Як організувати офісні файли

Організація офісних файлів може бути важким завданням, особливо якщо у вас є велика кількість файлів і документів. Але це не має бути болючий процес. Перспективне планування та прийняття рішень про файлову систему може допомогти вам організувати свої файли, щоб задовольняти вимогам ?? бізнесу, і гарантувати, що будете шукати важливі документи більш ефективно. Ось кілька кроків, які допоможуть вам почати роботу по організації своїх офісних файлів.


Частина 1 з 3: Виділіть час на сортування

  1. 1

    Виділіть достатньо часу для організації своїх файлів так, щоб не довелося починати і зупинятися кілька разів. Переконайтеся, що у вас є достатньо папок і ярликів для створення нових файлів, перш ніж почнете.

Частина 2 з 3: Сортування документів і файлів

  1. 1

    Розділіть масу документів і файлів, які хочете організувати, на більш дрібні, більш керовані пакети.
    • Пройдіться по кожному пакету індивідуально і викиньте або порвіть на клаптики будь-які документи і файли, від яких можете позбутися, щоб скоротити файловий простір і мінімізувати безлад.
    • Розділіть документи та файли, які хочете зберегти, по 2 різним стека: 1 - для файлів, з якими повинні мати справу в найближчі місяці, і 1 - для файлів, які можна архівувати і які не потребують доступу в найближчому майбутньому.

  2. 2

    Зберігайте папки в алфавітному порядку, якщо у вас є клієнтські файли. Наприклад, якщо кожна папка - це ім`я людини або назва компанії, то можете обміркувати можливість систематизації в алфавітному порядку за прізвищами людей. Якщо це так, переконайтеся, що кожна вкладка файлу позначена чітко прізвищем людини, потім - ім`ям. Зберігайте папки за алфавітом, а потім позначте ящики картотеки так, щоб ви знали, який ящик містить прізвища на яку букву.

  3. 3

    Зберігайте інформацію за категоріями, якщо у вас є файли для різних частин вашого бізнесу. Ви можете мати деякі файли для рахунків, обслуговування або контрактів, в цьому випадку потрібно організувати їх по різних категоріях для систематизації. Чітка позначайте кожен файл його правильної категорією, і помістіть всі відповідні документи всередину. Можливо, вам доведеться створювати підкатегорії, так що використовуйте папку підвісної зберігання для позначення категорії і папок файлів для підкатегорій.
    • Створіть файл для документів, з якими необхідно мати справу в терміновому порядку так, щоб ви знали, де швидко знайти важливі документи.
    • Помістіть файли в шафу так, щоб тимчасові файли знаходилися спереду і заархівовані файли - ззаду. Таким чином файли, з якими маєте справу більш часто, будуть перебувати в безпосередній досяжності.

Частина 3 з 3: Створення щомісячних файлів

  1. 1

    На додаток до використання вищевказаних методів додайте набір папок, відзначених по місяцях (і Років ----). Коли у вас немає часу зробити це відразу, принаймні помістіть свої документи в щомісячний файл, щоб ви могли працювати з інформацією, поданою в хронологічному порядку. Це також гарантує, що у вас будуть підказки, звідки починати шукати, коли вам потрібно щось.
    • Щомісячні файли - також гарне місце для зберігання документів, які насправді не відповідають іншим категоріям.


  2. 2

    В кінці року подивіться, що залишається в щомісячних папках, і ви, можливо, виявите закономірність - і нову файлову групу (назва категорії), яка відсутня у вашій системі. Створіть файл для неї в новому році.

  3. 3

    Скріпіть іншу інформацію за місяць. Зберігайте в одному файлі під назвою Різне (Рік ----).

Поради

  • Після того як організували свої офісні файли, залишайтеся організованими. Будьте послідовними при роботі з системою управління файлами і розміщуйте все там, де воно повинно знаходитися.
  • Викиньте, переробіть або порвіть на клаптики документи, які вам не потрібні, щоб уникнути плутанини в новій системі управління файлами.

Що вам знадобиться

  • Шафа для файлів
  • Підвісні файли
  • Папки
  • Етикетки (ярлики)
  • Маркери