Як управляти життєвими пріоритетами через Excel
Виписувати важливі цілі або завдання на аркуші дієво, якщо ви в змозі завершити їх до вечора. Враховуючи великий потік вхідних задач на роботі чи вдома, багато переносяться на наступний день (тиждень, місяць). Ця таблиця в Excel допоможе вам стежити за термінами виконання і управляти пріоритетами завдань відповідно. За 20 хвилин нижченаведені кроки покажуть більш ефективний спосіб управління своїми пріоритетами ніж простий аркуш паперу.
Кроки
1
`Створіть вкладку "Головна" або "Офіс". Відкрийте новий аркуш Excel. Клацніть правою кнопкою миші на вкладці "Лист1" в нижній частині таблиці і натисніть "Перейменувати". Введіть "Головна" або "Офіс" ..2
Перейменуйте Аркуш2 як "Шаблон" і Ліст3 як "Крапки", повторивши Крок 1.3
Створіть таблицю «Важливо». На вкладці «Точки», заповніть колонки А, В і С:4
Визначте назву таблиці "Важливо". Виділіть діапазон A2: С7. Натисніть "Вставка" - "Ім`я" - "Визначити"- Вкажіть ім`я як "Важливо" і натисніть кнопку OK.
5
Створення таблиці "Досягнень". Повторіть кроки 3, 4 і 5, щоб створити таблицю "Досягнень" в шпальтах E, F і G. Виділіть діапазон E2: G6 і дайте таблиці назву "Досяжність".6
Створіть таблицю «Терміновість». Повторіть кроки 3, 4 і 5, щоб створити таблицю "Терміновості" в колонках I, J і K.7
Введіть шапку таблиці на аркуші «Головна». Натисніть на аркуші «Головна» і вставте заголовки в 1 рядку:- A - Пріоритет 1 для найбільш важливих завдань, але можете виставити навпаки - 100
- B - Назва завдання.
- C - Важливість осередків A, B, C, D, E, F таблиці.
- D - "Досяжність" А1: А5 таблиці.
- E - "Терміновість" - необхідність виконання завдання до "Даті офіційного завершення".
- F - "Дата офіційного завершення" - коли завдання має бути завершена. Зробіть її приблизною, а не фіксованою. «Днів до початку» вказує на кількість днів до завершення завдання і «Продовження» -Максимальний термін, на який ви можете продовжити її виконання. Зробити стрижку, наприклад, може мати 5 «Днів до початку», з терміном «Продовження» - 4 - це допоможе вам визначити терміни виконання цього завдання, т. Е. Записатися до перукаря і зробити стрижку рівно в позначені терміни: не раніше і не пізніше відведеного періоду.
- G - «Днів до завершення» - за скільки до завершення завдання ви можете почати її виконання.
- H - «Продовження» - термін, на який можна продовжити її виконання.
- I - «Днів залишилося» -загальний період виконання завдання. Може вийти негативне число, якщо ви не завершите завдання у встановлені терміни.
- J - «Дата завершення» - фактична дата завершення завдання.
- K - «Коментарі» - відомості про завдання та її виконання.
8
Введіть свій список завдань. Колонки «Пріоритет», «Терміновість» і «Днів залишилося» залиште порожніми. Вони будуть заповнені формулами.9
Введіть для «Днів залишилося», «Пріоритет» та «Терміновість» наведені нижче формули для рядка 2.- I (Днів залишилося) = F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
- E (Терміновість) = IF (I2> G2,5, IF (I2> 0,4, IF (I2 = 0,3, IF (I2 + H2> 0,2,1))))
- A (Пріоритет) = VLOOKUP (C2, Importance, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, Effort, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Urgency, 2, FALSE)
10
Змініть формат комірки I2 на «числовий», клікнувши правою кнопкою миші в комірці, виберіть «формат» і встановіть у вкладці «формат» - «числовий» з 0 знаків після коми.11
Скопіюйте формули для «Пріоритету», «Терміновості» і «Днів залишилося», щоб заповнити залишилися клітини в кожному стовпці. Виділіть клітинку Е2 і натисніть CTRL-C. Виділіть комірки E3: E10 і натисніть CTRL-V. Повторіть копіювання осередку I2 в I3: I10. Також повторіть копіювання комірки A2 в A3: А10. Не звертайте уваги на дивні значення, отримані в незаповнених комірках.12
Відсортуйте рядки по пріоритету. Виберіть кількість рядків діапазон A1: До відповідне вашим даними. Потім натисніть на «Сортувати дані".13
Збережіть свою таблицю «пріоритетів», включаючи дату поновлення.14
Відзначайте завершення завдання. По мірі виконання завдань, відзначайте осередок завершеною в колонці «Дата завершення». Запам`ятайте комбінацію CTRL-- (клавіша управління і крапка з комою) відразу введе поточну дату.15
Слідкуйте за змінами «Пріоритетів» кожен день. У таблиці наведено завдання з пріоритетами на кілька днів. На 13 липня всі завдання знаходяться ще до початку, тому вказані великі числа. 20 липня, найбільш високі пріоритети (найменші числа) утворюють групу з чотирьох завдань, в тому числі Очистити газон, яка повинна бути завершена в цей день. 21 липня її пріоритет зростає, тому що ми переходимо в період «Продовження» і 23 липня вона знову зростає, тому що термін завдання виходить за період «Продовження». Оплата рахунків також проходить через ескалації на 23-му і 25-му дні.
Поради
- Ви можете вільно додавати більше завдань, колонок і категорій.
- Якщо необхідно, оновлюйте лист кожен день.
- Розбивайте великі завдання на маленькі.
- Тримайте окремими файли Excel для сім`ї / вдома і роботи.
- = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) + 7, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Також прочитайте статті з тайм-менеджменту.
- Ви можете завантажити шаблон цієї таблиці тут: [1]
- Скопіюйте повторювані завдання на вкладку Шаблони, так щоб ви могли легко знайти і скопіювати їх знову в таблицю.
- Міняйте пріоритетність завдань щодо необхідності.
- Використовуйте автофильтр для вибору прострочених завдань (Терміновість = 1) або найбільш важливі завдання (Важливість = "A")
- Один із способів зберегти повторювану задачу оновлюваної щоразу - це ввести під назвою колонки: (У цьому прикладі приведена "П`ятниця" - "5")
- Встановіть додаткові формати на "Дата офіційного завершення", щоб вказати дати після яких терміни вимагають додаткового часу.
- Щотижня, щомісяця (або, можливо, рідше) підраховуйте кількість виконаних завдань в кожному періоді. Це тільки поліпшить вашу ефективність.
- Встановіть сьогоднішню дату (понеділок = 1, вівторок = 2, ... Неділя = 7) і перевіряйте її до кожної п`ятниці, якщо пройшов тиждень з поточною п`ятниці, додадуться сім днів. Якщо ні, то відіб`ється п`ятницю поточного тижня.
- У цьому прикладі, понеділок = 1, вівторок = 2, середа = 3, четвер = 4, п`ятниця = 5, субота = 6, неділя = 7.
- Щоб змінити формулу, наприклад, для вівторка, ми можемо побачити зі списку "Вівторок = 2", що можна замінити три 5 у формулі на 2.
Попередження
- Зберігайте список через кожні кілька сеансів для відновлення.
- Розраховані пріоритети не є порядковими числівниками. Завершення "1" пріоритетного завдання підніме в списку всі інші. Пріоритети можуть варіюватися в межах ста і не всі числа можливі. Фокус пріоритетів зазвичай між 1 і 12.
- Не хвилюйтеся, якщо у вас багато завдань - навіть прострочені на два місяці завдання залишаються в списку.
- Тайм-менеджмент вибудовується для кожного по-своєму, тому таблиця може не співвідноситися з вашими цілями і потребами. Щоденний контроль, наприклад, може виявитися занадто жорсткою умовою. Це може підійти вам і не підійти вашим друзям або навпаки.
- Замість Excel ви можете використовувати Google аналог, що дозволить вам керувати списком з будь-якого місця.