Як скласти табель обліку робочого часу
Як власник малого бізнесу, ви можете віддати перевагу табеля обліку робочого часу співробітників рядовим відмітками робочих годин, якщо хочете відслідковувати, скільки часу ваші співробітники витрачають на різні проекти. Замість того, щоб використовувати стандартні зразки документації, які не типові для вашого бізнесу, ви можете створити свій власний табель обліку робочого часу, скориставшись текстовим редактором і програмою для створення електронних таблиць.
Кроки
1
Створіть документ в текстовому редакторі. Вкажіть назву вашої компанії у верхній частині документа і додайте логотип фірми, якщо він у вас є.2
Додайте рядки, щоб ввести імена ваших співробітників, дати та іншу інформацію, таку як, наприклад, імена їхніх керівників.3
Відкрийте програму для створення електронних таблиць. Деякі текстові редактори дозволяють відкрити таблицю всередині документа і використовувати відповідне меню для форматування таблиці.- У лівій частині таблиці введіть дні тижня.
- Вгорі кожної колонки відзначте категорії роботи, за яку ви нараховуєте оплату своїм співробітникам. Наприклад, ви можете позначити регулярні години роботи, понаднормові години, лікарняні та відпускні. Останню колонку залиште для введення загальної кількості годин, відпрацьованих за день. Ви також можете створити окремі стовпці для годин роботи над конкретними проектами або для конкретних клієнтів.
- Виділіть рядок у нижній частині таблиці для позначення загальної кількості відпрацьованих годин у кожній категорії.
- При бажанні, ви можете додати рядок для введення погодинної ставки співробітника, його відпускних і понаднормових. Якщо ця інформація є конфіденційною і хто-небудь, крім бухгалтера і безпосереднього керівника працівника, зможе побачити табель, видаліть цей рядок або доручіть своїм співробітникам її не заповнювати.
- Закінчите рядок колонкою для загальної кількості годин, помноженого на розмір оплати для кожної категорії роботи та осередком для загального підсумку за тиждень, згідно з яким буде нараховуватися заробітна плата співробітника.
- Удоскональте зовнішній вигляд таблиці, виділивши заголовки колонок жирним шрифтом і певним кольором.
4
Вставте таблицю в документ текстового редактора. Більшість програм дозволяють переміщати таблицю в інший документ, адаптуючи під нього її розмір і формат. Якщо ж ваша програма не має такої функції, ви повинні самі налаштувати розмір рядків і стовпців, щоб формат таблиці став підходящим.5
Нижче додайте в таблицю рядки для підписів працівника і керівника, які будуть підтверджувати, що годинник проставлені коректно.6
Збережіть і роздрукуйте документ, зробіть його копії і роздайте їх своїм співробітникам. Було б корисно використовувати жовтий маркер і написати "ОРИГІНАЛ" на всіх копіях, щоб співробітники не зіпсували екземпляр, тим самим примусивши вас роздруковувати ще один варіант.7
Попросіть своїх співробітників зберегти їх табелі на комп`ютері, зробивши копію файлу, доступну на мережевому сервері. Переконайтеся, що вихідний файл захищений таким чином, щоб ваші співробітники не змогли його пошкодити.- Використовуйте в таблиці функцію швидкого підсумовування або автосуми, щоб програма склала кількість годин у кожному рядку і стовпці і вивела результат в рядки і стовпці з підсумковими даними.
- Використовуйте формулу або функцію для множення загального числа робочих годин для кожної категорії на відповідний розмір оплати, і використовуйте функцію швидкого підсумовування або автосуми для виведення загального підсумку за тиждень.
- Скористайтеся функцією електронної таблиці, яка дозволяє захистити заголовки і формули вашого табеля від редагування або видалення. Вкажіть, що ці клітини не можуть бути змінені, але ваші співробітники можуть заповнити інші осередки.
- Вставте таблицю в документ текстового редактора і перевірте його, щоб переконатися, що дані автоматично перерахує після того, як співробітники його заповнять.
Поради
- Якщо у вас є досвід створення електронних таблиць, ви можете створити весь табель виключно в програмі електронних таблиць. Якщо у вас немає великого досвіду, ви можете завантажити безкоштовний шаблон і відредагувати його.
Що вам знадобиться
- Текстовий редактор
- Програма для створення електронних таблиць
- Принтер
- Ксерокс