Як відформатувати електронного листа
E-mail є однією з найбільш часто використовуваних форм спілкування, поряд з текстовими повідомленнями, телефонними дзвінками і додатками для обміну миттєвими повідомленнями. Спілкування за допомогою електронної пошти настільки поширене, що багато людей забули, як правильно створювати його. Добре створене електронного листа відображає професіоналізм і щирість повідомлення, яке воно передає. Так що точно необхідно знати, як форматувати повідомлення електронної пошти.
Кроки
1
Напишіть тему свого електронного листа. Рядок із заголовком (темою) повідомлення електронної пошти служить коротким резюме того, про що буде повідомлення. Рядок із заголовком повинна бути чіткою і лаконічною, щоб надати одержувачу ідею про темі електронного листа в кількох простих словах.- Наприклад, якщо пишете комусь про бізнес, то чи не ускладнюйте рядок теми занадто багатьма деталями (як, наприклад "Мені подобається автомобіль, на яких ви їздите. Мені подобається його синій колір, і колеса - прекрасні").
- Чітко висловіть свій мотив безпосередньо в рядку теми повідомлення. Наприклад: "Зацікавлений покупець вашого блакитного Sedan".
2
Увімкніть відповідне привітання. Не починайте лист відразу з того, про що ви повинні розповісти. Увімкніть загальні вітання, як "Привіт" або "Добрий день". Ви не хотіли б, щоб з`явився випадкова людина і став відразу говорити з вами, навіть не привітавшись, чи не так? Те ж саме стосується і листів.- Щоб зробити вітання більш особистим, в своє вітання включіть прізвище адресата.
3
Напишіть текст повідомлення. Залежно від виду сполучення, яке ви пишете, і того, кому його відправляєте, можна написати його так, як потрібно вам.- Якщо пишете близькій людині, то могли б створити зміст листа лічним- але якщо пишете діловий лист, то повинні створювати лист настільки професійним, наскільки можете.
- Крім того, необхідно пам`ятати про формат повідомлення. Не використовуйте важко читаються стилі шрифтів, розміри, формати і уникайте використання великих літер. Заголовні букви в цифровому світі нагадують крик.
4
Увімкніть заключне слово. Не просто закінчуйте свій електронний лист, де закінчується повідомлення. Напишіть заключні слова, як "Щиро,", "З повагою" або все, що, на вашу думку, підійде краще до електронного листа, яке ви пишете.- Заключне слово має обов`язково добре підходити під зміст електронного листа. Чому? Тому що, якщо пишете бізнес-повідомлення, то не повинні вказувати "З любов`ю, ваш" в якості заключного слова в пісьме- це було б недоречно.
5
Додайте підпис. Хоча адресу електронної пошти вже включає в себе ваше ім`я в кожному електронному листі, все ж рекомендується включати підпис разом з кожним повідомленням, яке складаєте. Підписами можуть бути простий текст або, якщо хочете бути креативним, фотографії (як логотипи, фірмові знаки тощо).- Використовуйте опцію Signature (Підпис), яку всі веб-пошти або клієнтський додаток електронної пошти мають, для створення власного підпису.
Поради
- Крім форматування повідомлень електронної пошти, ви також повинні правильно використовувати зазначені адреси електронної пошти. Відправляти повідомлення друга дитинства, використовуючи адресу "[email protected]" - це добре, але це не така вже хороша ідея, якщо відправляєте ділові електронні листи своєму босові.
- Використовуйте правила Інтернет-етикету при створенні листів. Не надсилайте спам-повідомлення та повідомлення невідомим контактам.
- Завжди двічі перевіряйте електронні повідомлення перед їх відправкою, щоб уникнути відправки кількох повідомлень одному одержувачеві. Ваші повідомлення можуть бути помічені як SPAM (спам), якщо будете так чинити.
