Як скласти план дій у надзвичайних ситуаціях
План дій на випадок надзвичайних подій включає в себе звід заходів, які необхідно вжити у разі великих подій, таких як відмова роботи сервера або пожежа в будівлі. План дій на випадок надзвичайних подій є письмовим керівництвом до дій, необхідним для запобігання втрати важливої інформації, а також зменшення згубного впливу події на ваш бізнес. Багато організацій і компанії, що ставлять в основу своєї діяльності якість продукції, мають плани дій на випадок надзвичайних подій не тільки для окремих систем, але й для цілих відділів.
Кроки
Написання плану дій у надзвичайних ситуаціях
1
Почніть зі створення комітету з планування дій у непередбачених обставинах і виберіть людину, яка буде очолювати цей комітет. Людина, відповідальна за план дій у надзвичайних ситуаціях, надає необхідну інформацію про навички, інструментах і базових знаннях, щоб кожен відділ міг написати свій власний план.
2
Складіть список кожного робочого процесу в кожному відділі. Наприклад, відділ нарахування заробітної плати може бути включений в план відділу кадрів.
3
Зберіть начальників відділів або старших посадових осіб і складіть список всіх ключових припущень для вашого плану на випадок надзвичайних ситуацій.
4
Розставте допущення в порядку пріоритету і вивчіть всі "якщо" і можливі негативні наслідки для вашої компанії. Вивчіть те, які тенденції, події або проблеми теоретично можуть виникнути.
5
Перерахуйте дії, які ви плануєте робити у разі виникнення непередбаченої ситуації. Як ви будете компенсувати або пристосовуватися до цих проблем, щоб зберегти прибутковість свого бізнесу?
6
Побудуйте свій план дій в позитивному ключі. Складання плану є непростим завданням, тому залучіть необхідну кількість потрібних вам людей, так як це завдання вимагатиме надання великої кількості даних.
7
Перечитайте план ще раз. Повторний огляд допомагає знайти питання, які були упущені в перший раз.- Ви зможете справлятися з непередбаченими ситуаціями в певних відділах, як тільки детально вивчіть посадові функції. Іноді непередбачені ситуації виникатимуть на рівні підрозділів, на рівні задачі, а також на рівні процесу.
8
Випробуйте свій план на випадок непередбачених ситуацій. Ви можете зробити цей тест керованим і рентабельним, шляхом проведення тестування в 4 етапи. Якщо ви зіткнетеся з вадами плану або спірними ситуаціями з приводу таких планів в інших відділах, ви можете внести поправки і повторно його випробувати.- 1 етап - Рецензія керівного складу. Керівний склад вибирає дату і час, щоб розглянути всі запропоновані плани дій і позначити людей, які добре впоралися зі своїм завданням.
- 2 етап - Міжвідомча рецензія. Вона припускає процес, коли кожен відділ розглядає плани іншого відділу. Цей етап розподіляє ресурси і визначає розбіжності.
- 3 етап - Недоліки в системі. Цей етап тестування може бути зосереджений в межах відділів. Тестування включає в себе моделювання системи та / або виявлення недоліків. Ви можете прокрутити всілякі сценарії розвитку подій, не перериваючи і не зупиняючи роботу важливого обладнання або процесів.
- 4 етап - Випробування на ділі. Ось на якому етапі ви отримаєте можливість повною мірою перевірити свій план дій в непередбачених ситуаціях. Він включає в себе короткострокову зупинку роботи, проведену в режимі реального часу.
Поради
- У число проблем і лих, які вам слід врахувати при обмірковуванні плану на випадок непередбачених ситуацій, входять стихійні лиха (повені, торнадо, землетруси), а також криза, пов`язана з вашим бізнесом. Це може бути шахрайство, вандалізм, збій роботи сервера, проблеми безпеки та юридичні питання.
- Ви зіткнетеся з деякими ситуаціями, в яких неможливо знайти прийнятне ефективне рішення. Наприклад, у випадку якщо відбудеться відключення електроживлення, а у вас не буде резервного генератора, тоді ви не зможете продовжувати здійснювати свою діяльність і будете втрачати прибуток.
