Як написати офіційне запрошення

Запрошення - це важлива частина організації заходу або прийому гостей, тому що воно допомагає встановити загальний тон вечора і визначити кількість гостей. А прохання відповісти на запрошення допоможе визначити тих, хто точно прийде, а також розподілити місця, підібрати їжу та обслуговування. Дізнайтеся, як написати офіційне запрошення і дотримуватися певних форматів і керівних принципів, щоб і ви, і гості були добре поінформовані про цей захід.


Написання офіційного запрошення

  1. 1

    Вгорі запрошення вкажіть організацію, логотип господаря або графічний знак.

  2. 2

    Повне ім`я господаря має бути вжито в запрошенні без шанобливих звернень (Доктор / містер / місіс), якщо тільки це не офіційний титул.
    • Повні імена повинні бути використані для всіх господарів, якщо заходом завідують 2 або більше господарів. Вкажіть титул господаря під його або її ім`ям. Ім`я старшого господаря повинно бути першим. Виняток із правила буває, коли президент і його дружина приймають гостей, де титул «Президент» передує імені господаря. У цьому випадку рядок, в якій вказується титул, не потрібна.

  3. 3

    Складіть запрошення. Ви можете вибрати офіційне формулювання, типу «маю честь запросити»-менш формальні пишномовні промови, типу «радо запрошує вас бути присутнім».

  4. 4

    Уточніть суть заходу. Наприклад, «сніданок», «церемонія нагородження» або «прийом».

  5. 5

    Вкажіть мета прийому. Наприклад, «на честь того, що ...».

  6. 6

    Вкажіть дату заходу. Залежно від того, наскільки запрошення офіційно, можна написати дату повністю, наприклад «Четвер, одинадцятий день травня», або коротко, наприклад «Четвер 11 травня». Написання дати повністю - більш формальний спосіб для запрошення.

  7. 7

    Повністю напишіть час заходу. Увімкніть такі слова як «ранку» або «вечора», якщо мета заходу цього не прояснює. Наприклад, якщо захід розпочнеться о 8 вечора, то напишіть «о восьмій годині вечора». Якщо захід, по суті, є сніданком або обідом, то додаткові слова «вранці» або «ввечері» не знадобляться.

  8. 8

    Вкажіть місце заходу та адресу вулиці.

  9. 9

    Увімкніть деякі вказівки, якщо потрібно. Наприклад, якщо ви включаєте напрямок до місця заходу, то вкажіть «прологом спрямування».

  10. 10

    Увімкніть прохання відповісти на запрошення. Це прохання прийшла з французької мови "Respondez, s`il vous plat", яка перекладається як «Будь ласка, дайте відповідь». Вона призначена для вечірок і заходів, коли ви повинні знати, хто точно прийде, щоб можна було розподілити місця, вибрати їжу та інші послуги. Якщо ви вставляєте листівку для відповіді, замініть ім`я і номер телефону на «Запропоновану листівку для відповіді». Вкажіть останній термін для відповіді в листівку. Це може бути дата, яку призначаєте особисто ви. Зазвичай остаточна дата настає за 2 тижні до заходу. Вкладіть конверт з листівкою і зворотною адресою для відповіді в запрошення, щоб гостям було легко відправити відповідь вам поштою. Також в листівці для відповіді ви можете запитати про особисті уподобання гостя касаемо їжі та місця для сидіння. Листівка для відповіді повинна бути оформлена в тому ж стилі, що і запрошення. Цілком прийнятний електронний відповідь, в цьому випадку гостю не потрібно відсилати листівку для відповіді поштою.

    • Якщо до запрошення не прикріплена листівка для відповіді, вкажіть ім`я та номер телефону людини, яка несе відповідальність за відповіді. Не вказуйте остаточну дату для відповіді.

Поради

  • Кожна людина, віком від 16 років, повинен отримувати індивідуальне запрошення окремо.
  • Вкладіть конверт, на випадок якщо людина хоче привести з собою гостя.
  • Якщо ви прямуєте традиціям, то відправляйте запрошення за 8 тижнів до заходу.
  • Не потрібно використовувати пунктуацію в кінці кожного рядка.
  • Всі вирази повинні бути сформульовані від третьої особи. Наприклад, «Джон і Джейн Доу запрошують вас ...» замість «Ми запрошуємо вас на нашу ...».
  • Постарайтеся надати запрошення офіційності й особливої форми.
  • Щоб скласти короткий запрошення, потрібно писати конкретно і зрозуміло.
  • Не друкуйте на запрошенні біля адреси поштовий індекс.
  • За традицією вказувати, де ви зареєстровані для подарунків, є соціально неприйнятним, якщо ви пишіть запрошення на весілля.
  • В офіційних запрошеннях писати абревіатурою можна.