Як упорядкувати квитанції
Найчастіше квитанції являють собою вузькі листочки паперу різних форм і розмірів, які незручно зберігати у впорядкованому вигляді. Багато людей мають купи квитанцій і не мають уявлення про те, як їх впорядкувати.
Кроки
1
Складіть списки категорій і підкатегорій для квитанцій в блокноті. Варіанти категорій можна взяти з таких програм, як Quicken і MSMoney.
2
Купуйте недорогі файлові папки для кожної категорії. Підпишіть ярлик папки назвою основної категорії, а на лицьовій обкладинці папки напишіть список підкатегорій квитанцій, які будуть у ній зберігатися. Розсортуйте папки в алфавітному порядку за назвами категорій.
3
Почніть прямо зверху вашої стопки квитанцій та розсортуйте всі квитанції за категоріями.
4
Сортуючи квитанції, в першу чергу звертайте увагу на її дату і відкладайте в сторону квитанції за минулі роки. Для цих квитанцій відведіть окрему папку.
5
Визначте найбільш підходящу для квитанції категорію або підкатегорію і покладіть її у відповідну папку.
6
Якщо ви виявите квитанції, які потрібно віднести до нової категорії, оформіть для неї нову папку. Якщо з`являться нові підкатегорії, додайте їх до списку підкатегорій папки.
7
Дуже маленькі або нерозбірливо написані квитанції прикріпіть степлером або клеєм до чистого аркушу паперу і запишіть на ньому важливі дані з квитанції: дата, категорія, призначення платежу, платник, пільговий статус, компенсації, і т.д.
Поради
- Зберігайте папки з квитанціями у відповідному ящику, який буде зручно зберігати і легко дістати для роботи з квитанціями або додавання нових.
- Зберігайте чеки від товарів тривалого користування, таких як телевізор або комп`ютер, щоб знати, коли вони були куплені або на випадок перепродажу.
- Складайте квитанції в кожній папці в хронологічному порядку - починаючи з січня і закінчуючи груднем. Так вам буде легко знайти потрібні квитанції.
- Квитанції можна організувати і в цифровому форматі різними способами. Їх можна відсканувати і зберегти на вашому домашньому комп`ютері. Створіть у комп`ютері кілька папок, як описано вище для паперових квитанцій. Також можна зберігати квитанції в мережі. Вебсайти, подібні Shoeboxed.com спеціально розроблені для організації та зберігання квитанцій та створення статистичних звітів по них.
- В кінці кожного облікового року упакуйте всі папки у великий конверт або загорніть в лист паперу відповідного розміру. Напишіть на упаковці рік розбірливим почерком. Для квитанцій наступного року створіть нові папки.
Попередження
- Якщо ви станете зберігати абсолютно всі ваші квитанції і чеки, у вас може зібратися неабияка купа паперу. Зберігайте тільки ті квитанції, які можуть вам знадобитися для перевірки та обліку або інших цілей. Квитанції та чеки на особисті витрати і покупки, які ви не плануєте повертати в магазин, відразу викидайте.
Що вам знадобиться
- Блокнот
- Друкарська ручка
- Папки для файлів
- Степлер і дужки до нього
- Чистий папір
- Кошик для сміття
- При необхідності, знищує документів
