Як написати звіт про просування роботи
Коли начальник просить вас написати звіт про просування роботи, вам напевно хочеться ухилитися від цього завдання. Подібний звіт може здатися дрібницею, але він допомагає повідомити керівництву і колегам про деталі розвитку проекту, а така інформація спонукає начальника при необхідності допомогти вам робочою силою, бюджетними вливаннями, підтримкою і керівництвом.
Кроки
1
Вивчіть всі аспекти справи, які вам треба висвітлити в звіті. Маються на увазі всі деталі проекту, над яким ви працюєте - ви повинні знати його зсередини і вміти представити сторонньому погляду, щоб ознайомити з ним начальство. При необхідності зберіть всі відомості від підлеглих, колег, підрядників і субпідрядників.
2
Сформулюйте своє визначення мети. Воно повинно включати короткий опис проекту. Не слід бути занадто багатослівним, оскільки начальству треба отримати уявлення про те, над чим ви працюєте, і у нього немає часу читати довгі пояснення. У цьому вступному визначенні повідомте, чому зараз необхідний ваш звіт.
3
В основній частині звіту розкажіть про виконану роботу. Тут ви можете більше входити в деталі, щоб ваш начальник міг передати дані іншим учасникам роботи. Вкажіть, як нинішні завдання допоможуть досягти кінцевої мети і поясніть, на якій стадії знаходиться кожне завдання. Розкажіть, як ви плануєте бюджет, точно вказуючи, що входить в бюджет, а що ні.
4
Розгляньте проблеми, з якими ви зіткнулися при виконанні цього проекту. Тут ви можете розповісти про проблеми з персоналом, утрудненнях з графіком, вузьких місцях і законодавчих обмеженнях. Перерахуйте їх і вкажіть, що ви зробили для вирішення проблем, і як плануєте їх виправити. Якщо вам потрібна допомога, вкажіть це.
5
Напишіть про триваючі роботах. Вкажіть передбачувану дату закінчення і відзначте всі можливі проблеми, які здатні передбачити. Повідомте, чи вірите ви в можливість закінчити проект згідно з графіком.
6
Складіть таблицю з деталями закінчених завдань і триваючих робіт. Уявіть якомога більше деталей, включіть дати, нинішні і майбутні витрати. Графік може допомогти, якщо у начальника немає часу читати весь звіт. Це не обов`язково, але буває корисно, коли начальник віддає перевагу графічний спосіб подачі інформації або занадто зайнятий.
7
Підведіть підсумки свого звіту. Зробіть цей розділ коротким і чітким, вказуючи тільки найнеобхідніші відомості про те, що ви вже зробили і що ще повинні зробити. Коротко розгляньте свої сумніви і проблеми, напишіть, як їх краще виправити.
Поради
- Спробуйте скласти поняття про стиль свого начальника. Можливо, він або вона воліє звіти, написані в певному стилі. Деякі люди люблять таблиці і списки, інші воліють якомога менше деталей, а частина начальників хоче отримати якомога більше інформації, неважливо, скільки сторінок їм доведеться прочитати.
- Пишіть конкретно і детально, але уникайте багатослів`я.
