Як організувати конференцію
Вам дали монументальну завдання - організувати конференцію, що спричинить за собою величезний список справ. Є місце проведення конференції, список гостей, матеріали, технології і навіть прохолодні напої, про які варто подумати і спланувати. Якщо ви починаєте жаліти про цю нову знайденої впевненості в вас вашого боса, здійснити це, пригальмуєте, переведіть дух і знайте, що у вас є всі навички, щоб з`ясувати, як організувати конференцію.
Кроки
1
Запишіть свої цілі і порядок денний. Вам потрібно буде чітко визначити, що ви сподіваєтеся досягти з цією конференцією, бо це визначатиме іншу частину ваших рішень. Знайте, що ви хочете донести і кому, перш ніж почати будь-яку іншу діяльність в організації конференції, щоб полегшить подальший стрес.
2
Розвивайте свій бюджет. Нічого робити, поки ви не визначите, скільки грошей вам доведеться витратити в цілому, а потім розбити цю суму з призначень, таких як місце проведення конференції, матеріали та гонорари лекторів. Дотримуйтеся вашого бюджету, і якщо ви передали обов`язки, переконайтеся, що ваші помічники також дотримуються їх грошових лімітів.
3
Виберіть місце проведення конференції. Коли шукайте місце, враховуйте кількість учасників, зручність розташування, парковку і близькість до громадського транспорту, аеропорту і готелю. Ваша мета пошуку місця для проведення конференції полягає в тому, щоб зробити цю конференції якомога простіше для її учасників.
4
Визначте меню. Коли ви організовуєте конференцію, ви повинні пам`ятати, що учасники не захочуть сидіти весь день без хорошої їжі, і багато хто не знає, що доступно в довколишній місцевості. Подумайте, чи будете ви наймати виїзне обслуговування, щоб зробити сніданок, обід і закуски або адміністрація місця проведення конференції, яке ви вибрали, забезпечить харчування учасників.
5
Заручіться підтримкою персоналу місця проведення конференції. Якщо ви вибрали місце, яке відоме в проведеннях конференцій, то використовуйте цей безцінний ресурс. Це те, що персонал робить кожен день, і повинен бути в змозі відповісти на будь-які питання чи проблему і надати консультації при необхідності.
6
Наполягайте на репетиції. Після того як ви завершили всі справи з підготовки до вашої конференції, не залишайте нічого на волю випадку, залишаючись з іншими учасниками, якщо конференція повинна скоро розпочатися. З`явитеся в місці проведення конференції та зустрічі з персоналом напередодні, щоб бути впевненим, що все на місці і подбати про будь останніх деталях.
Поради
- Заздалегідь попросіть колонки, якщо буде потрібно яке-небудь додаткове обладнання для їх виступів, наприклад, подіум, телевізор, великі екрани або комп`ютери.
- Дізнайтеся, чи є у будь-якого з ваших учасників конференції особливі вимоги до харчування при підготовці меню.
- Як ви порівнюєте ціноутворення на майданчиках, також запитати про ціну на продукти харчування, воду, напої, і т.д. Вони можуть бути дуже дорогими.
- Розгляньте мета конференції при обладнанні кімнати: надайте зал для сидячої аудиторії або із сидіннями і столами для нотаток.
