Як виступити з хорошою презентацією, якщо на підготовку майже немає часу
Вас попросили зробити імпровізовану презентацію - виступити тут і зараз з промовою, на підготовку якої у вас є 5 хвилин. Що робити? Практикувати піонерську мантру "будь готовий - завжди готовий" і вразити своїх слухачів потужним виступом. Дотримуйтесь нижчевикладеним крокам, заснованим на "правило трьох", і проведіть відмінну імпровізовану презентацію.
Кроки
1
Згадайте, коли востаннє перед вами виникала необхідність виступити перед аудиторією. Коли в останній раз вас просили "коротко розповісти" про поточний статус проекту "приблизно через годину"? Вам коли-небудь доводилося попотіти, виступаючи перед негативно налаштованою публікою з пропозицією розглянути більш позитивний підхід до вирішення складного питання? Використовуйте ці спогади, щоб знайти упевненість в тому, що вам за словом в кишеню лізти не треба. Цілком можливо підготувати гарний виступ в останню хвилину. Беріть на себе ініціативу і пропонуйте самі виступати з імпровізованої презентацією. Це вимагає деякої практики, але ви можете використовувати пропоновані принципи незалежно від того, чи виступаєте ви неформально перед п`ятьма людьми або офіційно перед п`ятдесятьма.- Зверніть увагу, що чим більше ви будете готуватися до імпровізованим виступам заздалегідь, тим частіше вас будуть вибирати оратором для інформування інших.
2
Усвідомте значну різницю між імпровізованим виступом і непідготовленим. Ідея підготовки до імпровізованим виступам може звучати як протиріччя самій собі. Але імпровізація не означає непідготовленість. Навіть якщо у вас є всього п`ять хвилин, можна скласти ефективну презентацію по "заздалегідь підготовленим планом". Якщо ви готові до того, що вас в будь-який момент можуть попросити імпровізовано виступити, ви будете знати, що робити в потрібний момент.- Зафіксуйте в своїй пам`яті базову структуру презентації і беріть на себе ініціативу виступати час від часу з імпровізованої промовою. Чим частіше ви будете практикувати імпровізовані виступи, тим більш комфортно вам стане це робити. Подібно до того, як люди тренуються реагувати на надзвичайні ситуації, ви навчитися добре виступати з промовою при мінімальному терміні підготовки.
3
Користуйтеся "Правилом трьох"."Правило трьох" означає, що при створенні презентації ви користуєтеся тричастинній структурою, що включає в себе наступні компоненти: вступ, основну частину і висновок. Пропрацюйте три цих основних компоненти, і ваша мова завжди буде добре структурована.
4
Використовуйте яскравий початок. Розробіть вступ, який приверне увагу аудиторії. Коли про виступ попереджають в останній момент, навряд чи хтось буде чекати від вас гумору або дотепності. Як правило, в таких випадках від оратора чекають освітлення конкретної теми або питання. Однак ви можете використовувати кілька запропонованих технік, і тоді навіть при відсутності часу на підготовку можна продемонструвати аудиторії дотепність і викликати у неї непідробний інтерес.
5
Залучіть увагу аудиторії, з самого початку позначивши питання, яке ви плануєте висвітлити у своєму виступі. Можна почати з питання, що має пряме відношення до теми. Наприклад, якщо ви виступаєте з презентацією актуального статусу проекту, почніть презентацію з питання: "Один з наших поточних проектів - Назва Проекту. На якому етапі цього проекту ми знаходимося в даний момент і наскільки ми наблизилися до своєї кінцевої мети? "О, диво з див! Саме заради того, щоб дізнатися про це, тут і зібралися ці люди, так що ви тут же оволодієте їх увагою. Крім того, ви виграєте кілька секунд для того, щоб вирішити, що саме їм розповісти.
6
Продовжуйте. Основна частина вашої мови - будь то п`ять чи п`ятдесят хвилин - повинна відповідати на питання, поставлене вами у вступі. Ви володієте цінною для слухачів інформацією і можете повністю розраховувати на їхню увагу.
7
В основній частині виступу плануйте розкрити не більше трьох пунктів. Найкраще в пам`яті утримуються три пункти інформації, використовуйте таку розбивку у своєму виступі. Наприклад: (1) "Ось де ми зараз," (2) "Ось які у нас є складнощі з бюджетом," і (3) "Ось який процес ми хочемо реалізувати, щоб рухатися згідно з планами далі."
8
Розкрийте докладніше позначені пункти. Якщо ви володієте актуальною інформацією по проекту, ви можете розвинути кожну з тем. Останнє твердження в основній частині повинно підводити підсумки всіх трьох позначених пунктів. Можна сказати: "Підводячи підсумки, наше поточне положення включає в себе пункти Один, два і три. Подолавши такі складнощі, ми зможемо рухатися далі по проекту шляхом дій а, б і в. "
9
Завершіть свій виступ. Фінальний акорд тричастинній презентації - резюмуюче і завершальне твердження. Почніть його з повернення до заданого на самому початку питання. Це дозволить завершити інформаційний цикл презентації та підвести підсумки того, навіщо всі присутні її слухали. Потім уточніть у аудиторії, чи достатньо повно ви розкрили тему, і запропонуйте поставити свої запитання. Закінчувати презентацію слід закликом до дії або підтвердженню учасниками свою готовність трудитися далі над даним проектом. В якості прикладів можна навести такі: "Після того як я описав поточний стан справ, я прошу вас продовжити працювати над даним проектом" або "З урахуванням описаних мною Виникли труднощі прошу вас призначити ще одну людину в якості помічника для вирішення поточних завдань". Такий крок допоможе переконатися в готовності співпраці за проектом з боку як колег, так і керівництва.
10
Запам`ятайте цю базову структуру презентації раз і назавжди. Коли вас попросять виступити з промовою, ви з легкістю зможете імпровізувати в її рамках. Дану структуру можна використовувати практично в будь-якому виступі.
Поради
- Підведемо підсумки за структурою:
- Користуйтеся "Правилом трьох" - найкраще люди запам`ятовують інформацію, коли вона представлена в трьох пунктах.
- Дотримуйтесь структурі, що включає в себе яскраве і запам`ятовується вступ, що відображає суть вашого виступу і основну частину, що включає в себе не більше трьох пунктів.
- Придумайте висновок, який допоможе підвести підсумки, мотивувати або закликати слухачів до дій.
- Здатність виступати з імпровізованої промовою - сильний і сприяє розвитку кар`єри навик. Чим частіше ви станете приймати пропозицію виступити без підготовки, тим швидше ви завоюєте репутацію людини, здатної представляти організацію в позитивному світлі.
