Як організувати систему зберігання документів
Існує кілька способів створення картотеки. Вибір залежить від ваших потреб і предпочитаемого методу пошуку.
Кроки
1
Розгляньте переваги алфавітної системи зберігання. Алфавітна система відмінно працює, якщо ви сортуєте імена людей, авторів, назви фільмів і книг і т.д. Якщо ви використовуєте прості для пошуку імена документів, алфавітна система буде для вас, мабуть, найбільш зручною і простий у використанні.
2
Використовуйте поділ за темами. Якщо ви вчитеся або працюєте з певним набором предметів, поділ за темами може бути вельми зручно для пошуку інформації. Наприклад, якщо ви вивчаєте право, ваші документи можуть бути розділені за назвами предметів: конституційної право, адміністративне право, міжнародне право і т.д.3
Розділяйте предмети за частотою використання. Це добре працює з паперами, які ви використовуєте постійно. Ця система добре працює в поєднанні з іншого, наприклад, алфавітній. Розміщуйте найбільш часто використовувану інформацію компактно в тому місці, звідки її буде просто і швидко дістати, наприклад, в передній частині ящика для паперів.
4
Спробуйте числову систему. Така система добре підходить для роботи з числами або датами. Наприклад, якщо ви працюєте з рахунками, чеками, подіями, числова система допоможе витягувати інформацію дуже швидко. В рамках неї можна робити окреме поділ по місяцях і роках. Для людей, що використовують числа в якості способу ідентифікації документа, наприклад, працюють з медичними паперами, правовими документами, судовими протоколами і т.д. числова система буде дуже практичним методом пошуку інформації в картотеці.
5
Використовуйте кольору. Такий креативний підхід буде корисний людям з хорошою візуальною пам`яттю. Використання колірного коду може допомогти при створенні перехресних посилань на різні проекти.
Поради
- Дані принципи корисні в тому числі і для комп`ютерних систем зберігання даних.
- Використовуйте покажчики для даних, розташованих не за алфавітом. Покажчики повинні бути організовані в алфавітному порядку, щоб дані можна було швидко знайти. Покажчик варто поміщати в передній частині сховища документів.
- Почніть з перебирання і сортування ваших паперів, в процесі чого слід відзначати паперу для подальшої категоризації.
- Також слід мати окреме місце для документів, які не входять ні в одну з наявних категорій.
Що вам знадобиться
- Картотечні таблиці
- Папки для документів
- Ящики для зберігання папок
