Як перейти на безпаперове делопрізводство
Чи є ви корпорацією середнього розміру, яка намагається берегти навколишнє середовище, або недавно заснованим бізнесом, які потопають у паперовій роботі, переваги переходу на безпаперове діловодство великі. Ось керівництво, як переключитися на це якомога безболісніше.
Кроки
1
Інвестуйте з систему управління документами. Система управління документами (DMS)? ядро будь-якого безпаперового проекту. Ви повинні встановити керівні принципи, де будуть зберігатися електронні документи, хто і звідки буде мати до них доступ, як вони будуть захищені, і коли вони можуть бути безпечно архівовані або видалені. Для відділу кадрів, юридичного та фінансового департаментів також є законодавчі акти, які вони повинні дотримуватися. Ви можете створити подібну систему самі, або можете купити програмне забезпечення по системі управління документами (зазвичай це частина програмного рішення по безпаперового діловодства), щоб налаштувати зручний для вас потік документів.
2
Змініть свої звички відправлення документів на друк. Ваші співробітники не повинні роздруковувати всі свої електронні дані. Заохочуйте позицію відмови від необхідності обертатися навколо принтера, навіть якщо для цього вам доведеться прибрати кілька принтерів, а до решти ускладнити доступ. Вам не потрібно багато зусиль для того, щоб переконати співробітників двічі подумати, перш ніж відправляти документ на друк. Установка програмного забезпечення з управління печаткою (знову ж, частина хорошого програмного рішення по безпаперового діловодства) може допомогти перенаправляти документи на самий рентабельний принтер на поверсі або у відділі, економлячи по кілька центів на кожній роздрукованої сторінці.- Також вам коштувати встановити параметри принтера на двосторонній друк, що дозволить використовувати лист з обох сторін. Більше того, встановіть PDF printer на кожен комп`ютер, дозволивши користувачам "друкувати" що-завгодно через PDF-файл, який всюди розпізнається і який легко перенести на будь-який комп`ютер.
3
Перейдіть на електронні документи. Надайте вашим співробітникам можливість легко сканувати паперові документи, щоб вони могли відправляти їх по електронній пошті, а не робити кілька твердих копій і розносити вручну. Важливі документи, які потрібно заархівувати, спочатку відскануйте в професійному режимі, а потім відправте їх на CD або DVD диск для зберігання. Також, упровадите електронну доставку факсів на електронну пошту відповідальних співробітників замість роздруківки їх на факсному апараті.- Якщо ваші працівники працюють з безліччю документів, ви можете знизити потребу в роздруківці, надавши їм другий монітор. Можливість звірити документи на екранах зменшить зайву роздруківку.
Список програм по системі управління документами
- Ricoh Document Management System
- autom-8
- DOCS Open
- Docushare
- AutoEDMS
- Content Central
- Hitachi Enterprise
- Domino.doc
- Panagon
- MatrixDMS
