Як підготувати пропозицію керівництву
Причини підготовки пропозиції керівництву різноманітні. Метою може стати оптимізація процесів, введення нових заходів щодо забезпечення безпеки, збільшення прибутку або економія матеріальних засобів. Виклад пропозиції в письмовій формі вимагають певної підготовки, тобто збору інформації, її організації, консультацій з компетентними особами. Нижче наведено поради щодо складання пропозиції керівництву.
Кроки
Складання своєї пропозиції керівництву
1
Оцініть поточну ситуацію, проблеми, питання, які потребують вирішення. Це можуть бути не раціональні, завищені витрати, тривалий виробничий процес, кадрова текучка, невдоволення клієнтів.
2
Поясніть керівництву суть вашої пропозиції. Це може бути, наприклад, виключення недоцільних ланок з виробничого процесу, створення нового продукту або введення додаткових заходів щодо забезпечення безпеки.- Викладіть шляхи виконання запропонованих вами перетворень. Наприклад, для підвищення рівня інформаційної безпеки в організації необхідно впровадження обов`язкової внутрішньої програми сертифікації та проведення курсу навчання персоналу інформаційної безпеки.
- Визначте конкретні кроки щодо втілення вашого плану в життя. Перерахуйте кроки в порядку їх черговості. Наприклад, керівництво повинно зрозуміти суть нового процесу, закупити нове обладнання, найняти персонал, що володіє необхідною кваліфікацією.
- Прикладіть до пропозиції список необхідного обладнання, перерахуйте ресурси та матеріали, які знадобляться для реалізації вашого плану. Можливо, буде потрібно придбати нове програмне забезпечення, переглянути програму підготовки фахівців або модернізувати технічне оснащення.
3
Вкажіть конкретні переваги від реалізації вашої пропозиції. Вашою метою може стати підвищення рівня ефективності, зниження виробничих витрат, збільшення обсягу продажів або досягнення задоволеності співробітників.- Для початку продемонструйте керівництву потенційну вигоду. Грунтуючись на своїх знаннях про потужність вашої організації та її цілей, підкресліть можливі вигоди від реалізації вашої пропозиції і зіграйте на користь керівництва. Наприклад, якщо результатом вашого нововведення стане збільшення прибутку компанії або задоволення інтересів співробітників, ваша організація буде зацікавлена у втіленні вашої ідеї в найкоротші терміни.
- Подайте інформацію про вигоди в цифрах. Якщо вашою метою є економія коштів компанії, то покажіть суму збережених грошей за певний відрізок часу. Якщо ви хотіли б прискорити виробничий процес, то порахуйте кількість зекономленого часу.
- Будьте реалістичні й прагматичні при описі потенційних вигод. Анонсування занадто амбітних фінансових перспектив або обіцянку неймовірною економії коштів позбавить вашу пропозицію кредиту довіри.
4
Подумайте, які у керівництва можуть виникнути заперечення у зв`язку з вашою пропозицією і підготуйтеся до аргументованого перевихованню. Наприклад, якщо ваша компанія вже має негативний досвід створення нового продукту, то вам належить пояснити керівництву, чому ваша товарна ідея матиме попит.- Включіть в свою пропозицію статистичні дані і необхідну для підкріплення ваших аргументів, документацію. Проведіть маркетингові дослідження, а також аналіз практичних прикладів.
5
Попросіть колег, яким можна довірити перегляд вашої пропозиції. Підберіть співробітників з відповідних відділів та експертів, знайомих з тонкощами процесу або заходів, які ви хочете ввести і попросіть їх висловити свою думку про вашу пропозицію.
6
Відредагуйте свою пропозицію і включіть в нього тільки найважливіше. Уникайте словоблудства і відступу від теми пропозиції, бо це лише заплутає читача.
7
Перевірте ваш документ. Пропозиція, написане без помилок, легше читається, і дозволяє сфокусуватися на описаної в ньому ідеї.
