Як написати план робіт
План робіт, це короткий опис цілей і дій, за допомогою яких людина або група людей можуть досягти поставлених цілей і опис, який допомагає читачеві краще зрозуміти всю широту проекту. План робіт, неважливо використовуваний в робочих або академічних цілях допоможе організовано працювати над проектом. За допомогою плану робіт, ви розбиваєте весь процес на невеликі, здійсненні мети і визначаєте етапи, які вам потрібно пройти. Щоб бути готовими до майбутніх проектів, навчитеся писати робочий план.
Кроки
1
Виділіть мета плану робіт. План робіт пишеться з різних причин. Щоб ви могли правильно підійти до справи, заздалегідь позначте мети. Майте на увазі, що більшість робочих планів розраховані на певний період часу (наприклад 6 місяців або 1 рік).- На робочому місці, робочий план допомагає вашому начальнику знати над чим ви будете працювати протягом кількох наступних місяців. Такий план завжди складається відразу після щорічного звіту про результати або перед тим як команда приступає до великого проекту. Робочий план може також бути результатом сесії стратегічного планування, яку ваша організація проводить на початку календарного або фіскального року.
- В академічній сфері, робочий план може допомогти студентам створити робочий розклад для великого проекту. Він також може допомогти викладачам спланувати матеріали курсу на семестр.
- В особистому проекті, робочий план допоможе вам описати що потрібно робити, як ви плануєте це робити і до якої дати ви плануєте закінчити. Персональний робочий план, хоч це і не обов`язково, допоможе стежити за його / її цілями та досягненнями.
2
Напишіть вступ і основу плану. У професійному робочому плані вам потрібно буде написати вступ і основу. Це дасть вашому керівнику або менеджеру інформацію, необхідну для впровадження робочого плану. Написання плану та основи як правило необов`язково для академічного робочого плану.- Вступ має чіпляти і бути коротким. Нагадайте вашому начальству, навіщо ви пишете цей робочий план. Уявіть специфіку проекту (проектів) над яким ви будете працювати протягом цього періоду часу.
- Передумови повинні виділяти причини, за якими ви створюєте цей робочий план. Наприклад, виклад деталей або статистики останніх звітів, виділіть цілі які повинні бути поставлені або складіть список рекомендацій або звітів, отриманих вами з минулих робочих проектів.
3
Визначте ваші цілі і завдання. Цілі і завдання взаємопов`язані і обидва ці аспекти вказують на речі, які ви сподіваєтеся зробити в ході виконання робочого плану. Однак пам`ятайте також і різницю між ними-цілі більш загальні та завдання більш конкретизовані.- Цілі повинні становити велику картинку вашого проекту. Перерахуйте бажаний кінцевий результат вашого робочого плану. Він повинен бути общім- наприклад, поставте мету закінчити наукову роботу або дізнатися більше про написане.
- Завдання повинні бути здійсненними і конкретними. Іншими словами, потрібно зробити так, щоб ви могли викреслювати їх зі списку в міру виконання. Наприклад, знайти людей на інтерв`ю для дослідження буде гарною завданням.
- У більшості робочих планів, якщо завдання сильно відрізняються, їх поділяють на короткострокові, середні і довгострокові задачі. Наприклад, короткострокове завдання компанії, збільшити аудиторію на 30% за три місяці, може сильно відрізнятися від довгострокової завдання за наступний рік зміцнити впізнаваність бренду в соціальних медіа.
- Завдання звичайно пишуться в активному заставі і з використанням дієслів дії зі специфічними значеннями (прим. "Планувати," "писати," "збільшити," і "виміряти") замість дієслів з розпливчастими значеннями (прим. "Вивчити," "зрозуміти," "дізнатися," і т.д.).
4
У своєму робочому плані, керуйтеся цілями "СіДу". СіДу, це скорочення використовується окремими особистостями які прагнуть до більш реальним, практичним результатами робочого плану.- Специфіка. Що саме ми будемо робити і для кого? Продумайте для якого шару населення ви будете надавати послуги або будь-які специфічні послуги, які ви будете надавати.
- Вимірність. Чи можна це виміряти, дати оцінку? Чи можете ви підрахувати результати? Структурували ви робочий план так, щоб "рівень здоров`я в південній Африці підвищився в 2020?" або структурували ви його так, щоб "випадки ВІЛ / СНІД серед новонароджених в південній Африці зменшився на 20% до 2020?"
- Пам`ятайте, що основні дані повинні бути прорахованості, написані в цифрах. Якщо ви не знаєте коефіцієнт захворюваності на ВІЛ / СНІД серед новонароджених в південній Африці, буде неможливо з упевненістю стверджувати, що цей рівень знизився на 20%.
- Досяжними. Чи можемо ми це зробити за відведений час з урахуванням ресурсів, які нам доступні? Враховуючи труднощі, завдання має бути реальною. Збільшення продажів на 500% реально тільки якщо ви маленька компанія. Для компанії, домінуючою на ринку, збільшення продажів на 500% практично неможливо.
- У деяких випадках, потрібно проконсультуватися з експертами або знавцями, щоб переконатися чи реальні завдання вашого робочого плану.
- Релевантний. Чи буде ця задача ефективна для бажаної цілі та стратегії? Хоч, можливо, важливо для загального здоров`я вимірювати зріст і вагу старшокласників, чи вплине це безпосередньо до змін у психологічному здоров`ї? Переконайтеся, що завдання і методи чітко і ясно взаємопов`язані між собою.
- Встановлені терміни. Коли завдання буде виконано і / або коли ми будемо знати, що справу зроблено? Встановіть кінцеву дату проекту. Поставте умови, що при певному доході, коли всі результати досягнуті, проект закінчується передчасно.
5
Створіть перелік ресурсів. Включайте все, що буде необхідно для виконання ваших завдань і цілей. В залежності від призначення вашого робочого плану, ресурси будуть відрізнятися.- На робочому місці, ресурси можуть включати такі речі, як фінансовий бюджет, персонал, консультантів, будівлі або кімнати і книги. Детальний бюджет може бути зайвим, якщо ваш робочий план більш формальний.
- В академічній сфері, ресурси можуть включати доступ до різних бібліотекам- такі матеріали для дослідження, як книги, газети і журнали-доступ до комп`ютера і інтернету- професора і окремі особистості, які можуть допомогти вам якщо у вас виникнуть питання.
6
Позначте будь-які обмеження. Обмеження - це будь-які перешкоди які можуть встати у вас на шляху до досягнення цілей і завдань. Наприклад, якщо ви працюєте над дослідженням для школи, може вийде так, що у вашому розкладі не буде достатньо часу на дослідження і перевірку правопису. З цієї причини, у вас виникнуть труднощі з розкладом і вам потрібно буде щось урізати в семестрі, щоб успішно закінчити ваш робочий план.
7
Хто відповідальний. Відповідальність - перша необхідність для гарного плану. Хто відповідальний за виконання кожного завдання? У вас може бути команда людей, що працюють над завданням (дивись ресурси), але одна людина повинна обов`язково відповідати за те, щоб завдання виконувалося вчасно.
8
Напишіть вашу стратегію. Перегляньте свій робочий план і вирішите, як ви будете використовувати ваші ресурси, щоб подолати всі перешкоди і досягти ваших цілей і завдань.- Перерахуйте специфічні дії. Виділіть, що повинно бути зроблено в кожен з днів тижня для виконання ваших завдань. Також створіть список кроків, які потрібно буде зробити. Щоб тримати цю інформацію впорядкованою, візьміть до уваги можливість використання програмного забезпечення для менеджменту або особистого календаря.
- Складіть розклад. Хоч ви і можете скласти робочий розклад проекту, ви повинні розуміти, що можуть статися непередбачені речі для запобігання яких, необхідно залишити місце в розкладі.
Поради
- Якщо у вас особливо великий проект, позначте основні моменти проекту. Основні моменти, це ті певні завдання, які виконуєте в ході проекту. Вони також можуть бути якимись відправними точками, які допоможуть вам побачити скільки вже зроблено і не збилися чи в с шляху, наміченого в робочому плані.
- Зробіть так, щоб робочий план працював на вас. Робочий план може бути настільки детальним і розгорнутим, наскільки ви захочете його зробити. Його можна написати на папері або розробити за допомогою програмного забезпечення, задіявши графіки і кольору. Використовуйте те, що ефективно і найбільш прийнятно для вас.
