Як ввічливо говорити по телефону
Може здатися, що телефонна розмова не вимагає особливих зусиль, але слід враховувати той факт, що практика телефонного етикету є більш складним завданням.
Кроки
1
Підніміть трубку і скажіть "Алло". Якщо цей номер не ваш власний, скажіть "Алло, це будинок (прізвище). Можу я запитати, хто дзвонить?". Деякі люди вважають, що дружнього "Алло" цілком достатньо, а інші думають, що потрібно назвати адресу. Подумайте, який варіант підходить вам.
2
Постарайтеся не затримувати людину в режимі очікування. Якщо трапилося так, що ви не змогли знайти потрібного абоненту людини за 30-60 секунд, спокійно і ввічливо вибачитеся: "Вибачте, Джон зараз не може підійти. Що йому передати? Джон передзвонить вам."
3
Якщо потрібний абоненту людина недоступний, скажіть про це. Найкраще сказати так: "Він не може зараз підійти до телефону. Може бути, мені щось передати?"
4
Коли ви здійснюєте вихідний дзвінок, вкажіть своє ім`я, якщо трубку взяв не той чоловік, який вам потрібен."" Це Джейн (вкажіть характер відносин з потрібним абонентом: друг, одногрупник), чи можу я поговорити з Джоном? " Говоріть спокійним і чемним тоном.
5
Назвіться наступним чином:"Добрий день, мене звати Джейн. Джон дав мені свій номер телефону ... Я дзвоню з такого приводу ...". Так потрібно говорити в тому випадку, якщо ваш співрозмовник не знає вас.
6
Завжди закінчуйте розмову словами "Спасибі, до побачення."
Поради
- Краще питати "Чим я можу вам допомогти?", Ніж вживати фразу "Можу я вам допомогти?". Як правило, на друге питання можна відповісти впевненим "Так", після якого виникає незручна пауза. Після цього все одно доведеться перепитувати як ви можете допомогти людині.
- Коли ви приймаєте повідомлення від співрозмовника, переконайтеся в тому, що ви правильно записали його ім`я та прізвище. Запишіть номер телефону, а потім попросіть співрозмовника повторити його, щоб переконатися в правильності. Можна попросити повторити інформацію, але не більше двох разів. Ви демонструєте свою уважність і зацікавленість у тому, щоб у абонента не виникло плутанини. Ваш співрозмовник оцінить ваші старання.
- Тримайте під рукою ручку, щоб робити записи. Вкрай неввічливо просити абонента почекати, поки ви шукайте письмове приладдя по всьому будинку. Це дуже важливо, коли ви приймаєте діловий дзвінок. Ви ж не хочете, щоб вас вважали неорганізованим і легковажним людиною.
- Посмішка робить тон вашого голосу більш дружелюбним, навіть якщо мова йде про діловій розмові.
- Якщо ви телефонуєте у справах, вкажіть назву компанії, навіть якщо ви потрапили на сторонню людину. Наприклад, краще сказати "Алло, вас турбує Джош з компанії Ло Ассосіейтс". Якщо ви просто скажете "Це Джош", людина може не зрозуміти, з ким він говорить.
- Не думайте, що у всіх є визначник номера, або ваш друг дізнається вас по голосу. По телефону голос може спотворюватися.
- Якщо ви на робочому місці, вкрай важливо говорити назва організації. Після цього висловіть готовність допомогти. Приклад: "Добрий день, офіс Джона Мейєра. Чим я можу бути корисний?"
- Якщо ви здійснюєте телефонний дзвінок, найкраще відразу ж назвати мету свого дзвінка. Вкажіть ім`я людини, якій ви телефонуєте. "Це Джон Сміт. Мені потрібен Рой Джонс. Він на місці?"
- Подумайте, що можна сказати в цій ситуації. Очевидним є той факт, що ввічливість понад усе. Уявіть, що ви за обіднім столом.
Попередження
- Якщо у вас проблеми зі зв`язком, і ви не можете чітко розчути слів говорить, повідомте про цю проблему. Якщо ви говорите голосніше звичайного, візьміть до уваги той факт, що ви не повинні кричати.
- Коли ви говорите людині, що не чуєте його, не кричіть. Може бути, ваш співрозмовник чує вас нормально.
