Як управляти життєвими пріоритетами через Excel

Виписувати важливі цілі або завдання на аркуші дієво, якщо ви в змозі завершити їх до вечора. Враховуючи великий потік вхідних задач на роботі чи вдома, багато переносяться на наступний день (тиждень, місяць). Ця таблиця в Excel допоможе вам стежити за термінами виконання і управляти пріоритетами завдань відповідно. За 20 хвилин нижченаведені кроки покажуть більш ефективний спосіб управління своїми пріоритетами ніж простий аркуш паперу.

Кроки

  1. Як управляти життєвими пріоритетами через Excel

    1

    `Створіть вкладку "Головна" або "Офіс". Відкрийте новий аркуш Excel. Клацніть правою кнопкою миші на вкладці "Лист1" в нижній частині таблиці і натисніть "Перейменувати". Введіть "Головна" або "Офіс" ..

  2. Як управляти життєвими пріоритетами через Excel

    2

    Перейменуйте Аркуш2 як "Шаблон" і Ліст3 як "Крапки", повторивши Крок 1.

  3. Як управляти життєвими пріоритетами через Excel

    3

    Створіть таблицю «Важливо». На вкладці «Точки», заповніть колонки А, В і С:

  4. Як управляти життєвими пріоритетами через Excel

    4

    Визначте назву таблиці "Важливо". Виділіть діапазон A2: С7. Натисніть "Вставка" - "Ім`я" - "Визначити"
    • Вкажіть ім`я як "Важливо" і натисніть кнопку OK.

  5. Як управляти життєвими пріоритетами через Excel

    5

    Створення таблиці "Досягнень". Повторіть кроки 3, 4 і 5, щоб створити таблицю "Досягнень" в шпальтах E, F і G. Виділіть діапазон E2: G6 і дайте таблиці назву "Досяжність".

  6. Як управляти життєвими пріоритетами через Excel

    6

    Створіть таблицю «Терміновість». Повторіть кроки 3, 4 і 5, щоб створити таблицю "Терміновості" в колонках I, J і K.

  7. Як управляти життєвими пріоритетами через Excel

    7

    Введіть шапку таблиці на аркуші «Головна». Натисніть на аркуші «Головна» і вставте заголовки в 1 рядку:
    • A - Пріоритет 1 для найбільш важливих завдань, але можете виставити навпаки - 100
    • B - Назва завдання.
    • C - Важливість осередків A, B, C, D, E, F таблиці.
    • D - "Досяжність" А1: А5 таблиці.
    • E - "Терміновість" - необхідність виконання завдання до "Даті офіційного завершення".



    • F - "Дата офіційного завершення" - коли завдання має бути завершена. Зробіть її приблизною, а не фіксованою. «Днів до початку» вказує на кількість днів до завершення завдання і «Продовження» -Максимальний термін, на який ви можете продовжити її виконання. Зробити стрижку, наприклад, може мати 5 «Днів до початку», з терміном «Продовження» - 4 - це допоможе вам визначити терміни виконання цього завдання, т. Е. Записатися до перукаря і зробити стрижку рівно в позначені терміни: не раніше і не пізніше відведеного періоду.

    • G - «Днів до завершення» - за скільки до завершення завдання ви можете почати її виконання.
    • H - «Продовження» - термін, на який можна продовжити її виконання.
    • I - «Днів залишилося» -загальний період виконання завдання. Може вийти негативне число, якщо ви не завершите завдання у встановлені терміни.
    • J - «Дата завершення» - фактична дата завершення завдання.
    • K - «Коментарі» - відомості про завдання та її виконання.

  8. Як управляти життєвими пріоритетами через Excel

    8

    Введіть свій список завдань. Колонки «Пріоритет», «Терміновість» і «Днів залишилося» залиште порожніми. Вони будуть заповнені формулами.

  9. Як управляти життєвими пріоритетами через Excel

    9

    Введіть для «Днів залишилося», «Пріоритет» та «Терміновість» наведені нижче формули для рядка 2.
    • I (Днів залишилося) = F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
    • E (Терміновість) = IF (I2> G2,5, IF (I2> 0,4, IF (I2 = 0,3, IF (I2 + H2> 0,2,1))))
    • A (Пріоритет) = VLOOKUP (C2, Importance, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, Effort, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Urgency, 2, FALSE)

  10. Як управляти життєвими пріоритетами через Excel

    10

    Змініть формат комірки I2 на «числовий», клікнувши правою кнопкою миші в комірці, виберіть «формат» і встановіть у вкладці «формат» - «числовий» з 0 знаків після коми.

  11. Як управляти життєвими пріоритетами через Excel

    11

    Скопіюйте формули для «Пріоритету», «Терміновості» і «Днів залишилося», щоб заповнити залишилися клітини в кожному стовпці. Виділіть клітинку Е2 і натисніть CTRL-C. Виділіть комірки E3: E10 і натисніть CTRL-V. Повторіть копіювання осередку I2 в I3: I10. Також повторіть копіювання комірки A2 в A3: А10. Не звертайте уваги на дивні значення, отримані в незаповнених комірках.



  12. Як управляти життєвими пріоритетами через Excel

    12

    Відсортуйте рядки по пріоритету. Виберіть кількість рядків діапазон A1: До відповідне вашим даними. Потім натисніть на «Сортувати дані".

  13. Як управляти життєвими пріоритетами через Excel

    13

    Збережіть свою таблицю «пріоритетів», включаючи дату поновлення.

  14. Як управляти життєвими пріоритетами через Excel

    14

    Відзначайте завершення завдання. По мірі виконання завдань, відзначайте осередок завершеною в колонці «Дата завершення». Запам`ятайте комбінацію CTRL-- (клавіша управління і крапка з комою) відразу введе поточну дату.

  15. 15

    Слідкуйте за змінами «Пріоритетів» кожен день. У таблиці наведено завдання з пріоритетами на кілька днів. На 13 липня всі завдання знаходяться ще до початку, тому вказані великі числа. 20 липня, найбільш високі пріоритети (найменші числа) утворюють групу з чотирьох завдань, в тому числі Очистити газон, яка повинна бути завершена в цей день. 21 липня її пріоритет зростає, тому що ми переходимо в період «Продовження» і 23 липня вона знову зростає, тому що термін завдання виходить за період «Продовження». Оплата рахунків також проходить через ескалації на 23-му і 25-му дні.

Поради

  • Ви можете вільно додавати більше завдань, колонок і категорій.
  • Якщо необхідно, оновлюйте лист кожен день.
  • Розбивайте великі завдання на маленькі.
  • Тримайте окремими файли Excel для сім`ї / вдома і роботи.
  • = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) + 7, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
  • Також прочитайте статті з тайм-менеджменту.
  • Ви можете завантажити шаблон цієї таблиці тут: [1]
  • Скопіюйте повторювані завдання на вкладку Шаблони, так щоб ви могли легко знайти і скопіювати їх знову в таблицю.
  • Міняйте пріоритетність завдань щодо необхідності.
  • Використовуйте автофильтр для вибору прострочених завдань (Терміновість = 1) або найбільш важливі завдання (Важливість = "A")
  • Один із способів зберегти повторювану задачу оновлюваної щоразу - це ввести під назвою колонки: (У цьому прикладі приведена "П`ятниця" - "5")
  • Встановіть додаткові формати на "Дата офіційного завершення", щоб вказати дати після яких терміни вимагають додаткового часу.

  • Щотижня, щомісяця (або, можливо, рідше) підраховуйте кількість виконаних завдань в кожному періоді. Це тільки поліпшить вашу ефективність.
  • Встановіть сьогоднішню дату (понеділок = 1, вівторок = 2, ... Неділя = 7) і перевіряйте її до кожної п`ятниці, якщо пройшов тиждень з поточною п`ятниці, додадуться сім днів. Якщо ні, то відіб`ється п`ятницю поточного тижня.
  • У цьому прикладі, понеділок = 1, вівторок = 2, середа = 3, четвер = 4, п`ятниця = 5, субота = 6, неділя = 7.
  • Щоб змінити формулу, наприклад, для вівторка, ми можемо побачити зі списку "Вівторок = 2", що можна замінити три 5 у формулі на 2.

Попередження

  • Зберігайте список через кожні кілька сеансів для відновлення.
  • Розраховані пріоритети не є порядковими числівниками. Завершення "1" пріоритетного завдання підніме в списку всі інші. Пріоритети можуть варіюватися в межах ста і не всі числа можливі. Фокус пріоритетів зазвичай між 1 і 12.
  • Не хвилюйтеся, якщо у вас багато завдань - навіть прострочені на два місяці завдання залишаються в списку.
  • Тайм-менеджмент вибудовується для кожного по-своєму, тому таблиця може не співвідноситися з вашими цілями і потребами. Щоденний контроль, наприклад, може виявитися занадто жорсткою умовою. Це може підійти вам і не підійти вашим друзям або навпаки.
  • Замість Excel ви можете використовувати Google аналог, що дозволить вам керувати списком з будь-якого місця.