Як написати заявку

Вміння писати хороші заявки - це дуже корисний навик в багатьох сферах: від навчання, до управління бізнесом або, наприклад, геології. Мета кожної заявки - проінформувати про свої наміри компетентних людей і отримати їх підтримку. Якщо ваша заявка приверне увагу тих, хто приймає рішення, то вони затвердять ваш план або пропозицію. Знаючи, як написати переконливу, залучає увагу заявку, ви зможете досягти успіху в багатьох сферах.

Кроки

Метод 1 з 2: Сплануйте вашу заявку

1. 

   1

   Визначте проблему і її рішення. Все має бути дуже просто. З якою проблемою ви маєте справу? Як би ви її вирішили? Викладіть все настільки коротко (і реалізовується), наскільки можливо.
   • Ваша заявка повинна розкривати проблему «і» пропонувати рішення, здатне переконати незацікавлених, скептично налаштованих читачів підтримати його. Вам може попастися непроста аудиторія. Рішення, яке ви пропонуєте логічне і здійсненне? Скільки часу вам потрібно на його реалізацію?

2. 

   2

   Подумайте про свою аудиторію. Для початку - що це за люди? Обов`язково подумайте про тих, хто буде вас слухати, що вони вже можуть знати або чого не знають про тему вашого виступу, перш, ніж почати писати.
   • Що ви хочете запропонувати аудиторії у своїй заяві? Яке загальне відчуття повинно залишити вашу пропозицію у слухачів?
   • Відкоригуйте тон вашого виступу, щоб він максимально відповідав очікуванням і побажанням аудиторії. Що вони хочуть почути? Як найкраще «пробитися» до них? Як можна допомогти їм зрозуміти те, що ви намагаєтеся сказати?

3. 

   3

   Не забувайте про стиль. Залежно від суті вашої заявки і від того, хто буде її читати, постарайтеся оформити ваш лист у певному стилі. Чого вони чекають? Чи зацікавлені вони в цьому питанні?
   • Подумайте над тим, яку кількість професійного жаргону ви можете використовувати. Чим краще читачі розбираються в конкретному питанні, тим більше можна використовувати спеціалізованої лексики.
   • Що зробить вашу мову переконливою? Чи дозволяє тема вашої заявки говорити про ідеали, світовому розумі, з деяким пафосом? Намагаючись торкнутися емоції читачів, залишайтеся при цьому переконливими і використовуйте тільки факти.

4. 

   4

   Напишіть план. Він не ввійде в остаточний варіант заявки, але допоможе вам організувати ваші думки. Перш, ніж почати, переконайтеся, що ви знаєте все стосуються справи деталі.
   • Ваш план повинен включати в себе суть проблеми, ваш варіант її рішення, як ви плануєте втілити це рішення, чому запропонований вам варіант - кращий з можливих і висновок. Якщо ви вносите адміністративну заявку, то обов`язково включіть аналіз бюджету та організаційні деталі.

Метод 2 з 2: Написання вашої заявки

1. 

   1

   Почніть з впевненого вступу. В ідеалі, ви повинні зачарувати свого читача, «зловити його на гачок» з перших слів. Зробіть свою заявку максимально змістовною і корисною. Дайте читачам трохи довідкової інформації, щоб ввести їх в курс справи, а після цього викладіть суть своєї пропозиції.
   • Якщо ви володієте якимись неспростовними фактами, які можуть пояснити, чому питання потребує якнайшвидшого вирішення - з них і слід почати. Що б це не було, завжди краще починати з констатації достовірного факту, а не висловлювання думок чи припущень.

2. 

   2

   Обрисуйте проблему. Після вступу ви перейдете до основної частини, до самої суті вашої роботи. Саме тут ви повинні розкрити проблему, всебічно розглянути питання. Якщо читачі не знайомі з усіма обставинами - проінформуйте їх.
   • Зробіть акцент на тому, чому вашу проблему потрібно вирішувати і чому це варто робити якомога швидше. Як позначиться на читачах її ігнорування? Які це може мати наслідки? Обов`язково дайте відповідь на всі питання, вдаючись до результатів досліджень і фактам. Використовуйте тільки заслуговують довіри джерела.

3. 

   3

   Запропонуйте варіанти вирішення. Це, безсумнівно, найважливіша частина вашої заявки. Власне кажучи, це і «є» ваша заявка. Щоб ця частина вийшла переконливою, зверніть увагу на такі моменти:
   • Надайте своєму проекту масштабність. Наприклад: "Краще розуміння поведінки тунця дозволить нам створити всеосяжну стратегію управління та забезпечити консервованим тунцем майбутні покоління."
   • Дочитавши документ до кінця, ваші читачі повинні переконатися в тому, що ви можете ефективно вирішити проблему. Буквально кожне ваше слово має бути або про проблему, або про шляхи її вирішення.
   
   
   
   • Не розраховуйте, що аудиторія буде на вашому боці. Мета вашої заявки в тому, щоб переконати їх прийняти вашу сторону. Не будьте занадто впевнені в тому, що вони з легкістю повірять вам. Коли пишете заявку, постарайтеся поставити себе на місце того, хто буде її читати.
   • Проведіть максимум досліджень для вашої заявки. Чим більше прикладів і фактів ви зможете надати аудиторії - тим краще, це буде набагато переконливіше. Уникайте спокуси виходити з власної думки, краще покладайтеся на результати ретельних досліджень інших.
   • Якщо ваша заявка не підтверджує того, що запропоноване рішення працює, значить, це не правильне рішення. Якщо ваш варіант вирішення здається нездійсненним - відмовтеся від нього. Також, подумайте про наслідки вашого варіанту вирішення проблеми. Якщо є така можливість - зробіть попереднє тестування і внесіть необхідні корективи в свою пропозицію.
   • Переконайтеся, що ваш варіант вирішення проблеми раціональний з фінансової точки зору. Перш, ніж пропонувати свою ідею компанії або приватній особі, візьміть до уваги бюджет. Якщо вони не можуть собі це дозволити - ваша заявка не має сенсу. Але навіть якщо вони цілком можуть собі це дозволить, все одно потрібно аргументувати, чому саме ваша пропозиція варто їх часу і грошей.
   • Вкладіть точний графік виконання пропонованих робіт. Коли ви плануєте приступити до виконання свого проекту? З якою швидкістю він буде розвиватися? Як кожен крок буде пов`язаний з подальшим? Чи можна деякі речі робити одночасно? Ваша уважність до найдрібніших деталей підвищить рівень довіри до вас з боку замовників і заспокоїть їх.

4. 

   4

   Зробіть короткий висновок. Воно має перегукуватися зі вступом і послідовно пов`язувати воєдино головні моменти вашого послання. Якщо можливі наслідки відхилення вашої заявки - скажіть про них. Залиште аудиторію перед відкритим питанням. І, звичайно ж, подякуйте їх за приділену вам увагу і час.
   • Якщо у вас є додаткові матеріали, обсяг яких не дозволяє розмістити їх в заявці, то ви можете включити їх у вигляді додатку або виписки. Але пам`ятайте про те, що занадто об`ємний документ може відлякати читачів. Якщо у вас є сумніви щодо необхідності цих документів - краще відмовтеся від їх надання.
     • Якщо у вашій заявці два і більше додатки, позначте їх літерами A, B і т.д. Так можна позначити таблиці, копії статей, листи підтримки і т.п.

5. 

   5

   Перевірте документ. Поставтеся до написання, редагування та оформлення заявки з особливою педантичністю. Перевірте, щоб все було викладено чітко і послідовно, попросіть ще кого-небудь прочитати і внести корективи, переконайтеся, що вся інформація представлена в привабливою і цікавою формі, все розкладено по поличках і має пряме відношення до розглянутого питання.
   • Попросіть ще одну людину (а краще двох) переглянути вашу роботу. Вони можуть звернути увагу на те, що ви випустили з уваги. Це можуть бути пункти, які ви не розкрили повністю або питання, на які ви не дали відповідь.
   • Обов`язково перевірте граматику, правопис і пунктуацію! Будь-яка помилка завдасть шкоди вашій репутації і знизить шанси того, що вашу заявку схвалять.

Поради

• Слідкуйте за тим, щоб ваші ідеї не загубилися за купою непотрібних слів.
• Використовуйте мову, зрозумілу для всіх. Віддавайте перевагу коротким реченням, які зрозумілі і відносяться до суті питання.
• Будь-яке обговорення фінансових або інших ресурсів повинно бути обережним і відображати реальну цифру необхідних витрат.

Sources Citations

1. ^ https://dailywritingtips.com/how-to-write-a-proposal/
2. ^ https://class.georgiasouthern.edu/writling/professional/TechWrite/2-1/glisson/
3. ^ https://orsp.umich.edu/proposals/pwg/pwgcomplete.html