., потім Папка.

Метод 3 з 6: Папка пошуку

  1. 1

    Створіть папку пошуку, щоб шукати повідомлення. Папка пошуку - це швидкий і зручний спосіб знайти колекцію електронних листів. Вона не зберігає повідомлення, але надає віртуальні папки, які відображають повідомлення в ваших Вхідних, базуючись на атрибутах, які ви шукайте. Папка пошуку Outlook надає стандартні засоби як Непрочитані, але також ви можете створити свої власні правила. Наприклад, ви можете використовувати папку пошуку, щоб знайти всю інформацію, що відноситься до певного проекту, важливого клієнта або найближчого зборам.

    • Щоб створити папку пошуку в Outlook 2010, в меню Пошта, вкладка Папка, Новий, натисніть Нова папка пошуку.
    • Щоб створити папку пошуку в Outlook 2007 або Outlook 2003, в пошті в меню Файл наведіть курсором на Новий, потім натисніть Папка пошуку.

Метод 4 з 6: Фільтр пошти

  1. 1

    Зменшіть кількість спаму з фільтром пошти. Тримайте незначні повідомлення подалі від Вхідних, використовуючи Фільтр Спаму Outlook. Етотфільтрбудетотправлятьелектронние листи, помеченниекакНежелательние, в окрему папку поштової скриньки. Користувачі можуть переглянути вміст цієї папки, щоб переконається, що жодне вагоме лист туди не потрапило. Якщо це сталося, ви повинні налаштувати фільтр уникати неправильного маркування листів в майбутньому.

Метод 5 з 6: Кольорові категорії

  1. 1

    Призначте колірну категорію. Призначте колір незв`язаної групі електронних повідомлень та інших категорій Outlook, як замітки, контакти та зустрічі. Після цього користувачі можуть легко ідентифікувати і сортувати їх. Наприклад, ви можете легко відстежувати всі повідомлення, зустрічі та контакти по проекту комп`ютерних продажів, створивши категорію "Продаж комп`ютерів" і призначивши її до повідомлень.

Метод 6 з 6: Відмітки

  1. 1

    Відзначте для відстеження. Користувачі можуть використовувати функцію Відмітка для Відстеження, зазначивши повідомлення і завдання, щоб сортувати або маркувати їх. Прапорці будуть підказувати вам відстежувати подія, вказуючи на чий небудь запит або задачу в повідомленні або контакті. Також вони з легкістю приведуть в порядок вашу папку з листами, так як ви будете точно знати що і коли робити. Відзначте, що коли ви створюєте завдання і ставите дату виконання, вона автоматично буде відзначена, а ви не забудете дату закінчення терміну дії і виконайте її.