Як створити базу даних клієнтів
База даних клієнтів може усунути багато паперової роботи в бізнесі, забезпечуючи єдине сховище цінної інформації про клієнта, яка може бути використана відділом продажів, персоналом відділу підтримки клієнтів і навіть бухгалтерією. Хоча, цілком можливо купити програмні продукти, які надають основні формати для цього типу даних, можуть бути створені індивідуальні бази даних, за наявності основ знань про форму та функції.
Кроки
1
Купуйте програмне забезпечення для створення бази даних. Виберіть продукт, який сумісний з обробкою текстів і іншими програмними засобами, що використовуються в бізнесі. Це полегшить процес імпорту або експорту даних з інших джерел, дозволяючи уникнути введення великої кількості даних в нещодавно створену базу даних.
2
Визначте тип інформації, яка буде розміщена в базі даних клієнтів. Більшість проектів буде включати в себе таку інформацію, як назва компанії, поштова адреса, фізичну адресу, ім`я контактної особи, номери телефону та факсу, а також адреси електронної пошти. Додаткова інформація (така як, інформація про договірних умовах, ціни, замітки про незавершені завданнях, пов`язаних з кожним клієнтом) часто включаються в дані, підтримувати в цьому типі електронного ресурсу.
3
Розгляньте можливі застосування для бази даних. Поряд з наданням централізованого ресурсу для отримання важливих даних, подумайте над тим, які типи звітів можуть бути створені з використанням даних, або призначена чи база даних для використання в якості ресурсу для генерації поштових наклейок, списків адрес електронної пошти, або навіть списків для використання в факс мовленні. Маючи це на увазі, вам буде легше визначитися, як називати кожне поле, яке вміщує дані, і полегшить процес створення форматів звітів на основі цих полів.
4
Організуйте поля даних. Створіть простий шаблон, який слід логічній послідовності, коли справа доходить до введення імен, адрес та іншої контактної інформації. Дотримуючись цієї рекомендації, буде легше рухатися від 1 поля до іншого з мінімальною затримкою, і ви завершите введення нового запису про клієнта протягом допустимого періоду часу.
5
Встановіть дозволу для кожного з полів. Це включає в себе визначення того, які поля будуть включені у формати звітів, а також, які можуть служити в якості основи для сортування або пошуку записів в базі даних. Призначення правильних дозволів для кожного поля прискорить процес пошуку правильних даних, коли і як це необхідно.
6
Підготуйте формати звітів. Кілька основних форматів, які часто можна використовувати, буде цілком достатньо. Хоча ключовим користувачам може надаватися можливість створювати індивідуальні звіти, які включають поля, що мають відношення до займаної посади користувача, і рівень доступу до даних клієнтів.
7
Створіть дані облікового запису для входу і права доступу. Реальна база даних клієнтів включає в себе можливість створювати облікові дані для входу, які дозволяють тільки авторизованим співробітникам мати доступ до інформації. Рухаючись далі, призначте різні рівні прав доступу - це гарантує, що кожен користувач може переглядати, змінювати і вводити дані, що мають відношення до його / її обов`язків, але не в змозі переглядати іншу інформацію, яка корисна для інших співробітників.
8
Перегляньте і протестуйте базу даних клієнтів до її релізу. Спробуйте використовувати бета-версію з невеликою групою співробітників, щоб переконатися, що кожна з функцій працює так, як це передбачено. Використовуйте результати цієї тестової групи, щоб згладити будь-які питання з продуктивністю, форматом і простотою використання. Після того, як всі питання розглянуті і вирішені, остаточний варіант може бути розгорнутий для всієї компанії.
Поради
- Спробуйте створити базу даних так, щоб було місце для додавання додаткових полів або функцій у міру зміни потреб компанії. Це зробить можливим продовження використання продукту протягом декількох років без його заміни більш надійним продуктом.
- Це не є незвичайним для нової бази даних клієнтів витрачати тривалий період часу на її розвиток. Навіть при використанні програмного забезпечення, що дозволяє просте виконання цілого ряду завдань, щоб придумати ідеальний формат, може знадобитися кілька тижнів.
