Як навести порядок в шафі з документами
У більшості людей на роботі чи вдома є хоча б один шафка або картотека для зберігання документів. І, як правило, багатьом не подобається панує там порядок (точніше, безлад). Але навіть найстрашніші завали з паперів і документів можна легко впорядкувати, скориставшись порадами з цієї статті. Одночасно ви позбудетеся від скупчився сміття, і потрібні папери буде легко знайти.
Кроки
1
Подумайте, яка система вам підійде. Можливо, вам достатньо зберігати в одному ящику рахунки, в іншому - податкову інформацію, в третьому всі інші папери.
2
Перегляньте кожен ящик окремо, одночасно складаючи список його вмісту. Якщо папери вже складені в файли чи папки, перепишіть їх назви та вміст.
3
Звільніть велику поверхню (наприклад, робочий стіл), щоб виконати попередній огляд і сортування всіх документів, які розсіяні по окремо. Складайте їх у пачки з урахуванням того, як би ви хотіли розсортувати вміст картотеки (окремо рахунки за кредитами, квитанції про витрати і так далі). На цьому етапі непогано відкласти в сторону старі документи, щоб знищити їх або перемістити в архів / макулатуру.
4
Закінчивши етап сортування, поновіть свою первісну систему, додавши в неї з`явилися категорії.
5
Тепер перегляньте перелік документів, і подумайте, яка система систематизації підійде найкраще особисто для вас, для офісу або для будинку. Наприклад, робочі документи можна сортувати за проектами або відділам, а особисті папери - за типом рахунків. Не забувайте, що кожну окрему категорію можна сортувати за місцях / роках.
6
Створіть новий список файлів і папок, щоб підготувати для них підписи. Записуйте кожен ящик на окремому аркуші. З лівого боку аркуша записуйте категорії (Зазвичай це сортувальні листи, що розділяють окремі відділи), а з правого - індивідуальні папки, відносяться до кожної категорії (це можуть бути пластикові файли або тонкі татка з документами). Наприклад, у категорії «Кредитні рахунки» можуть бути папки «MasterCard», «Visa», і «Gas Card», або ж ви зробите загальні папки, відсортувавши рахунки по роках «2005», «2004», і так далі.
7
Переконайтеся, що у вас є все необхідне. Знадобиться набір картотечних роздільників і упаковка тонких папок / файлів, і все окремі категорії повинні бути акуратно підписані, щоб упорядкувати всі документи. Зайдіть в найближчий магазин канцтоварів, щоб вибрати все необхідне відповідно до передбачуваної системою картотеки.
8
Підготуйте назви папок, використовуючи друковані літери (простіше набрати текст на комп`ютері і роздрукувати). Наклейте назви на папки і картотечні роздільники.
9
Пройдіть по всім скриньках окремо, замінюючи старе вміст новими категоріями. Потім потрібно дістати всі папери зі старих папок і перекласти їх у нові відповідно вашій системі. Аналогічну процедуру слід виконати з окремими документами (категорія «різне»).
10
Підготуйте для кожного ящика назву, яка відповідає його вмісту. Тепер можете викинути старі папки, жахає вас. Поздоровлення, ви успішно впоралися!
Поради
- Будьте терплячі, особливо спочатку, коли важко знайти потрібні документи або запам`ятати систему сортування. Щоб полегшити завдання, можете роздрукувати і прикріпити на шафу перелік категорій / папок.
- Розробляючи свою систему організації картотеки, подумайте, наскільки часто використовуються ті чи інші документи. Найбільш затребувані папки потрібно помістити в передній частині ящика або в іншому легкодоступному місці. Непогана ідея - виділити окремий ящик для поточних проектів.
- Не бійтеся використовувати різні системи організації документів. Домашній кабінет не повинен повторювати офісну картотеку.
- Ці ж кроки можна застосувати для організації комп`ютерних каталогів і файлів!
- Щоб підтримувати порядок, не обов`язково складати по папках всі документи. На робочому столі можна поставити кілька відкритих поличок-треїв. Достатньо раз на тиждень спустошувати їх, переміщаючи застарілі документи у картотеку / шредер.
- Щоб не заплутатися з тим, звідки була взята якась папка, напишіть під основним назвою каталожну категорію, використовуючи для цього шрифт меншого розміру. У деяких комп`ютерних програмах для організації картотек така опція передбачена відразу.
Попередження
- Коли потрібно відправити у картотеку новий файл, не поспішайте класти його в перший-ліпший ящик. Задумайтесь на мить і вирішіть, де у вашій системі краще зберігати такі документи, і покладіть папку саме туди.
- Коли окремих документів стає надто багато, не поспішайте рассовать їх у нові папки без усякої системи - це прямий шлях до хаосу і дезорганізації. Подумайте і перевірте, чи не створені у вашій системі категорії для таких документів?
