Як успішно перемістити офіс
Перспектива зміни офісу може здаватися гнітючою. Але це всього лише процес, і як будь-який процес його можна розбити на серію простих завдань. Слідуючи цим крокам, ви зможете перемістити ваш офіс вчасно, без поспіху і зайвих витрат.
Кроки
1
Оцініть свої потреби і нинішню ситуацію. Для того щоб визначити свої потреби та правильно скласти план переїзду свого офісу, вам необхідно сформулювати причину зміни місця його розташування (наприклад, витікання або розрив договору про оренду, плановане розширення або скорочення компанії). Є деякі рішення, які необхідно погодити в якості початкового пункту і які будуть основою подальшого процесу планування, включаючи деталі оренди та періоду, протягом якого ви можете повідомити про припинення оренди, а також свої справжні боргові та інші зобов`язання.
2
Ясно окресліть свої вимоги. Чітке розуміння своїх основних стратегічних і функціональних вимог згладить весь процес переїзду і заощадить час. Не хвилюйтеся занадто багато про технічні деталі (це радять ескперти по переїздах). Тим не менш, ті, хто приймають рішення, повинні мати загальну ідею і узгодженість з приводу ключових факторів, що впливають на зміну офісу. Сюди входять:- Місце, куди ви хочете переїхати;
- Скільки місця вам потрібно-до якого числа вам потрібно в`їхати;
- Якими ключовими властивостями повинен володіти ваш новий офіс;
- Які бізнес-завдання, згідно з вашим планом, повинен виконати ваш переїзд;
- Час, на який ви хочете орендувати приміщення.
3
Складіть хорошу команду для організації переїзду. Для успішного виконання цього завдання необхідні спільні зусилля і узгодженість. Правильно сформувати команду вкрай важливо, в неї повинні входити люди, які будуть допомагати здійснювати всі завдання для переїзду. Потрібно буде задіяти як людей, що працюють у вашій компанії, так і інший персонал. Як тільки ви вирішили перемістити офіс, поставте керівника проекту по переїзду. Ця людина зобов`язаний мати достатньо часу для організації переїзду і повинен:- мати розташування вищого керівництва;
- мати повноваження діяти від імені компанії;
- бути досить досвідченим для прийняття рішень;
- добре керувати персоналом і процесами;
- мати досвід в складанні бюджету та роботи в його рамках;
- мати гарні навички спілкування.
4
Починайте рано. У вас багато роботи, і чим раніше ви почнете, тим більше у вас шансів переїхати швидко і без проблем. Неможливо планувати далеко вперед. Як тільки призначений керівник проекту, робота повинна починатися. Вам слід почати розглядати варіанти за 9-18 місяців до терміну закінчення оренди незалежно від того, чи хочете ви оновити, перемістити офіс або поміняти умови. Вкрай важливо, щоб у вас було достатньо часу для того, щоб розширити спектр вибору і конкуренцію між варіантами, що в результаті може заощадити вам солідну суму.
5
Створюйте реалістичний бюджет переїзду. Це ключове засіб, який допоможе вам розрахувати свої витрати і управляти ними протягом переїзду.
6
Задіюйте в переміщенні офісу професіоналів. Весь процес переїзду може бути складним, напруженим і затяжним. Другими за величиною після витрат на нерухомість йдуть витрати на оплату фірми, що займається переїздом. Ваші рішення вплинуть на прибутковість вашої компанії. Робота з правильною і професійною командою - єдиний обов`язковий компонент для будь-якої компанії, яка планує переїзд. Вона буде вести вас за собою, в перспективі заощадить гроші і запобіжить серйозні помилки.
7
Не підписуйте ніяких документів про оренду без юридичної консультації. Ваш юрист з нерухомості обговорить всі деталі документації про оренду, щоб мінімізувати ваші потенційні зобов`язання і в підсумку проконсультувати вас про наслідки конкретних умов в остаточних версіях документів, щоб ви були проінформовані про свої майбутні зобов`язання.
8
Підтримуйте спілкування. Усередині компанії зміни можуть турбувати колектив, в тому числі і під час переїзду. Поки ваш офіс змінює своє розташування, фірма повинна продовжувати працювати і зосередитися на існуючому обсязі роботи і зобов`язаннях. Тим не менш, переїзд офісу - відмінна можливість сприяти позитивним змінам в управлінні, поліпшити продуктивність, моральний дух і додатково стимулювати співробітників. Ззовні відбувається багато змін в процесі переїзду, і вам потрібно подбати про те, щоб кожен, хто задіяний у проекті, весь час був в курсі процесу, особливо якщо щось змінюється. Якщо ваші двері будуть відкриті для всіх сторін - як внутрішніх, так і зовнішніх - переїзд вашого офісу матиме набагато більше шансів на успіх.
9
Користуйтеся можливістю. Перед в`їздом позбудьтеся від старих паперів і непотрібного мотлоху. Також ви можете відсканувати і скинути на диск вже непотрібні документи (не забувайте позбуватися від непотрібних файлів безпечно). Надійне зберігання та / або архівація документації - зручне, безпечне і вигідне рішення звільнити більш цінне і дороге офісний простір. Упорядкувавши документи в електронному вигляді, доступ до них можна отримати в будь-який час, до того ж, ви подстрахуетесь, щоб зменшити шкоду на випадок пожежі або інших надзвичайних подій. Вам також рекомендується врахувати наступне:- Оновлення свій офіс. Переїзд - можливість встановити більш сучасне, ефективне і компактне обладнання;
- Переглянете своїх постачальників. Зміна офісу може підштовхнути до оновлення / зміни контрактів з постачальниками на більш вигідних умовах.
Поради
- Фахівці з домашнім переїздів можуть викликати великі затримки в часі, завдати шкоди, і це буде вам коштувати тонни втраченого прибутку. Найчастіше на цих фахівців скаржаться через те, що вони вкрай недооцінюють переїзд комерційної структури (так як можуть зробити розрахунки тільки для домашніх переїздів).
- Попросіть у кандидатів для організації переїзду останні 5 відгуків з контактною інформацією клієнтів. Зверніть увагу: не просто 5, а 5 останніх. Легко вибрати 5 хороших відгуків. Вам потрібно співпрацювати з людьми з хорошою історією роботи, які здійснює бізнес-переїзди вчасно і в межах бюджету.
- Ще один фактор, який допоможе вам визначити професійних бізнес-перевізників, це частота переїздів, які вони організовують. Якщо ви бачите, що компанія займається переміщенням офісу раз на 3-4 місяці, ймовірно, вона займається домашніми перевезеннями.
Попередження
- Також переконайтеся в тому, що компанія має постійний персонал, який пройшов перевірку біографічних даних. Під час переїзду існує чимала можливість витоку секретної інформації компанії.
- Обов`язково оформите страховку на компенсацію робітникам, які отримали травми при виконанні обов`язків, загальну страховку на автомобілі (ми рекомендуємо на 5 мільйонів) і відповідальність за вантаж у сумі не менше $ 100 000 за транспортний засіб.
