Як правильно розставляти пріоритети у своєму графіку для оптимального управління часом

Більшість з нас відчуває необхідність виконувати безліч завдань і брак часу для цього. Такий порядок справ часто призводить до зайвої схвильованості і навіть до стресу. Дізнавшись як розставляти пріоритети у своєму графіку для оптимального управління часом, ви зможете взяти ситуацію під свій контроль, зосередившись на найбільш важливих речах, і добитися бажаного результату.

Кроки

1
Записуйте всі зустрічі та завдання, які ви хотіли б виконати в певний день або тиждень.
- Списки - це важливий перший крок у визначенні пріоритетів та в управлінні часом.
- У розкладі з уже визначеними пріоритетами завжди має бути час для родини. Коли ви ігноруєте сім`ю, ви робите нещасним своїх родичів.
- Не забувайте про себе. Яку важливу особисту мету ви хочете досягти на цьому тижні?
2
Пронумеруйте або розставте пріоритети для завдань у порядку важливості. Загальний інструмент, який часто використовується для управління часом і щоб визначити пріоритетність завдань і розкладів це:
- Присвоїти кожному виду діяльності, який вважається важливим і актуальним категорію «А».
- Присвоїти категорію «Б» важливим завданням, що не здаються вам терміновими.
- І, нарешті, позначити категорією «В» все те, що ви хотіли б зробити, але це не терміново або не важливо.
3
Виберіть, які завдання можна прибрати зі списку або що ви можете делегувати комусь іншому. Потім зробіть це.

4
Зверніть увагу на швидкі завдання, які можна виконати під час очікування. Можливо, час, який ви витрачаєте на поїздку в громадському транспорті або на очікування вашої дитини під час його занять з футболу можна ефективно використовувати для виконання таких дрібних завдань, як перевірка електронної та голосової пошти, телефонні дзвінки або перегляд звітів.
5
Перевіряйте пошту один раз вранці і один раз ввечері, і все. Це популярний інструмент для управління часом, використовуваний для боротьби з одним з наших найбільших пожирачів часу.
- Зупиняючись кожен раз, коли на вашому комп`ютері спливає повідомлення про новий листі, ви відволікаєтеся від своєї роботи.
6
Вирішіть, що необхідно виконати в першу чергу. Розклад з розставленими пріоритетами означає, що в першу чергу слід завершувати завдання категорії «А». Завершення найбільш важливих завдань викликає у нас почуття виконаного обов`язку.
- Якщо у вас сутра запланована зустріч з іншими людьми, яку ви вирішили віднести до категорії «Б» за ступенем пріоритетності, очевидно, що її потрібно віднести до числа пріоритетних завдань для цього дня, якщо, звичайно, ви не можете перенести зустріч на пізніший час в той же день.
- Зверніть увагу на те, який час дня для вас найбільш сприятливий в плані розумового навантаження та досягнення великих результатів. Для багатьох людей таким часом вважається ранок, але ви можете відрізнятися від інших. Якщо ви знаєте, що ваша продуктивність роботи найбільш ефективна в кінці дня - заплануйте виконання певних пріоритетних завдань саме на цей час.
- Не варто виконувати завдання категорії «В» в період вашої найвищої продуктивності. Це марна трата енергії.
7
З вашого списку створіть щоденний графік з урахуванням пріоритетності завдань.
- Розташуйте ваше щоденне розклад на видному місці.
8
Поставте перед собою розумні цілі, чого ви хочете досягти в певний день.
- * Якщо ви тільки хочете зосередитися виключно на виконанні завдань категорії «А», врахуйте, що вони часто займають багато часу. Замість цього розгляньте можливість поєднувати завдання різного ступеня пріоритетності, наприклад: три «А», два «Б» і одне «В».
- Скажіть "ні". Неважливо, наскільки завантажений ваш графік дня або наскільки добре ви визначили пріоритетність завдань, хтось може зажадати від вас більшого. Ввічливо скажіть "ні" і не допускайте, щоб, так би мовити, зайве яблуко похитнуло всю корзину з яблуками.
- Звичайно, інша людина, швидше за все, буде дуже здивований, якщо ви йому відмовте. Ви можете відчувати себе трохи винуватими, але стійте на своєму.
- Чим частіше ви відмовляєте на чужі прохання, тим очевидніше ви будете посилати повідомлення, що не належите до числа людей, постійно відповідають "так".
- Іноді вам захочеться сказати "так". Якщо у вас є час, це прекрасно- якщо ні - перегляньте ваш розклад з розставленими пріоритетами і вирішіть, від чого ви готові відмовитися.
- Надзвичайні ситуації трапляються, але вони бувають набагато рідше, ніж ми думаємо.