Як почати лист

Правильно написаний лист змусить людей сприймати вас всерйоз, але якщо воно буде написано погано, не варто розраховувати на відповідь. Чи пишете ви супровідний лист при влаштуванні на роботу, лист другові або електронного листа колезі, у всіх текстах має бути гарний початок, який зацікавить читача, завдяки чому він захоче дочитати все до кінця. Навчіться звертатися до одержувачу, починати лист цікавими фразами, грамотно формулювати введення, і люди стануть із задоволенням читати ваші листи.




Почніть лист

  1. 1

    Вирішіть, кому ви пишете. Особисте привітання відразу ж привертає увагу людей і доводить, що ви не полінувалися з`ясувати, до кого саме вам потрібно звернутися.
    • Якщо ви пишете супровідний лист до резюме чи будь-яке інше ділове лист, з`ясуйте, хто буде його читати. Зазвичай нескладно знайти ім`я фахівця за наймом або менеджера, який займається підбором персоналу. Якщо цієї інформації немає в інтернеті, можете зателефонувати і дізнатися, кому вам належить писати.
    • Найкраще уникати позначки "відповідальному менеджеру". Таке начало не висловить особисту зацікавленість і не справить ніякого враження на читача, в результаті чого ваш лист загубиться серед таких же безликих послань.
      • Уявіть, що ви шукаєте співробітників і отримуєте два лист: одне починається із загального вітання, а в другому вказано ваше ім`я. Хто, на вашу думку, виконав більше роботи, хто дійсно хоче отримати цю посаду?

  2. 2

    Якщо вам не вдалося знайти ім`я людини, не турбуйтеся. Іноді таку інформацію навмисно тримають у таємниці. У такому випадку буде достатньо вказати, в який відділ слід направити ваш лист.
    • Якщо ви пишете рекомендаційний або діловий лист комусь за межами компанії, чийого імені ви не знаєте, можете опустити цю вступну фразу і перейти до привітання.

  3. 3

    Постарайтеся звернутися до людини особисто. Якщо ви знаєте, кому ви пишете, краще всього почати так: "Добрий день, [ім`я людини]". Всі листи слід адресувати певній людині.
    • Якщо ви пишете якогось важливого людині (наприклад, чиновнику, вченому, відомому релігійному діячеві), вам варто використовувати традиційну форму вітання.
      • Наприклад, якщо ви пишете рабину, почніть лист з "Шановний раббі [прізвище]". Якщо ви спрямовуєте лист президенту, почніть з "Пане Президент".
      • Зазвичай посади не вказуються у вітанні. Наприклад, фраза "Шановний пане виконавчий директор [ім`я / прізвище]" звучить безглуздо. Судді є винятком.

  4. 4

    Перевірте написання імені та прізвища людини, до якого ви звертаєтеся. Помилка в імені розцінюється як неповага.
    • З особливою увагою поставтеся не тільки до іноземних іменах, а й до звичних іменах, де можна допустити помилку через неуважність. Наприклад, Інна та Інеса або Анжела та Анжеліка - це різні імена.
    • Не плутайте посади людей - це теж розцінюється як неповага.

  5. 5

    Почніть лист з цікавою фрази, яка приверне увагу читача. Перше речення задає тон і настрій всьому листу. Уявіть, що ви на риболовлі. Перший рядок - це ваша наживка. Вам потрібно захопити читача і зацікавити його собою цій першим рядком.
    • Якщо ви пишете супровідний лист до резюме, вам потрібно написати щось таке, що виділить вашу заявку на тлі нескінченної кількості конкурентів. Спробуйте описати унікальні і найважливіші ваші досягнення, тому що так читаючому буде цікаво дізнатися, що ще ви вмієте.


    • Не використовуйте в ділових листах розмовні фрази. Мистецтво написання листів на увазі вибір відповідних слів до кожної ситуації. Пам`ятайте: одержувач напевно читає величезна кількість листів, схожих на ваше, тому постарайтеся виділитися!
    • Відмовтеся від фраз "Мене звати ...", "Я пишу цей лист, тому що ..." або "Я вирішив написати вам, так як ...". Вони надмірні, тому що ваше ім`я вже є в підписі, а причина, по якій ви пишете, очевидна.

  6. 6

    Назвіться в першому абзаці. Весь абзац повинен бути продовженням яскравою і такою, що запам`ятовується першої фрази. Дуже часто всього однієї фрази достатньо.
    • Постарайтеся зацікавити читача в собі в першу абзаці. Ця частина листа - це зразок вашої роботи: якщо читачеві не сподобається перший абзац, він не стане дочитувати листа до кінця. Зробіть початок потужним! Якщо ви пишете супровідний лист, не починайте описувати свої досягнення в хронологічному порядку - краще відразу переходите до найбільших, інакше читає може до них і не дійти.
    • Якщо ви пишете ділове або супровідний лист, в першому ж абзаці поясніть, що ви можете зробити для роботодавця і чому ви вирішили написати саме в цю компанію.
      • Не варто починати з фрази "Я досвідчений заводський працівник, а особливо добре мені вдається робота з токарним верстатом" - вона здасться банальною і неінформативної. Краще сформулюйте думку так: "Мій багаторічний досвід дозволить мені якісно виконувати замовлення у вашому магазині і надавати клієнтами послуги, пов`язані з обробкою металів на токарному верстаті". Ця фраза дозволить вам апелювати до потреб роботодавця.

  7. 7

    У першому абзаці вкажіть на вашу зв`язок з читаючою. Це особливо важливо, якщо мова йде про ділових листах, оскільки у одержувачів листів зазвичай мало часу на читання кореспонденції. У першому абзаці слід пояснити, навіщо ви пишете і хто ви. По можливості згадайте будь-які попередні домовленості і розмови, щоб освіжити їх у пам`яті читача. Можна вказати, хто порекомендував вас. Вкажіть свої досягнення, але не хваліться.
    • Ось приклад хорошої фрази: "Я пишу в продовження нашої розмови 20 червня про договір на будівництво моста". У ній пояснюється, чому ви пишете лист. Такі фрази допомагають читачеві, бо в них можуть бути вказані особливості контракту і його умови, завдяки чому ваш лист стає продовженням бесіди, а не просто випадковим посланням, вирваним з контексту.
    • Говорите по справі. Ні в однієї людини не буде часу, щоб прочитати простирадло тексту. І навіщо взагалі примушувати людину до надлишкової роботі, якщо вам від нього щось потрібно?
    • Постарайтеся зробити перший абзац коротким і простим, не забуваючи про цікаві деталі. Якщо це здається вам занадто складним ... що ж, саме тому написання листів - це мистецтво!

Поради

  • Відмовтеся від вітань, якщо мова йде про регулярні і неформальних листах. До таких листів належить листування всередині компанії, особисті листи, пам`ятки та доповідні записки, а також формальні звіти.
    • Лист - це не те ж саме, що звіт, пам`ятка або навіть відкритий лист, оскільки воно адресоване комусь особисто. Якщо ви пишете великої групи людей, щоб попросити їх зробити щось або повідомити про якийсь робочому питанні, вам слід змінити формат.
  • Якщо ви посилаєте важливий лист, збережіть копію. Можливо, копія буде потрібно вам як доказ того, що ви послали лист, або тому, що лист дуже важливе, або через те, що вам просто подобається, яким воно вийшло. Як би там не було, як тільки ви відправите лист, ви вже не отримаєте його назад.
  • Відсутність формальності - це палиця з двома кінцями: вона може виділити ваш лист на тлі інших або все зіпсувати. Неформальний тон дозволить вам зрозуміліше висловити свої думки, проте його також можуть сприйняти як непрофесіоналізм і фривольність. Все залежить від одержувача. Якщо ви не знаєте, хто буде читати ваш лист, намагайтеся зробити тон більш стриманим.
  • Здатністю коротко описати найважливіше володіють деякі, особливо в діловому світі. Якщо ви влаштовуєтеся на роботу, вміння писати стисло і по справі дозволить вам пройти першу перевірку на етапі читання резюме. Приділяйте таких листів якомога більше уваги і не забувайте про важливі деталі (вітання і правильна форма звернення).