Як вести облік витрат в Microsoft Excel
Багато компаній використовують Microsoft Excel, щоб вести облік витрат відділу або всієї компанії. В даний час Excel може використовуватися на всіх ПК, що мають операційну систему Windows. З цієї причини ви може вести облік власних витрат, якщо маєте цю програму на домашньому ПК. Існує велика кількість шаблонів для ведення обліку витрат від Microsoft та інших сайтів, останні версії Excel включають вбудований шаблон в якості предустановленного. Також в Excel ви можете створити власну динамічну таблицю для ведення обліку витрат. В обох випадках дотримуйтесь інструкції нижче.
Кроки
Метод 1 з 2: Робота з шаблоном Excel
1
Виберіть попередньо встановлений шаблон. Останні версії програми включають шаблон для ведення обліку особистих витрат, а також шаблони для ведення обліку витрат бізнесу. Ви можете отримати доступ до цих шаблонами та вести облік витрат з їх допомогою.- В Excel 2003, виберіть «Створити» в меню «Файл». У панелі завдань «На моєму комп`ютері» виберіть «Нова книга», щоб побачити шаблони в новому діалоговому вікні.
- В Excel 2007 в меню «Файл» виберіть «Створити». Після цього з`явиться діалогове вікно «Нова книга». Виберіть «Встановлені шаблони» з меню «Шаблони» в лівому меню. Виберіть «Особистий бюджет на місяць» з «Встановлених шаблонів» у центральному меню і натисніть «Створити».
- В Excel 2010 в меню «Файл» виберіть «Створити». Виберіть «Приклади шаблонів» у верхній частині панелі «Доступні шаблони», потім серед усіх прикладів шаблонів, виберіть «Особистий бюджет на місяць» і натисніть «Створити».
2
Виберіть шаблон через Інтернет. Якщо передвстановлені шаблони не підходять для ведення обліку ваших витрат, ви можете вибрати шаблон через Інтернет. Завантажити його можна з будь-якого сайту або підключившись через Excel до Microsoft Office Online.- Для Excel 2003 ви можете вибрати відповідний шаблон з інтернет-бібліотеки Microsoft Office за адресою https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Також там ви зможете знайти шаблони, призначені для пізніших версій Excel).
- В Excel 2007 виберіть вкладку «Бюджети» в розділі Інтернет, що знаходиться в діалоговому вікні «Нова книга». Для підключення до Інтернет-бібліотеці шаблонів для Office у вас повинен бути включений Інтернет.
- В Excel 2010 виберіть «Бюджети» з розділу Office.com на панелі Доступні шаблони. Для підключення у вас повинен бути включений Інтернет.
3
Введіть вашу інформацію у відповідні поля. Інформація залежить від конкретного використаного вами шаблону динамічної таблиці.
4
Збережіть свою динамічну таблицю. Ви можете використовувати пропонована назва для динамічної таблиці або змінити назву. Досить буде вказати ваше ім`я та поточний роки у назві файлу.
Метод 2 з 2: Створення власної динамічної таблиці обліку витрат
1
Відкрийте Excel.
2
Введіть назву динамічної таблиці в клітинку A1. Назва повинна бути змістовним, наприклад, «Особистий бюджет», «Облік особистих витрат» або щось подібне (не потрібно використовувати лапки, тут вони виключно, щоб показати приклад).
3
Введіть заголовки стовпців. Передбачувані назви і порядок: «Дата», «Категорія витрат», «Примітка», «Витрата», «Дохід» та «Баланс». Заповніть цими заголовками від осередку A2 до G2. Вам може знадобитися зробити стовпці ширше, щоб назву або значення вмістилося.- Коли ви підготували динамічну таблицю і заголовки стовпців, можна використовувати функцію «Закріпити область» для постійного відображення заголовків, в той час як ви будете прокручувати значення вниз. Функція «Закріпити область» знаходиться в меню «Вид» в Excel 2003 і попередніх версіях і в меню «Вид», вкладка «Вікно» в Excel 2007 і 2010.
4
Введіть інформацію про перший вигляді витрат в клітинку третього ряду.
5
Введіть формулу балансу в клітинку G3. У зв`язку з тим, що ви вперше вводите баланс, він буде визначений як різниця між витратами і доходами. Те, як ви це пропишете, залежить від того, що ви хочете відображати - витрати або доступні засоби.- Якщо ви хочете, щоб електронна таблиця відображала в першу чергу витрати, формула балансу повинна бути = E3-F3, де E3 показують витрати, а F3 доходи. При такій настройці формула покаже витрати як позитивне число, розмір витрат буде простіше зрозуміти.
- Якщо ви хочете, щоб таблиця в першу чергу відображала доступні вам засоби, формула балансу повинна бути = F3-E3. При такій настройці таблиця буде відображати позитивний баланс, якщо ваші доходи будуть вищими за витрати, і негативний баланс при зворотній ситуації.
6
Введіть інформацію про другий вигляді витрат в клітинку четвертого ряду.
7
Введіть формулу балансу в клітинку G4. Друге і наступні значення будуть продовжувати відображати баланс, тому вам потрібно додати різницю між витратами і доходами до значення балансу попереднього запису.- Якщо ви в першу чергу дивіться на витрати, формула балансу буде = G3 + (E4-F4), де G3 це осередок, який показує попередній баланс, E4 показує витрати, а F4 відображає доходи.
- Якщо ви ведете таблицю для відображення готівкових коштів, формула балансу буде = G3 + (F4-E4).
- Дужки навколо осередків, що відображають різницю між витратами і доходами, не обов`язкові. Вони вживаються лише для того, щоб зробити формулу зрозуміліше.
- Якщо ви хочете, щоб баланс залишався порожнім, поки не буде введена запис, можна використовувати значення IF у формулі, так що, якщо дата не була введена, осередок не відображатиме значення. Формула для такого запису буде наступною = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)), якщо таблиця потрібна для ведення витрат, і = IF (A4 = "", "", G3 + (F4-E4) ), якщо таблиця потрібна для відображення готівкових коштів (ви можете не використовувати дужки навколо осередки, які показують витрати і доходи, але зовнішні дужки використовувати потрібно).
8
Скопіюйте баланс формули в інші комірки в стовпці G (стовпець балансу). Натисніть правою кнопкою миші у клітинці G3, виберіть «Копіювати». Потім виділіть комірки, розташовані нижче в стовпці. Натисніть за обраними осередкам правою кнопкою миші і виберіть "Вставити", щоб вставити формулу в обрані осередки (в Excel 2010 виберіть "Вставити» або «Вставити формулу» в меню). Формула автоматично оновить осередки для відображення витрат, доходів і дати (якщо використовується) з поточного ряду і баланс з ряду, що знаходяться зверху над поточним поруч.
9
Збережіть динамічну таблиця. Дайте їй змістовну назву, наприклад, «УчетРасходов.xls» або «ЛічнийБюджет.xls.». Як і у випадку з назвою шаблонів, ви можете включити в назву файлу своє ім`я та рік (врахуйте, лапки використовуються лише для того, щоб показати приклад, не варто використовувати їх в назву. Розширення файлу теж не потрібно вказувати, це зробить сам Excel) .- Excel 2003 і більш старі версії зберігають динамічні таблиці в старому форматі ".xls", в той же час Excel 2007 і 2010 зберігають таблиці в більш новому, заснованому на XML, форматі «.xlsx», але ви можете читати і зберігати динамічні таблиці і в старому «.xls» також. Якщо у вас кілька ПК, і ви хочете зберігати таблицю на кожному з них, використовуйте більш старий формат, якщо якийсь з ваших ПК має Excel 2003 або стару версію, або новий формат, якщо на всіх комп`ютерах встановлена мінімум Excel 2007.
Поради
- Використовуйте «Автозаповнення» в категоріях витрат і доходів, щоб вписана вами інформація збігалася.
- Щоб відрізнити оплачені рахунки від тих витрат, які тільки плануються, робіть шрифт жирним, виділяйте кольором текст або комірки.
- Щоб уникнути випадкового зміни формули або заголовка стовпчика, комірки можна захистити від зміни. Виберіть осередки, які в подальшому вам може знадобитися змінити (дата, категорія, витрата, дохід, примітка) і розблокуйте їх. Після цього можна заблокувати від змін іншу частину таблиці.
