Як навести порядок в шафі для зберігання документів (картотеку)

Дотримуючись кілька простих правил, ви можете створити і впорядкувати цілу шафу для зберігання документів або ціле приміщення таких шаф.

Кроки

1. 

   1

   Підготуєте документи. Переконайтеся, що всі вони промарковані по однаковій формі, наприклад, на підставі назв компаній або на підставі ПІБ людей.

2. 

   2

   Впорядкуйте свої документи (папки з документами) в алфавітному порядку, починаючи з ближніх і закінчуючи далекими документами в ящику, починаючи зверху і рухаючись до низу шафи, а також зліва направо в системі зберігання документів в цілому (якщо вона складається з декількох шаф).

3. 

   3

   Залишайте місце для майбутніх документів (або папок з документами). Якщо у вас є достатня кількість документів для того, щоб заповнити 50% шафи, який складається з 4-х висувних ящиків, щось не заповнюйте повністю перші 2 ящіка- краще заповніть всі 4 ящики наполовину. Нові документи або папки не обов`язково завжди будуть додаватися в кінець, вони будуть додаватися в алфавітному порядку.







4. 

   4

   Своєчасно повертайте документи на місце. Час від часу вам доведеться діставати документи, але стежте за тим, що, коли ви закінчите роботу з ними, то повернете їх на місце в короткий термін. Якщо ви допустите їх накопичення поза впорядкованої системи, то пізніше ви не зможете швидко їх знайти.

Поради

• При маркуванні документів або папок з документами, розміщуйте ярлики або мітки в різних частинах різних документів, так що б вони не перекривалися і не закривали один одного.
• Також корисно зберігати впорядкованість всередині будь-якої конкретної папки з документами (для цього традиційно використовується хронологічний порядок), таким чином, коли ви знайдете папку, то зможете також швидко знайти щось і в ній.



• Для підтримання належного порядку в картотеці, розташовуйте назви, складаються із заголовних букв перед назвами, які складаються з цілих слів, таким чином, щоб "АЦЦ Інк." передувала "Абагава Ко."
• Коли ви заводите для людини індивідуальну папку, то дотримуйтесь наступної форми "спочатку Прізвище, потім Ім`я" для того, щоб забезпечити належний алфавітний порядок.

Попередження

• Відкривайте одночасно тільки один ящик шафи для того, щоб він залишався в стійкому положенні. Відкриваючи більше одного ящика за раз, ви можете нахилити шафа (і перевернути його на себе).
• Так як в шафах повно паперу (яка легко запалюється), то ви можете задуматися над необхідністю установки неподалік засобів пожежної безпеки.
• Постарайтеся не порізатися папером.