Як вітати людей по телефону

Ввічливе вітання при піднятті трубки зробить розмову набагато приємніше, навіть якщо вам всього лише необхідно передати кому-небудь трубку. Зробіть це простіше для себе і для того, хто дзвонить, знаючи як вітати людей ефективно по телефону або мобільному.

Кроки

1
Якщо ви підходите до телефону в поспіху, подумайте, як інші почують вас. Для початку ви не знаєте, хто може бути на іншому кінці дроту - ваш майбутній бос або коханець і ваше перше враження змусить абонента відчувати менший захват від такого телефонної розмови! Пам`ятайте, що тільки гарний початок забезпечує хороший кінець. Якщо ви виявили, що вас лякають телефонні дзвінки, то поліпшите свою техніку відповідей, і ви підвищите в собі впевненість, так як ви зможете перемкнутися в важливий режим і далі розмовляти, подолавши першу нервозність. Після того, як ви достатньо раз потренувалися, ви будете почувати себе в своїй тарілці і зробите все бездоганно.
2
Знайте тон свого голосу. Не маючи можливості побачити вас, люди будуть робити висновки про вашу надійності, відповідальності і впевненості в залежності від того, як ви говорите. Якщо ви відповідаєте на дзвінок заради укладання бізнес угоди, це може бути ваш єдиний шанс справити враження на потенційного клієнта або бізнес партнера. Тон вашого голосу залежить від таких речей, як ясність і приглушеність розмови, від вашого настрою та ентузіазму, який у вас є для розмови. Ви можете думати, що ваш голос досить гучний і ясний для слухачів, але це не обов`язково так. З іншого боку кричати буде так само погано, як і бурмотіти і повалить слухача в шок. Постарайтеся тренувати ваш тон голосу з другом, який знає, для чого ви це робите. Нехай ваш друг скаже конструктивні коментарі про те, як вам краще поліпшити телефонний голос.
- Прагніть до ясного голосу, який буде досить гучним, щоб його почули, але не криком.
- Відкиньтеся назад і закиньте шию назад. Це найкраща поза для пошуку ентузіазму для телефонної розмови.
- Дотримуйтеся приємного і гостинного тони. Навіть якщо є якісь неприємності у вашому житті, не дозволяйте вплинути цьому на ваш тон, тільки якщо це не ваша мама або хтось ще, хто готовий вислухати про ваших бідах. Більшість людей захочуть почути приємний тон.
- Постарайтеся залишатися в стоячому положенні, коли відповідаєте на дзвінок. Це дозволить вам легше дихати, так як діафрагма НЕ БУДЕ сплющена, як в положенні сидячи. Стоячи, у вас буде більше енергії, і це буде відображатися у вашому голосі.
- Посміхайтеся, коли відповідаєте на телефонні дзвінки. Посмішка буде чутна у вашому голосі і буде підтримувати позитивну енергетику.
3
Перестаньте пити, жувати їжу або жуйку, коли говорите по телефону. Кожен цей звук доходить до абонента на іншому кінці дроту, і цей звук жахливий. Інших тілесних звуків, яких слід уникати при розмові по телефону, це метеоризм, відрижка, цмокання, позіхання, бурмотіння і клацання при відкритті рота. Якщо у вас немає вибору, як чхнути або кашлянути, вибачитеся і швидко прикрийте рот частиною телефону.
4
Відповідайте в найкоротші терміни. Телефон, який довго дзвонить, змушує людей задуматися, чому ви так довго на нього не відповідаєте. Коли в кінцевому підсумку ви підніміть трубку, можливо, що вони будуть несприятливо налаштовані до вас, так як вони будуть трохи нетерплячі і подумають, що ви несерйозно ставитеся до співрозмовника. Це особливо важливо в роботі або в бізнес контексті, але також і в особистому форматі, якщо, звичайно, це не сім`я, яка звикла до повільним відповідям (це не змусить їх засмучуватися).

5
Привітайте абонента, сказавши «здрастуйте». Якщо вам слід бути більш професійним, ви можете сказати «доброго ранку» або добрий день ». Уникайте слова «привіт», якщо це не неформальна обстановка, якщо не хочете звучати як дитина. Скажіть своє ім`я, а якщо ви знаходитесь на роботі, то і посаду або відділ, в якому ви працюєте.
- Банальний приклад: «Здрастуйте, мене звуть Елізабет Джонс з департаменту юридичних послуг. Чим я можу вам допомогти? ».
- Менш формальний приклад: «Здрастуйте, говорить Джеремі з резиденції Брауна». Ви можете не говорити своє прізвище, якщо не хочете. Однак, якщо ви знаходитеся серед однієї сім`ї, для того, хто дзвонить може бути це корисно, якщо він шукає конкретної людини серед всіх членів сім`ї.
- Ви можете просто сказати: «Це Х. можу я дізнатися, хто на лінії?». Або просто запишіть на автовідповідач, якщо це ваше місце проживання, що дозволяє вам говорити чітко і зрозуміло, щоб абонент міг зрозуміти, про що ви говорите.
- Якщо ви професійно приймаєте дзвінки, тоді завжди говорите «доброго ранку / день» і т.д., перш ніж називати назву компанії. Наприклад: «Доброго ранку, це Марк, ви подзвонили в місцеву пошту. Чим я можу вам допомогти? ». Люди завжди пропускають невеликий шматок, який ви говорите спочатку, тому якщо ви назвете назву перед вітанням, наприклад: «місцева пошта, здрастуйте», абонент буде не впевнений, що набрав правильний номер і перепитає, що робить вашу роботу непрофесійною і може дратувати клієнта.
- Якщо абонент - це людина, яку ви не чули якийсь час, спокійно можете висловити свою радість від дзвінка після такого довгого часу. Тим не менш, не змушуйте їх відчувати так, немов вони винні, що так довго не дзвонили.
6
Слухайте ввічливо і уважно прохання абонента. Протягом цього короткого часу, ви зрозумієте, чи хоче людина з вами розмовляти, чи варто продовжувати розмову формально чи неформально або треба вам передати повідомлення або трубку іншій людині. Під час цього моменту будьте ввічливі і не перебивайте. Якщо інша людина не назвав своє ім`я або вам воно не ясно, не забудьте уточнити на цьому ранньому етапі. Щось на кшталт «я перепрошую, але не розчув вашого імені, мадам» має спрацювати.
- Якщо ви зайняті, і телефонний дзвінок перервав вас, ви дійсно не повинні розмовляти. Відповідаючи на телефонний дзвінок, ви говорите про те, що можете говорити, навіть якщо це всього кілька хвилин. Ніколи не кажіть комусь, що ви дуже зайняті, щоб зараз говорить- нехай це зробить автовідповідач або пошта, особливо, якщо ви розмовляєте по другій лінії. Відповідь на дві лінії відразу може викликати плутанину між абонента. А роздратування, яке буде передаватися через ваш голос, буде неввічливим, і змусить людину відчувати себе ніяково.
- Ніколи не відповідайте на дзвінок, щоб показати свою важливість і значимість абоненту. Якщо жорстко відповісти «Я зараз на важливій зустрічі і не можу відповісти на ваш дзвінок», звучатиме грубо. Такий виклик треба просто ігнорувати.
7
Якщо вам необхідно поставити виклик на очікування, скажіть про це ввічливо. І так, ставте виклик на очікування, якщо у вас дійсно немає вибору. Деякі люди почнуть говорити про свої проблеми, перш ніж у вас буде шанс втрутитися, в цьому випадку залишайтеся ввічливими і скажіть, що ви чули їх прохання, і що вам треба відповісти на виклик людини, який пов`язаний з їх проханням. Якщо ви хочете попросити їх почекати, скажіть щось на зразок «чи можу я вас поставити на утримання на один момент або мені краще вам передзвонити, а не сленгом сказати« повисіть на трубі, я ща до вас повернуся ».

8
Залиште зрозуміле і чітке повідомлення на автовідповідач або на голосову пошту. Ваш автовідповідач і голосова пошта є формою вітання, також як і пряму відповідь на дзвінок. Будьте дуже обережними з повідомленнями, які залишаєте на автовідповідачі. Не залишайте нічого спотвореного, бормочущего або дезорієнтуючі, наприклад, дурного жарту, яку зрозуміють тільки ваші друзі. Залиште лаконічне, ясне, дружелюбне повідомлення, яке залишить абоненту обіцянку, в якому говориться, що ви обов`язково зв`яжетеся з ним якомога швидше.
- Милі, веселі і галасливі повідомлення на голосовій пошті або на автовідповідачі можуть здатися плоскими, так як тільки ваша сім`я і друзі вважають їх смішними. Для потенційного клієнта, роботодавця, судді і т.д. такі повідомлення це показник незрілості і несерйозності.

Продовження і кінець розмови

Хоч це і не є частиною вітання, зберігати приємний тон привітання протягом усієї розмови важливо для успішного результату розмови і з`єднання кожного виклику.

1
Після того, як зухвалий сказав, що йому треба, назвіть його ім`я, щоб показати, що ви його слухали і повторіть все, що необхідно уточнення. Продовжуйте розмову, вставляючи його ім`я, щоб підтримувати людський контакт приємним. Продовжуйте уважно слухати і робіть замітки, якщо це необхідно. Задавайте питання, якщо щось не ясно.
2
Закінчите розмову на приємній ноті, навіть якщо розмова вам не сподобався з якоїсь причини. Скажіть щось на зразок «було дуже приємно з вами поговорити, Джейн». Прислухайтеся до реакції і не надто поспішайте повісити трубку.

Поради

Деякі дзвінки можуть відбуватися в галасливих місцях або з поганим зв`язком. Будьте готові сказати, що вам важко чути і слухайте уважно і відповідайте чітко у відповідь. Можливо, вам доведеться попросити передзвонити їм, в надії на більш гарний зв`язок, або зв`язатися з ними пізніше, коли буде не так шумно.
Якщо це особистий дзвінок, і ви виявили, що з`являються паузи і вам нема чим їх заповнити, розкажіть про те, що трапилося з вами на роботі, в школі, під час занять спортом або хобі. Задавайте питання абоненту, якщо ви не знаєте, що ще сказати. Не кажіть тільки про себе!
Якщо у вас є діти, знайдіть час, щоб навчити їх відповідати на дзвінки відповідально і впевнено. Навчіть їх, яку інформацію можна говорити, і про те, як приховати той факт, що батьків немає вдома, коли вони підняли трубку.
Знайте з ким ви говорите, і ведіть себе і розмовляйте відповідно.
Бізнес дзвінки часто розуміють повторення одного і того ж знову і знову для кожного дзвінка. Якщо це допоможе, напишіть кілька різних способів сказати одну і ту ж інформацію, чергуючи її при розмові. Говорити одну і ту ж інформацію протягом декількох годин змусить вас звучати байдуже, немов плівка із записом, і як би ви не старалися, якщо ви будете не зацікавлені в дзвінку, партнер не буде зацікавлений у вашому бізнесі. Притримуйте розмова свіжим.
Якщо ви відповідаєте на телефонні дзвінки для робочих цілей, і ви повинні дати інформацію, таку як адреси, сайти, поштові адреси і т.д., тримайте всю інформацію перед собою, так щоб ви змогли сказати все швидко і точно, а не панікувати і губитися в порожніх бланках.
Гарна ідея тримати телефон подалі від шумів, таких як пральна машина, посудомийна машина, телевізор, принтер, копіювальний апарат, галасливих колег, кричущих дітей, і т.д. Якщо це неможливо, то переберіться в тихе місце.
Дізнайтеся, що ви збираєтеся сказати, перш ніж відповісти на дзвінок. Допомогти подолати переляк від відповіді на телефонний дзвінок, не знаючи, хто дзвонить, зможе підготовлена стандартна мова, вивчена напам`ять (або перевіривши номер телефону, якщо він не прихований).

Попередження

Ніколи не розмовляйте з босом, клієнтом або сановником, немов вони ваші друзі. Ведіть себе найкращим чином і використовуйте кращий мову.
Ніколи не ставте нікого на утримання, не попередивши їх.
Якщо це не друзі, уникайте сленгу, кажучи по телефону. Його занадто просто неправильно витлумачити.
Намагайтеся не кидати трубку занадто швидко. Може здатися, що виклик був закінчений занадто різко.
Є цілий ряд речей, які не можна робити протягом телефонної розмови, включаючи бурмотіння, створення шуму, бурчання, сопіння або зітхання, позіхання, і є дуже грубими. Ніколи не йдіть в туалет при розмові по телефону (абонент може визначити змиваються звуки), не друкуйте і не пишіть, якщо розмова важливий, оскільки абонент може почути звук і зрозуміє, що вся увага йде не йому.

Що вам знадобиться

Запити інформації, якщо необхідно