Як дотримуватися діловий етикет при листуванні по електронній пошті

Ера Інтернету підвищила тенденцію до неформальних способам спілкування, однак якщо ви звертаєтеся до колеги по роботі по електронній пошті, слід дотримуватися етикету ділового спілкування. Так само як і написання офіційних листів, ваше ділове електронного листа не повинно містити сленгових термінів, абревіатур та інших спільних вставок, які використовуються в неофіційних листах і миттєвих повідомленнях. Дотримуючись кілька порад і рекомендацій, ваші листи будуть відображати ваш професіоналізм, і ви будете блищати.

Кроки

  1. Як дотримуватися діловий етикет при листуванні по електронній пошті

    1

    Давайте професійний заголовок вашим електронних листів. Він повинен мати відношення до теми вашого листа. Не використовуйте такі заголовки як: «Для вас» або «Будь ласка, прочитайте». Це може призвести до того, що ваші листи будуть відсортовувати в папку небажаної пошти. Професійний заголовок листа допоможе одержувачу відразу визначити важливість листи і прочитати його, замість того, щоб ігнорувати його або відправити в спам.

  2. Як дотримуватися діловий етикет при листуванні по електронній пошті

    2

    По можливості, звертайтеся до одержувача по імені. Якщо ви не знаєте його або її імені - дізнайтеся. У більшості компаній є свій сайт або довідник. Зробіть все можливе, щоб дізнатися ім`я одержувача.




  3. Як дотримуватися діловий етикет при листуванні по електронній пошті

    3

    Вкажіть ваше ім`я та посаду. Навіть якщо ви і одержувач електронного листа вже зустрічалися раніше, буде доречно додати ділову підпис, щоб нагадати йому хто ви і де працюєте. Це так само дозволить одержувачу швидко відповісти на ваш лист, замість того, щоб шукати інформацію про те, хто ви і як з вами зв`язатися.

  4. 4

    Переконайтеся, що ваш лист має містить вітання і прощання. Вивчайте, що ваш лист не повинно бути вимогливим

  5. Як дотримуватися діловий етикет при листуванні по електронній пошті

    5

    Чітко опишіть мета вашого листа. Напишіть про угоди або відносинах, які ви сподіваєтеся укласти в підсумку. Забезпечте одержувача необхідними чіткими деталями, які допоможуть йому прийняти рішення або підштовхнути на будь-які дії. Включаючи всю необхідну інформацію в електронний лист, ви прискорите процес укладання угоди.



  6. 6

    Уникайте сленгу і незв`язних пропозицій у вашому електронному листі. Не варто включати в діловий лист скорочення, тільки тому що їх створили для текстових повідомлень. Ваш лист має бути коротким. Не тільки тому, що одержувач - зайнята людина або він відкриває лист на мобільному пристрої. Чітке і короткий лист набагато легше читати і відповідати на нього, ніж на довгі незв`язні письма.

  7. Як дотримуватися діловий етикет при листуванні по електронній пошті

    7

    Перевірте орфографію - листи з помилками не приймаються всерйоз

  8. 8

    Завжди закінчуйте ваші листи з «Спасибі», «Щиро», «З повагою» тощо!

Поради

  • Коли ви відповідаєте групі людей, будьте обережні з функцією «Відповісти всім». У цьому випадку ваш лист відправиться всім у вашому списку контактів. Якщо ви хочете відправити цей лист тільки одному або двом одержувачам, виберете їх адреси зі списку.