Як допомогти начальнику досягти успіху
Ключ до вашого успіху полягає в тому, щоб допомогти досягти успіху вашому начальникові або, як його часто називають в сучасному діловому побуті, босові (ми будемо дотримуватися цього терміну). Глибоке розуміння боса і прагнення йому допомогти - це свого роду симбіотичні відносини, які ви (будемо сподіватися) спільно поділяєте зі своїм босом. Ресурси (гроші і персонал), команда і, в кінцевому рахунку, ви доступні вашому босу тільки для досягнення загальної продуктивності команди. У кожному разі, збільшуючи ефективність свого боса або зменшуючи його робоче навантаження, ви робите серйозний внесок у свою кар`єру. Можливо, ви навіть багато чому навчитеся, допомагаючи босові в просуванні!
Кроки
Метод 1 з 4: Комунікації
Якщо ваш бос нещодавно отримав просування, він зіткнеться з набагато більш важкою комунікаційної робочим навантаженням, це перша проблема, яка постане на його шляху. Раптово він почне взаємодіяти не тільки з командою, але і з клієнтами та постачальниками. До нього будуть звертатися з питаннями, починаючи від розподілу офісного простору, телефонів, комп`ютерного обладнання і т.д. І до того ж він повинен сперечатися зі своїм босом і можливо кількома рівнями вище. Таким чином, як ви можете зменшити цю робоче навантаження і зробити його комунікації більш ефективними і результативними?
1
Не завершуйте. Час - найбільш обмежений ресурс вашого боса. Переривання не тільки займає час, але люди втрачають свій хід думок і втрачають час, щоб повернутися до думки. Принаймні, згрупуйте свої питання, щоб скоротити кількість переривань.
2
Навчіться, як і коли можна перебивати. Наскільки у кожного є свої переваги по роботі з конкретними ЗМІ, настільки у кожного є переваги про те, в який момент протягом дня він готовий робити перерви в роботі. Ви використовуєте IM, заскакує в його кабінет, посилаєте йому електронного листа або телефонуйте? Для вас критично важливо зрозуміти переваги вашого боса в цій галузі.
3
Знайте, як зв`язатися в надзвичайній ситуації. Якщо виникне криза з клієнтом, як скоро ви повинні повідомити свого боса? Ви повинні дзвонити йому в 2:00 ранку, щоб повідомити, чи достатньо повідомити йому електронною поштою?
4
Знайте, яка інформація допомагає йому найкраще приймати рішення. Знову, у кожного боса є різні уподобання в тому, в якій кількості інформації вони потребують, якій інформації, коли і т.д. Ось деякі альтернативи.- Просто повідомте про проблему, вони вирішать її. Хоча, як правило, боси не хочуть бачити проблеми без рекомендованого рішення.
- Уявіть проблему і єдине рекомендований рішення. Деякі боси будуть довіряти вашому думці і погодяться з вашою рекомендацією. Інші боси захочуть бачити альтернативи разом з аналізом плюсів і мінусів.
- Уявіть проблему і кілька альтернативних рішень, разом з рекомендацією. Для деяких босів альтернативні рішення - просто трата зусиль, але інші боси вимагають бачити альтернативи.
5
Надайте дані в правильному обсязі та форматі.- Деякі люди хочуть бачити всього кілька підсумкових чисел, в той час як інші хочуть сторінки та сторінки з безліччю загнутих куточків.
- За форматом деякі хочуть бачити кругові діаграми, стовпчикові діаграми з тенденціями і т.д., резюмують дані за великим рахунком. Інші хочуть бачити таблиці з числами. Також треба знати, який шрифт і колір воліють ваш бос та колеги.
6
Майте ноутбук для зустрічей. Для деяких босів, зустріч без ноутбука і ручки вважається образою. Ноутбук 6x9 дюймів (15х23 см) буде достатнім, він забезпечить записи в хронологічному порядку. Один ноутбук буде служити для всіх ваших зустрічей.
7
Запитайте свого боса, що відбувається в інших частинах корпорації. З незрозумілої причини ця тема часто опускається. Для вашого боса дуже важливо розповісти команді, чого від нього очікує його / її бос. Не покладайтеся на свого боса, щоб добре виконати його завдання (докладніше про це нижче), спробуйте покращити навички свого боса вашими власними нагадуваннями.
8
Ретельно записуйте всі завдання, які вам дав бос. Ваш бос може забути, але не дозвольте себе зловити, якщо забудете ви. Переконайтеся, що розумієте, коли завдання має бути виконано, що повинно бути зроблено і т.д.
9
Ведіть точний облік того, про що ви запитали свого боса. Однаково важливо, як і попередній крок. Не дозволяйте запитам тягнутися. Встановіть свій власний крайній термін того, коли ви хотіли б отримати відповідь від свого боса. У цю дату проблема переходить з хронічною в строкову. Приклад: 2-го січня ви даєте своєму босові навчальний план на рік, просячи його схвалення. До 16-му січня відсутність відповіді від вашого боса починає дратувати вас - це стало хронічною проблемою. Так, з кожним днем нічого страшного не відбувається (ви можете це пережити), але це - все ще проблема. Таким чином, ви встановлюєте перший лютого як критичну дату. У цю дату розглядайте відсутність відповіді як гостре, це раптово стає серйозною проблемою, поговоріть зі своїм босом. Це перешкоджає нагноєння проблеми до 15-го травня.
Метод 2 з 4: Організація та проектне управління
Стикаючись з будь-якою проблемою, можливі рішення зазвичай зводяться до 1) більшій кількості грошей, 2) більшого штату, 3) більшого часу, 4) більшого простору, 5) більше технології або 6) кращої організації. Таким чином, найкраще рішення для менеджера низького рівня - краща організація. Тому що критично важливо те, що ви можете зробити, щоб допомогти вашому босу і команді досягти успіху.
1
Знайте організаційну структуру, цілі і ваші обов`язки. Ви, можливо, думали про кращий спосіб розділити обов`язки, але не киваєте головою в злагоді лише потім, щоб потім продовжити робити все по-старому. Якщо організаційна структура слід деяким стандартам, то вивчіть ці стандарти.
2
Зрозумійте компроміс і баланс серед ресурсів. Ніколи не буде достатньою кількість штату, часу, грошей, простору, технологій і т.д. для робочого навантаження. Вивчіть, як ваш бос вирішив змішати і підігнати ці ресурси.
3
Співпрацюйте з іншими членами команди, щоб виконувати плани. Ось приклад того, де команда розвантажує роботу боса. Не очікуйте, що бос буде однаково ефективним на всіх фазах проекту, у всіх процесах, при всіх навичках. Майте на увазі, що будь-який план проекту - це платформа, і заповнюйте порожні місця.
4
Виміряйте свою ефективність. Якщо вже є вимірювачі, використовуйте їх і вивчайте результати. Так, ви можете витягти уроки з труднощів, але вам будуть потрібні вимірювачі, щоб поступово поліпшити ваші процеси, коли ви усунули труднощі. Якщо команда ще не має індикаторів ефективності, то винайдіть свої власні і вимірюйте самі. Створіть вимірювач, зберіть і проаналізуйте дані, вивчіть результати. Як тільки вимірювач більше не потрібен, зверніться до іншої області, щоб покращитися, відкидайте перший вимірювач і починайте вимірювати інший показник.
5
Переконайтеся, що команда вчиться на власному досвіді. Після завершення кожного проекту проведіть опитування про те, що пройшло добре і що може бути покращено. Зазвичай обов`язок менеджера - встановити це, але команда здатна зробити це самостійно.
Метод 3 з 4: Командна робота
На відміну від навчання, має значення репутація команди, а не однієї людини. Дії, які ви вживаєте (або не можете зробити), відображаються на вашій команді і вашому босі. Його дії (або бездіяльність) відображаються на вас також. Разом з репутацією прибуває сила, тобто ресурси (штат, гроші), надані вашій команді.
1
Розподіляйте роботу між членами команди ефективно і результативно. Ваша зміна може закінчуватися, або хтось ще може зробити завдання краще. За будь-якої причини важливіше віддати роботу комусь, щоб вона була зроблена, ніж підтримувати ваше его. Клієнту вашої команди все одно, хто робить щось, просто це має бути зроблено.
2
Навчайте членів вашої команди. Ви знаєте всі ті електронні листи за останні шість місяців, які встановлюють, як команда повинна працювати, пояснюють, як використовувати певні інструменти та пріоритетні схеми? Людина, яка тільки приєднався до вашої команди, не отримував їх, тому що його тут не було. Переконайтеся, що він дізнається від когось про недавні проблеми команди і дозволах.
3
Заохочуйте продуктивну зворотний зв`язок серед членів команди. Якщо ви знаєте кращий спосіб зробити роботу, поділіться ним з іншими. Якщо хтось ще знає кращий шлях, вивчіть його. І не припиняйте зворотний зв`язок критикою. Не скупіться на похвалу за добре виконане завдання. Ми всі хотіли б, щоб зворотний зв`язок йшла від боса, але отримуючи зворотний зв`язок один від одного, ви знімаєте деякі турботи з свого боса.
4
Будьте обережні, щоб ваша команда не перетворювалася на феодальне володіння. Феодальні володіння - розкладені команди - де люди в команді "захищають" свої дані, використовують нестандартні процеси і перешкоджають взаємодій з іншими командами. Феодальні володіння ведуть до внутрішніх війнам - конфліктів, відповідальність за які несе команда. Вони виснажують продуктивність компанії. Класичні ознаки феодальних володінь: "надання каналу" іншій групі (замість вільного доступу до корпоративних даних) і вимога "не говорити ні з ким" поза командою.
Метод 4 з 4: Адміністрування
У головного менеджера вашої компанії одна з найважчих позицій в компанії. Він був, ймовірно, просунутий, тому що виділявся на вашому рівні, і тепер від нього очікують, що він впорається без додаткової підготовки. Крім того, від нього можуть очікувати, що він буде робити свою стару роботу плюс управлінські функції. Щоб зробити його завдання ще більш важкою, бос рідко має дійсну владу, але в своєму розпорядженні бюджетом, співробітниками і повним переліком обов`язків. Частина вашого завдання - допомогти вашому босу бути ефективним і використовувати його час ефективно.
1
Виконуйте всі невеликі завдання адміністрування, необхідні в роботі. Складайте свій розклад вчасно, створюйте будь щотижневі звіти або щомісячні звіти, які потрібні і т.д. Кожен раз, коли ви затримуєте ці завдання, ви відбираєте час і забираєте енергію у вашого боса. Вам не варто так поступати.
2
Знайте про те, що важливо для аналізу ефективності. Протягом року бос скаже "... буде розглянуто в аналізі ефективності". Не надто дивуйтеся, якщо він забуде все, що говорив протягом року, але також не дивуйтеся, якщо він згадає.
3
Візьміть на себе відповідальність за свою власну кар`єру. Зробіть свій власний навчальний план. Вивчайте свої досягнення кожні два місяці, таким чином, ви будете готові до кінця року.
4
Якщо ви могли б отримати вигоду з тренінгу, попросіть про це. Незважаючи на всі поради з менеджменту, такі прохання як тренінг, ймовірно, будуть залишені без уваги через брак часу у вашого боса. З прямим запитом на коучинг з певної теми ви більш імовірно зможете отримати те навчання, яке вам потрібно.
5
Створіть профіль свого боса на одну сторінку. Профіль - список чиїхось цілей, обмежень, очікувань, переваг, що він любить, що він не любить, переваги і недоліки. Профіль нагадує вам про те, як уникнути переривати вашого боса і як найкраще допомогти йому вирішувати питання. Перегляньте цю статтю, це хороший початок для створення профілю. Індикатор типів Майєрс-Бріггс (MBTI) може запропонувати інші способи зрозуміти вашого боса.
Поради
- Якщо ви звертаєте увагу на проблеми та рішення, які приймає ваш бос, ви можете розвинути управлінські навички і просунутися. Поздоровлення і співчуття!
- Збережіть профілі попередніх босів. Вони допоможуть вам зрозуміти те, що привело їх до успіхів і проблем.
- Потрібно багато часу, щоб поступово застосувати всі ці кроки.
- Кожен бос відрізняється від іншого, тому створіть окремий профіль для кожного.
Попередження
- Зберігаєте вдома профіль свого боса на одну сторінку, але не признавайтесь нікому, що він існує.
