Як створити систему обліку документів з нуля
Облік документообігу - одне з головних занять будь-якого адміністратора. Що б там не говорили, але офіс без паперів - це все ще міф. Ось кілька ідей на тему, як організувати хорошу довідкову систему зверху-вниз.
Кроки
1
Пропрацюйте, які типи паперів ви ведете.- Це конфіденційні або юридичні документи.
- Вони повинні бути легкодоступні, або їх можна скласти в архів.
- Чи необхідні вони для маркетингових досліджень.
- Чи є у документів термін дії, наприклад, вони діють протягом 12 місяців, а потім припиняють свою дію (наприклад, гарантійні зобов`язання)
- Чи вистачить вам однієї системи з обліку документації, або вам потрібно дві (і більше)
2
Пропрацюйте, для яких відділів потрібно вести облік документації. Проконсультуйтеся зі співробітниками цих відділів, може, у них є якісь ідеї з організації ефективної системи або перелік того, що робити не слід.- Відділ з управління запасами
- Відділ кадрів
- Відділ підтримки
- Фінансово-адміністративний відділ
- Продажі та послуги
- Реєстрації та ліцензування
- Юридичний
- Відділ маркетингу
- Медичний
- Історичний або біологічний
- Інжиніринговий
- І так далі
3
Продумайте, як документи будуть зберігатися. Цифрові копії простіше систематизувати і зберігати, але часто потрібно зберігати і оригінали документів в твердому вигляді.- Вертикальна підставка для паперів на полиці або в шафі.
- Вертикальний шафку з шухлядками
- Системи з розсувними дверцятами або шухлядками для великих обсягів документації.
- Архівні шухлядки або щось схоже.
- Портфель, ящик або конверт.
- Це повинна бути формалізована система, або вона може бути гнучкою, великі системи краще формалізувати в будь-якому випадку.
- Це може бути одна централізована система чи що складається з локалізованих центрів зберігання.
4
Проаналізуйте переваги і недоліки кожної системи.- Наприклад, у вертикальні підставки для папок ви трохи можете покласти, але з них простіше отримати потрібний документ, подібно книгам на полицях у бібліотеці. У архівні ящики поміщається більше документів, але в них папери можуть перемішатися.
- Конверти підходять для "заховати і забути", для спрощеного особистого зберігання документів, але цю систему в будь-якому випадку важко вести, якщо конверти не копіюється належним чином, а також вони швидко набувають неохайний вигляд.
5
Коли ви визначите точні потреби кожного відділу, почніть підбирати свій власний метод. Ви можете складати документи в алфавітному, хронологічному порядку, за типом документа, регіону або власнику.- Це може бути змішання кількох методів, але врахуйте мета обліку документообігу. Він необхідний для утримання документів у порядку і їх зберігання, або це буде активна інформація, до якої постійно будуть звертатися?
6
Виберіть той спосіб, який спростить ведення і пошук документації. Подумайте про встановлення цих трьох речей:- Опис методу зберігання та пошуку документів на кожному стелажі або на двері шафи, де люди можуть прочитати його і швидко зрозуміти, як знайти необхідний їм документ.
- Інформаційний покажчик, за яким адміністратор або співробітники різних відділів зможуть зрозуміти, де їм шукати потрібний документ. Це дуже корисно при великій діяльності.
- Сторінка з історією перегляду файлу, приклеєна до конверту або самого документу, яка показує, хто і коли брав документ, а також час його повернення. За необхідності, передбачте на сторінці місце для визначення, чи був змінений документ, скільки з нього зробили копій чи прибрали / додали сторінок.
7
Будьте послідовним, це спростить систему обліку документації. Прагніть з створенню системи, якою легко управляти, так як ви можете піти у відпустку або захворіти, і хтось повинен буде виконувати ваші функції якийсь час.
8
Після того, як визначитеся з методом ведення обліку документації,- Закупити всі необхідні для зберігання документів речі, а також степлери, скоби, скріпки, файли, архівні ящики і т.п.
- Підготуйте місце, де будете зберігати документи.
- Зберіть всі документи і відсортуйте їх в необхідному порядку.
- За необхідності зробіть цифрові копії та збережіть на передбачений для цього диск в потрібну папку. Захистіть їх і збережіть у форматі, доступному тільки для читання, на всякий випадок.
- Складіть папери в окремий файл, ящик або портфель і збережіть.
- За необхідності запишіть, де ви їх зберігаєте, для спрощеного пошуку.
9
Підтримка системи обліку документів? додатковий обов`язок. Розгляньте різні шляхи вирішення наступних загальних проблем:- Папки стають занадто великими або пошкоджені? в яких випадках ви можете брати іншу папку або ящик.
- Дані в документах застаріли і більше не потрібні? ви можете прибрати їх в архів. Якщо вони більше не будуть використовуватися в майбутньому і у вас є повноваження їх викинути, утилізуйте їх.
- Для пошкоджених документів зробіть копію з оригіналу і залиште її для загального користування, а оригінал покладіть в безпечне місце. Іноді до копії обов`язковий оригінал. Позначте документ як копію і запишіть, коли вона була зроблена (можливо, знадобиться її затвердження або завірення).
- Оновлюйте ярлики і удоскональте систему. Доносите всі зміни до співробітників.
- Перевіряйте, щоб документи повертали в тому ж стані, в якому їх взяли, стежте, щоб документи на полицях були в хорошому стані.
- Щомісяця перевіряйте наявність документів на своїх місцях, дивіться. щоб вони були в повному складі і в порядку. Це дасть вам хорошу можливість уникнути проблем, описаних вище.
10
Для великих систем рекомендується, щоб персонал заздалегідь повідомляв співробітників архіву по телефону або за допомогою електронної пошти для швидкого і організованого пошуку необхідних документів- Перевага в тому, що всі запитані документи будуть надані, це економить час, співробітникові не доведеться чекати в архіві або залучати в потрібну йому секцію додаткових співробітників. Це також спрощує всю систему обліку документів, так як таким чином люди мають більш простий доступ до документів, особливо якщо вони потрібні терміново.
11
Привітайте себе. Ваша система активна, всі документи в порядку, доступні і можуть бути використані ким завгодно.
Поради
- Підтримуйте активні контакти з співробітниками, які користуються вашою системою обліку документації, щоб переконатися, що вона працює вірно.
- Переконайтеся, що у вашу відсутність систему підтримують в порядку.
- Система повинна бути організована, якщо ви хочете уникнути перевантаження.
