Як написати статусний звіт

Незалежно від того, доручав вам керівник написання статусного звіту чи ні, це є гарною можливістю повідомити йому про хід виконання роботи, притому досить ефективним способом. Хороший статусний звіт не тільки дасть уявлення шефу про швидкість виконання завдання, але і дасть вам упевненість в тому, що ви йдете правильним шляхом. Нижче ви знайдете основи написання зручного для читача статусного звіту.




Написання статусного звіту

  1. 1

    Назва і дата звіту. Назва, що містить в собі дату (наприклад, "Тижневий звіт на 1 грудня") - простий і ефективний вибір. Переконайтеся, що поставили в звіті дату.Шаблон: textscroller
    • Якщо звіт оформляється електронним листом, ви можете вписати це в тему листа.
    • Якщо звіт йде окремим документом, помістіть цю інформацію в заголовку зверху.

  2. 2

    Дайте деталі, які уточнювали б, про який проект ідеться. Сюди входить: назва проекту / його призначення, дата початку та / або завершення та імена людей, які над ним работают.Шаблон: textscroller

  3. 3

    Поясніть, яка частина роботи вже виконана. Озаглавьте цю частину "Зроблено", "Виконана частина роботи", "На сьогоднішній день завершено" або просто "Готово" .Шаблон: textscroller
    • Не забудьте визначити звітний період (т. Е. Тиждень, місяць, квартал і т. Д.).
    • Починайте пропозицію з активних дієслів. Сюди відносяться такі слова: зроблено, визначено, вирішено, розроблено, організовано, покращено, відремонтовано, виконано - це лише кілька з безлічі можливих варіантів.
    • Для короткого тижневого звіту 3-6 пропозицій у вигляді маркованого списку може бути достатньо.

  4. 4

    Дайте список того, що буде зроблено до наступного звітного періоду. Відповідний заголовок для цього - "Найближчі плани", "Наступні кроки" або "До виконання" .Шаблон: textscroller
    • Визначте час, необхідний для виконання завдання, якщо є можливість дати точний прогноз. Наприклад: "Задокументувати зміни в конструкції опори. (Час виконання: 2 дні)".
    • Пошліться на будь-які плани виконання, які вам давалися.
    • Ще раз, 3-6 рядків для короткого звіту буде достатньо.

  5. 5

    Обговоріть актуальні або потенційно можливі проблеми. Тут ви повинні прояснити свою потребу в керівництві або допомоги. Хорошим заголовком для цієї частини буде "Відкриті питання" або "Проблеми і коментарі" - кілька коротких абзаців. Шаблон: textscroller
    • Можливо, у вас виникли проблеми з постачальником, тому що на цьому тижні нікого з них не було на місці. Можливо, у вас є думки про те, як поліпшити спосіб ведення справ. Ці деталі якраз і слід включити в даний розділ.
    • Якщо ви просто повідомляєте про проблему, і на даному етапі вам не потрібно ніяка допомога, так і скажіть. Коментар кшталт "Плануємо вирішити питання в найближчі пару днів" покаже керівництву, що від нього не потрібно ніяких дій крім спостереження за ситуацією.
    • Якщо ситуація не вирішиться, у керівника не буде можливості звинуватити вас у тому, що ви його / її не попереджували раніше.

  6. 6

    Віднімайте текст, перевірте на наявність помилок і відправте тому, кому належить.Шаблон: textscroller

Зразок

Ось як може виглядати статусний звіт редактора на wikiHow. Відкоригуйте стиль і формат, слід регулювати під специфіку вашої роботи, але пам`ятайте про те, що кожен рядок маркованого списку повинна починатися з активного дієслова.


Статусний звіт за тиждень від 26 вересня 2011


Виконано

  • Почав три статті: "Використовувати порожні бляшані коробки" (моя ідея), "Стати дизайнером сумок" (запит), і "Стати по-дорослому обізнаним" (запит).
  • Розширив і поліпшив статті "Знайти свій автомобіль на переповненій парковці" і "Спланувати розпродаж випічки".
  • Переписав "Надати першу допомогу при переломі кістки".
  • Пропатруліровал 400 правок і перевірив нові запити на правопис і наявність дублікатів.

До виконання



  • Додати картинку до статті Стати дизайнером сумок.
  • Перевірити і виправити помилки в статті Стати по-дорослому обізнаним.
  • Попросити редактора з медичною освітою переглянути статтю Надати першу допомогу при переломі кістки. Я дуже уважно проводив дослідження в цьому питанні, але сам медичної освіти не маю.
  • Переглянути "Читати молекулярний склад на упаковці продуктів". Ця стаття - гарний початок, але стиль її повинен бути більш зрозумілим і цельним- також, потрібно додати зауваження і вказівки до того, як читати список інгредієнтів.

Питання / коментарі

  • Спасибі нашим програмістам за те, що гладко виконали оновлення програмного забезпечення на цьому тижні. Я буду стежити, чи не спостерігається яких-небудь остаточних проблем.
  • В однієї з наших добровольців на цьому тижні померла кішка, здається, це було для дівчини серйозним ударом. Я порадив їй взяти невеликий відпочинок, якщо потрібно.

Поради

  • Намагайтеся, щоб по можливості звіт був на позитивній ноті. Тут недоречно скаржитися, хизуватися або вибачатися. Хороший спосіб - запропонувати рішення або хоча б напрямок його пошуків, якщо ви повідомляєте про проблему. Це покаже вас як ініціативного працівника.
  • Віддавайте належне там, де того вимагає ситуація. Дякуйте колег, якщо вони допомогли вам впоратися зі складним завданням. Якщо ви комусь допомогли, також вкажіть це.
  • Будьте чесні в своєму звіті. Не перебільшуйте обсяг виконаної роботи.
  • Якщо ви пишіть цей звіт в п`ятницю ввечері, в понеділок вранці він може стати гарним нагадуванням про те, де ви зупинилися.
  • Якщо ви плануєте писати статусні звіти, пишіть їх регулярно або хоча б відзначайте прогрес виконання роботи, щоб не доводилося годинами згадувати, що ви вже зробили. Робіть собі короткі помітки, коли йдете з роботи.
  • Не кажіть узагальнено - викладайте інформацію предметно, надаючи в звіті конкретику.
  • Зберігайте у себе копії ваших статусних звітів для своїх власних потреб. Вони допоможуть вам написати резюме або список досягнень, коли ви вирішите попросити про підвищення.
  • Якщо ви працюєте з великою кількістю однорідної інформації, яку необхідно відстежувати (закупівлі, зміни замовлень, робочі замовлення, інвойси), найпростіше вам буде робити це у форматі таблиці або бази даних.
  • Дотримуйтеся стислості і простоти. Керівники - люди зайняті, у них мало часу на читання вашого звіту. Якщо їм потрібні будуть деталі, вони самі запитають.
  • Ви можете використовувати цей метод і при підготовці до звіту-виступу або до звіту у керівника лицем до лиця.
  • Це не страшно, якщо у своєму звіті ви повідомите про початок якоїсь роботи - про те, що почали щось читати чи проводити будь-які дослідження. Не всі відбувається за тиждень, а підготовчі роботи вимагають часу і містять в собі значну цінність.

Попередження

  • В цілому, постарайтеся не обіцяти більше, ніж зможете виконати. Говоріть тільки про те, що зможете реалізувати.
  • Якщо ви відправляєте цей звіт електронною поштою, приділіть його написання особливу увагу - він може піти набагато вище, ніж ви спочатку розраховували. Пишіть його в професійній манері.
  • Якщо ви надішлете керівнику статусний звіт, про який він / вона не просила, наступного тижня від вас можуть зажадати ще один!