Як зберігати візитні картки
Контактна інформації просто незамінна для бізнес-співробітництва та бізнес-комунікації. Коли ви отримуєте візитну картку з контактною інформацією, потрудіться простежити за тим, щоб вона в підсумку виявилася в такому місці, в якому ви легко зможете її знайти, як тільки в цьому виникне необхідність. Не важливо - чи володієте ви своїм бізнесом або просто багато обертаєтеся в бізнес-колах, навівши порядок у візитках, які ви отримуєте, ви зможете набагато швидше знаходити потрібних людей, що в свою чергу може забезпечити вам більш високі продажі і більше грошей у вас в кишенях. Ось вам кілька ідей з приводу того, як ці самі візитки можна організовано зберігати.
Кроки
1
Подивіться на візитку відразу після того як ви її отримали. Уважне і негайне прочитання візитки відразу після її отримання - це відмінний спосіб запам`ятати ім`я її господаря разом з його особою. Форма звернення і вчений ступінь теж зазвичай бувають написані на візитній картці, так що ось вам ще одна дороговказ ниточка, яка підкаже, хто це і чим він / вона займається.
2
Звідти місце, куди ви будете складати візитні картки після того, як ви їх отримали. Якщо ви берете з собою на зустрічі сумку або блокнот, то відведіть в них місце, куди можна скласти отримані візитки. Куди б ви не вирішили їх складати, ні в якому разі не кладіть їх серед своїх листів із записами або НЕ засовуйте їх в кишеню - там вони точно загубляться або випрати разом з вашими речами.
3
Зберігайте контактну інформацію людей в своєму комп`ютері. Коли повертаєтеся з бізнес-ланчу, ярмарки-виставки або зустрічі, негайно складіть всі отримані візитні картки в надійне місце. Ідеально підійде ящик письмового столу або інше місце, в яке інші люди зазвичай не заглядають. Як тільки у вас з`явиться час, дістаньте всі присутні у вашому ящику столу візитки і занесіть всю контактну інформацію з них в Outlook, Excel, Access або навіть просто Word.
4
Звідти колонку «Нотатки» в кожному файлі, присвяченому одній візитці. Внесіть туди будь-яку інформацію, якої немає на самій візитній картці: чим ця людина займається, яку інформацію або перспективне співробітництво він для вас змалював, коли ви зустрілися і т.д.
5
Створіть класифікацію бізнес-контактів. Розділіть їх на відмінні, більш-менш або потенційні й такі, які вам навряд чи ще знадобляться. Для цього можна використовувати нумерацію, де 1 потрібно позначати цінні контакти, 2 - можливі, а 3 - ті, з якими ви навряд чи ще будете мати справу. Також можна використовувати колірні позначення: зелений для цінних бізнес-контактів, жовтий - для можливих, і червоний - для безнадійних відповідно. Виберіть зручний і запам`ятовується для вас варіант, який дозволить вам краще запам`ятати контактну інформацію своїх партнерів.
6
Розташуйте контактну інформацію своїх партнерів таким чином, щоб її потім можна було легко знайти. Її можна розташувати в алфавітному порядку за першою літерою прізвища людини або по першій букві назви компанії- по першій букві міста, де ви зустріли цю людину (якщо ви часто подорожуєте) - або по галузі промисловості, в якій ця людина працює. Таким чином ви можете просто ввести в рядок пошуку ту інформацію про потрібну людину, яку ви пам`ятаєте, і комп`ютер видасть вам список контактів, які задовольняють заданим параметрам пошуку.- Багато спеціальні комп`ютерні програми, метою яких є створення бази даних ваших контактів, можуть сортувати ваші контакти будь-яким бажаним для вас способом і зробити їх легко находімимі, якщо раптом ви пам`ятаєте тільки кілька ключових слів для пошуку. Якщо ви скористаєтеся однієї з таких програм, то ви заощадите багато часу на ручному сортуванні візитних карток з даними.
7
Зберігайте візитні картки старим-добрим способом. Помістіть їх в адресну картотеку або візитницю, які можна придбати в магазинах канцелярських товарів.- Такий старомодний спосіб зберігання контактної інформації, навіть якщо він вдає із себе просто стопку візиток, перетягнену гумкою, буде непоганий страховкою для вашого електронного сховища на комп`ютері.
- Вам доведеться вирішити, як вам зручніше розсортувати свої візитні картки: по імені, назві компанії і т.д.
8
Як тільки ви отримали від когось візитну картку, тут же (максимум через кілька днів) запишіть на її звороті те місце, де ви зустріли цю людину. Так ви точно цього не забудете. Також краще коротко записати на звороті, про що ви говорили, щоб потім, коли вам потрібно буде зв`язатися з цією людиною, ви змогли нагадати йому або їй, де ви зустрілися, запитати, як поживають діти чи пригадати що завгодно з того, що ви обговорювали при першій зустрічі.
9
Готово.
Поради
- Якщо ви отримуєте дуже багато візиток, то задумайтеся про придбання програмного забезпечення, яке дозволить їх сортувати і зберігати. Існують сканери візитних карток, а також програми, здатні вважати, розпізнати і вибрати необхідну інформацію з паперовою візитної картки. Вони можуть заощадити вам величезний обсяг праці із забивання цієї інформації в ваш комп`ютер вручну.
- Якщо вам потрібно знати більше про свої бізнес-партнерах, ніж просто їх імена та номери, то підберіть програмне забезпечення, що дозволяє зберігати і управляти великими обсягами інформації про клієнтів або партнерів.
- Починайте діяти швидко, якщо ви обіцяли щось своїм новим знайомим або якщо хтось зацікавився вами і вашою справою.
- Не давайте необробленим візиткам копіться. Займайтеся їх сортуванням і внесенням даних до свій комп`ютер як мінімум один раз на тиждень, перш ніж ви остаточно забудете, з ким ви зустрічалися і чому.
Попередження
- Якщо ви зберігаєте всю контактну інформацію клієнтів або партнерів на своєму комп`ютері, не забувайте регулярно робити резервну копію, на випадок якщо ваш комп`ютер зламається або «полетить» жорсткий диск. Зробіть створення резервної копії інформації автоматичним, якщо це можливо.
