Як архівувати документи
Архівування - це один із способів зберігання інформації в електронному вигляді. Багато організацій кожен день конвертують текст на папері в цифровий формат, щоб збільшити термін служби документів. Це, в поєднанні з величезним обсягом даних, що генеруються комп`ютером сьогодні, означає, що важливість архівування документів буде тільки рости. Якщо ви знаєте, як архівувати документи, ви можете звільнити простір, щоб ваш комп`ютер обробляв поточні документи більш продуктивно.
Кроки
1
Архівація документів в zip-файл. Дуже зручний спосіб для важливих, але рідко використовуваних файлів, так як zip-файли зменшують простір, займане документами на жорсткому диску.- Просто виділіть файли, які ви хочете перетворити в формат zip.
- Клацніть правою кнопкою миші і виберіть «Відправити».
- Ви відправляєте файли в "Стислу ZIP-папку".
- Перевірте, що всі файли дійсно знаходяться там, двічі клацнувши на zip-папку. Якщо це так, ви можете видалити вихідні файли.
2
Запишіть документи на окремий носій. Популярний варіант для цифрового архівування - зовнішні накопичувачі на магнітній стрічці, зовнішні жорсткі диски або флеш-накопичувачі.
3
Зробіть резервну копію документів на CD або DVD, якщо у вас пишучий CD або DVD-рекордер. Резервні копії є ще одним способом архівування, хоча, ви напевно знаєте цей спосіб під іншим ім`ям - запис диска. Наприклад, Windows використовує формати «файлова система Live» і «Mastered» (краще для сумісності з іншими пристроями) для копіювання файлів на CD або DVD.- Вставте записуваний CD або DVD в дисковод або DVD-рекордер вашого комп`ютера для файлової системи Live.
- Коли з`явиться діалогове вікно, натисніть "Записати файли на диск з даними".
- Введіть ім`я диска, а потім натисніть «Далі».
- Дочекайтеся, поки з`явиться порожня папка диска. Це означає, що диск відформатований і готовий до копіювання файлів.
- Відкрийте папку з документами, які ви хочете архівувати і перетягнути файли в порожню папку диска.
- Для формату Mastered, вставте записуваний CD або DVD в дисковод або DVD-рекордер вашого комп`ютера.
- Коли з`явиться діалогове вікно, натисніть «Записати файли на диск з даними».
- Введіть ім`я диска та натисніть «Показати параметри форматування».
- Виберіть «Mastered» і натисніть «Далі».
- Дочекайтеся, поки з`явиться порожня папка диска. Це означає, що диск відформатований і готовий до копіювання файлів.
- Відкрийте папку з документами, які ви хочете архівувати і перетягніть файли в порожню папку диска.
4
Надішліть документи на зовнішнє зберігання.- У доповненні до функціонування в якості місця для архівних файлів, безпечне віддалене зберігання захищає інформацію від нещасного випадку, таких як пожежа і збій жорсткого диска.
- З такою кількістю компаній, що пропонують цю послугу, ви повинні зв`язатися з фірмою безпосередньо, для уточнення того, як вони працюють, і які гарантії включені в віддалене архівування документів.
5
Скористайтеся програмним забезпеченням для цифрового архівування.- Один з найвідоміших методів збереження зовнішнього вигляду документа є створення PDF-файлу. Пропонований Adobe, відомий як програма Adobe Acrobat, дозволяє легко конвертувати документи у формат PDF з різних програм. Також існує кілька безкоштовних програм, які можуть створювати ці файли.
- Майбутні версії програмного забезпечення Adobe будуть сумісні з документами більш ранніх версій.
- Крім того, програму для читання PDF-документів можна безкоштовно завантажити з веб-сайту Adobe.
6
Залишайтеся в курсі останніх технологій у сфері архівування документів. Так як те, що актуально сьогодні, може бути застарілим завтра. Тому можливі проблеми, при перенесенні архівних файлів на нову систему.
Поради
- Каталог архівує файли так, щоб ви або інші люди змогли швидко знайти необхідні документи. Найпростіший спосіб - це включити в ім`я файлу або папки, назву і дату. Наприклад, якщо ви архівуєте ділові звіти, то можна назвати папку «Бізнес файли 1-го кварталу 1997 року". У більш великих системах для класифікації архівів використовуються метадані.
- Ще одна причина для архівації файлів - юридичні вимоги, які зобов`язують зберігати інформацію.
Попередження
- Існуюча небезпека - ризик пошкодження файлу. Переконайтеся, що ви використовуєте добре перевірену систему для резервного копіювання вашої інформації.
- Мультимедійні дані часто зв`язуються з певними апаратними засобами або програмним забезпеченням, в результаті чого вони можуть бути недоступними за межами конкретних систем.
- Якщо система не має місце для архівування документів, то це може призвести до ненавмисної втрати файлів, особливо якщо вони були помилково видалені.
Що вам знадобиться
- Окрема система зберігання, якщо ви хочете заархівувати документи на інший носій.
