Як провести захід

Організація заходу може здаватися неймовірно важким завданням. І без планування і продумування наперед, це може бути так. Ну, ми будемо працювати, щоб цього не сталося - від місяців попередньої підготовки до мистецтва збереження спокою в день проведення.

Частина 1 з 4: планування за кілька місяців вперед

1
Визначте мета заходу. Маючи в голові визначення з одного-двох пропозицій, допоможе вам йти в правильному напрямку. Плануєте провести роз`яснювальну роботу у вашому населеному пункті? Схилити потенційних спонсорів вкласти кошти? Організувати святкування для конкретної людини або групи осіб? Звузьте постановку мети наскільки це можливо. Що б ви не робили (будь це просвітництво, переконання, святкування і так далі), для чого ви це робите?
- Подумайте про це як про вашої місії. Вашій концепції успіху. Коли ви точно знаєте, що ви хочете зробити, це набагато простіше зробити!
2
Поставте перед собою мети. Чого саме ви хочете досягти? Не того, приходу якої кількості людей ви очікуєте, що не самого факту, що захід навіть відбувається - що ви хочете отримати в результаті? Щоб вийшло 5 осіб в нову частину вашої організації? Заробити $ 1000? Змінити світогляд? Зацікавити людей?
- Подумайте про три найголовніші речі, які ви бажали б побачити результатом цього заходу і зосередьтеся на них, щоб втілити в реальність. Можливо, одна з цілей фінансова, одна - громадська, і ще одна - особиста. Це залежить від вас!
3
Зберіть добровольців. Необхідно зібрати хорошу команду, з різними навичками. Вони можуть допомогти у всьому, від підготовки розкладів і бюджету, до створення запрошень і плакатів, вітання гостей і виконання брудної роботи з прибирання по закінченню заходу. Іншими словами вони допоможуть вам все втілити в життя. І якщо ви можете, візьміть довірених добровольців!
- Переконайтеся, що члени вашої команди і супервайзери постійно «в курсі» ваших планів. Співпрацюючи, ви зробите свою роботу набагато простіше. Коли ви просите їх допомогти, дайте з самого початку максимально повну інформацію щодо очікувань і їх ступеня участі.
- Якщо ви в ситуації, яка не дозволяє вам здійснити пошук волонтерів, найміть бригаду! Все це залежить від типу заходу, який ви організуєте. У місці проведення вам можуть надати таку команду, або ви можете звернутися до посередницьких послуг агентств з найму.
4
Підготуйте бюджет. Повинні бути враховані всі можливі витрати, доходи, спонсори і не передбачувані витрати. Якщо не скласти бюджет, то в кінцевому підсумку ви опинитеся з пачкою квитанцій, порожнім гаманцем, і не мати уявлення, що, чорт візьми, сталося. Будьте реалістичні з першого дня, щоб не зіткнутися з сюрпризами в день проведення!
- Знайдіть способи знизити собівартість. Чи можете ви залучити добровольців попрацювати безкоштовно? Розгляньте дешевші місця проведення (як чийсь будинок?) Запам`ятайте: невелике, просте захід, який пройшов добре, завжди залишає більше вражень, ніж вечірка, влаштована в пух і прах, яка провалилася.
5
Визначтеся з часом і місцем. Це найголовніший аспект, коли справа стосується вашого заходу. Який час і місце змусять людей сказати: «Так, я піду туди!»? Вам потрібно вибрати час, коли всі будуть вільні і місце зі зручним розташуванням. І що-небудь таке, що ви б могли собі дозволити замовити!
- Перевірте календар вашої спільноти і подумайте про свою аудиторію. Якщо ви націлені на купку сидять вдома матусь, вашим кращим вибором буде денний час десь по близькості (може також з наданням можливості доглянути за вашими дітьми?). Якщо ви спрямовані на студентів, зробіть це ввечері серед тижня в центрі міста. Якщо ви зможете, робіть там, де вони вже знаходяться.
- Звичайно, певні місця потрібно бронювати. Зв`яжіться з місцем, в якому ви плануєте провести захід, якомога швидше. Воно може бути набагато більш зайнятим, ніж ви!
6
Подумайте про логістику. Логістики для всього. Що з себе представлятиме парковка? Що щодо доступу для людей з обмеженими можливостями? Що ви можете зробити з розмірами вашого простору? Яке обладнання вам знадобиться? Які додаткові речі (мінеральна вода для лекторів, іменні таблички, брошури) вам знадобляться, що додасть зайві витрати? Скільки людей необхідно задіяти для того, щоб все дійсно пройшло гладко?
- Важливо посидіти якийсь час самим (і зі своєю командою) і розглянути всі сторони заходу. Є які-небудь перешкоди, які можна передбачити і попередити? Якісь особливі гості, яких знадобиться розмістити? Будь-які винятки, що потрібно буде зробити?
7
Подумайте про маркетинг і рекламу. Поки ви перебуваєте у вдалому періоді, приготуйте проект плаката. Він повинен включати в себе попередню дату, час, місце проведення, головного гостя, найменування заходу, і тему або слоган заходу. Оскільки ще занадто рано, ви можете не поспішати з цим - але найкраще накидати попередній версію зараз, щоб побачити, як все це виглядатиме разом!
- Подумайте також про всіх інших способах розповісти всім про це. Електронні розсилки поштою? Звичайна пошта? Facebook, Twitter, інші дві дюжини веб-сайтів (докладніше про це трохи згодом)? Що вам потрібно зробити перед заходом, щоб люди прийшли туди, і що знадобиться зробити на заході, щоб утримати їх?
8
Організуйте самі себе. Цілком можливо, що ви відчуваєте себе зараз як тхір, якому щойно відрізали голову. Вдихніть і відкрийте табличку в Excel. Приготуйте попередній розклад подій протягом всього заходу. Зробіть кілька таблиць, щоб організувати свої думки. Зараз це може здаватися непотрібною паперовою роботою, але через два місяці ви будете щедро дякувати самі себе в минулому за передбачливість.
- Визначте часові рамки (з крайніми термінами виконання) для кожного виду підготовчої діяльності. Напишіть імена кожного, і де і коли вони знадобляться. Таким чином, ви можете організувати себе і виявити всі майбутні запитання від інших.

Частина 2 з 4: підготовка 2 тижнями раніше

1
Переконайтеся, що все йде своєю чергою. Застовпити дату, місце проведення, (головного гостя), персонал, назва заходу та його слоган. Чи що-небудь, що може піти не так? Чи не виникне ситуацій, які доведеться переграти в останню хвилину? На даному етапі все вже повинно бути остаточно вирішено.
2
Зустріньтеся зі своєю командою. Прийміть свій бюджет, розклад і все інше з членами команди, а також з супервайзерами. Прямо зараз - найбільш відповідний час для того, щоб довідатися всі питання. Чи знає кожен свої обов`язки? Як вони відносяться до різних питань і проблем?
- Ще раз зустріньтеся з членами команди і добровольцями, щоб провести мозковий шторм всіх проблем, які можуть виникнути. Це також ідеальний час для створення плану дій.
- Переконайтеся, що в команді немає ніяких внутрішніх проблем. Будьте на зв`язку з усіма лідерами команди, а також її членами і добровольцями.
3
Розподіліть роботу різним людям і дозвольте досвідченій людині координувати всю діяльність. Якщо захід є мега-подією, нехай різні люди координують різні події під керівництвом однієї людини. Члени команди повинні довіряти лідеру.
- Доброю ідеєю буде поставити пару людей, що присвячують свій час зустрічі, привітання гостей і похвала заходи, у міру того, як люди прибувають, і захід починається. Загалом, вони є комітетом з організації заходу, що підвищує моральний дух і вселяє людям факт, що вони прийшли сюди не даремно.
4
Переконайтеся, що оновлюються всі веб-сайти, пов`язані з заходом. Ймовірно, ви висвітлюєте його на Facebook і Twitter, але існує також величезна кількість інших веб-сайтів, які ви можете використовувати, і вони допоможуть вам розповісти всім про захід. Eventbrite, Evite, і Meetup? три найавторитетніших, які приходять на розум. Якщо ви ще не чули про них, перегляньте в інтернеті прямо зараз!
- Ну, і звичайно, ваш веб-сайт / блог / сторінка на Facebook, якщо вона є. Ви можете розіслати нагадування, встановити зображення і спостерігати за відгуками на запрошення. Чим активніше ви будете, тим більше буде відомо про ваше існування.
5
Зберіть спонсорські та інші джерела коштів з делегатів. Виникне безліч витрат протягом майбутніх тижнів і вам не потрібно, щоб всі вони покривалися за рахунок вашої кишені! Зберіть хоча б деякі кошти на покриття початкових витрат - можливо, оренди місця проведення, обладнання, постачальників? Деякі з цих людей / компаній / продукції може знадобитися оплатити навіть до того, як захід почне свій розвиток.
- Переконайтеся, що мається система квитанцій, підтверджень, рахунків та загальної документації. Вам знадобиться все зберегти і звертатися до цього надалі, тому, чим більше з самого початку ви внесете порядку в організацію паперів, тим краще. Особливо, якщо компанія, з якою ви працюєте, платить вам порожньою балаканиною.
6
Продвигайте захід. Приготуйте буклети, випустіть оголошення, повідомте ЗМІ, відправляйте розсилки по електронній пошті, робіть телефонні дзвінки, відправте повідомлення в групи в мережах, і відвідайте потенційних учасників та спонсорів. Як інакше люди дізнаються про те, щоб прийти? Переконайтеся, що інформація, яку ви надаєте, абсолютно повна, залишаючи закритими всього лише кілька питань - людей потрібно трохи заінтригувати, врешті-решт!
- Подумайте про вашої цільової аудиторії. Якщо ви намагаєтеся охопити більш літнє населення, вам не потрібно витрачати час на відправку своєчасних повідомлень через мобільні додатки. Ідіть в ті місця і використовуйте ті інструменти, які використовує ваша аудиторія. Зробіть це максимально доступно і як можна більш зазвичай.
7
Зберіть все, що знадобиться для заходу. До таких предметів можуть ставитися медалі, ігри, сувеніри, призи або сертифікати. Існує безліч всяких дрібних штучок і дрібничок, які можуть пройти непоміченими для недосвідченого ока, але ви знаєте кожен закуток, затишне місце, і все, що заповнює їх. І не забудьте про столи, стільці, звукове обладнання, таблички, скатертини і всі ті важливі великі речі!
- Це ще одне, про що ви повинні сісти і подумати. Не припиняйте думати про це, поки не виявите 5 речей, про які ви забули? все, включаючи ручки, аптечки першої допомоги, батарейки, лід і подовжувачі. Вам потрібно знати, що, що б не трапилося, у вас все знайдеться.
8
Домовтеся про всім. Домовтеся про фото-і відеозйомки. Домовтеся про транспорт для гостей. Домовтеся про харчування для бригади з прибирання. Список може і далі продовжуватися, але інакше ви ніколи не організуєте свій захід!
- Організуйте харчування та напої. Також зараз відповідний час, щоб підготувати спеціальне розміщення, наприклад для тих, у кого обмежені фізичні можливості і так далі. Перевірте, може хтось з учасників дотримується вегетаріанства або має інші специфічні потреби в раціоні.
- Організуйте стільці, столи, мистецькі декорації, мікрофони, динаміки, медіа проектори, трибуни - все, що повинно бути встановлено на місці проведення.
9
Підготуйте контактний лист. Вам знадобляться всі потрібні номери, адреси та електронні адреси членів команди. Крім того, зробіть аналогічний список VIP-персон і всіх постачальників товарів і послуг. Якщо хтось не прийде або спізнюється, це і буде тим списком, до якого ви будете звертатися.
- Скажімо, постачальники продовольства не з`явилися вчасно. Що ви будете робити? Ви хапаєте свій зручний класний список і дзвоніть ім. О, вони думали, що ви збиралися забрати 90 кг тушкованої свинини? Гаразд, неважливо. Ви передаєте список Стью, він хапає свою вантажівку і мчить за адресою, вказаною на папері. Криза відвернений. І тепер ви знаєте, що або ніколи більше не варто замовляти у них або ясніше висловлювати свої побажання!
10
Відвідайте місце проведення разом з членами команди. Огляньте об`єкт та оцініть парковку, туалети, гримерки, розстановку, різні входи і виходи. Пошукайте довколишні місця, де ви зможете зробити ксерокопії, подзвонити, і придбати все потрібне в екстреному випадку. Загалом, ознайомтеся з усією територією, і ви повинні її знати, як свої п`ять пальців.
- Поговоріть з контактною особою. Вони повинні знати всі про об`єкт краще, ніж хтось інший. Може, є якісь проблеми, про які вам слід знати? Будь-які тимчасові обмеження? Двері закриваються в певний час? Не дай Бог, не заплановані Чи перевірки пожежної сигналізації?

Частина 3 з 4: робота за 24 години до заходу

1
Зберігайте спокій. Ви домоглися цього. Неймовірно важливо тримати голову і не тривожитися про результат. Ви готувалися протягом декількох місяців! Все буде відмінно. Чим ви уравновешеннее, тим спокійніше буде ваша команда, і тим спокійніше пройде захід. Крім того, все це пройде незабаром!
- Серйозно. Ви отримали це. Ви передбачили все основне, ви продумали всі можливі проблеми - якщо щось піде не так, ви знаєте, як з цим впоратися. І не забувайте: ніхто не збирається звинувачувати вас. Скандальний гість, погана їжа - люди розуміють, що не все в ваших руках. Так що розслабтеся. З вами все буде в порядку.
2
Зробіть останню перевірку по кожному пункту зі своєю командою. Переконайтеся, що ви передали інформацію кожному про те, як дістатися до місця і про час проведення. Останнє, що вам потрібно - щоб вся ваша команда дзвонила вам одночасно в день заходу і цікавилася, де ж, чорт візьми, задні двері.
- Навіть якщо ніхто не підходить і не ставить питання, зробіть все можливе, щоб оцінювати їх поведінку. Чи всім зрозуміло, що треба робити? Ладнають чи люди між собою? Якщо це не так, поговоріть з ними і подивіться, що ви можете зробити, щоб розібратися в проблемах. Можливо, хтось більше підійде для роботи в іншому відділі або з іншими людьми.
3
Перевірте всі запрошення і відгуки. Створіть електронну таблицю зі списком запрошених і підрахуйте їх кількість. Для більшості заходів, кількість людей, які підтвердили НЕ являє собою ту кількість людей, яке прийшло насправді. Ви можете зіткнутися з тим, що 50 осіб підтвердили, що прийдуть, але в кінцевому підсумку їх виявиться 5 або 500. Тому, хоча ви повинні знати цю цифру, але також приготуйтеся впоратися з будь-яким діапазоном!
- Нагадайте VIP запрошеним про захід, коли ви відвідуєте інші. Ви будете здивовані, скільки людей скажуть: «О, так! Це завтра, чи не так? »За допомогою простого телефонного дзвінка або СМС можна уникнути цього.
4
Зайдіть на об`єкт і перевірте, чи все готово. Зал чистий і доступний? Встановлено Чи все електронне устаткування, і, схоже чи, що воно працює? Чи можете ви попередньо завезти якесь обладнання, якщо буде необхідно? Чи виглядає персонал достатньо підготовленим?
- Перевірте, чи достатньо людей в якості обслуговуючого персоналу. Завжди краще мати більше ніж треба, звичайно. Можливо, вам буде потрібно хтось, щоб збігати для виконання екстреного доручення або подбати про гостя або про проблему, яку ви не передбачали. Або, знаєте, принести вам кави.
5
Зробіть набори для учасників. Цей набір може включати в себе пляшку води, батончик, папір для записів, ручку, брошуру і всю інформацію, яка може знадобитися. Доброю ідеєю також буде включити туди маленькі сувеніри. Це приємний штрих, який дійсно переконає людей, що це добре продумане, організований захід. І це змусить їх відчувати, що їх цінують!
- Це можна зробити для гостей, або для вашої команди, чи для тих і інших! Кому не сподобається забрати з собою живильний батончик і ручку?
6
Зробіть бігунок. Це перерахування всієї необхідної інформації, відсортованої за часом і / або кімнатах. Підготуйте щохвилинний план для важливих заходів. Формат його залежить від вас. Просто намагайтеся звести інформацію в ньому до мінімуму, щоб було простіше читати.
- Якщо ви дійсно висококласний і супер старанний, для вас може бути корисним зробити різні типи бігунків. Доповідачам знадобиться список інших доповідачів і де вони знаходяться, в який час. Вашої бригаді знадобиться список устаткування, тимчасова програма і протокол прибирання. Якщо ви маєте часом, це може бути корисним.

7
Складіть контрольний список речей, які потрібно взяти з собою на місце проведення. Як було б жахливо, якщо ви вже там, все на місці, всі там, і ви розумієте, що єдине, чого немає - це 12000 чашок, які ви забули вдома? Прикра ситуація. Тільки що ви все зіпсували. Тому зробіть собі контрольний список, перевірте двічі, і привезіть все, що потрібно привезти!
- Якщо все це знаходиться в десятці різних місць, призначте людей на кожну конкретну обов`язок. Таким чином, у відповідальний день, ви не будете витрачати 8 годин, щоб бігати і збирати все і хвилюватися. Розподіляючи роботу ви розв`язуєте собі руки ... або як кажуть.

Частина 4 з 4: управління в день заходу

1
Прибудьте на місце раніше, разом з членами команди і добровольцями. Перевірте, чи всі на місці і все електронне устаткування в робочому стані. Є горящі питання? Якщо є час, візьміть по стаканчику, скажіть підбадьорююче напуття і розійдіться! Ви зробили це. Ви так добре підготувалися.
- Переконайтеся, що організатори мають яскраві бейджики або які-небудь інші відмітні знаки, щоб при необхідності учасники могли звернутися до них за допомогою. Іноді просто форми захисного кольору недостатньо.
2
Встановіть все. Усередині і зовні. Вам потрібні повітряні кулі на поштовій скриньці? Плакат в кутку? А на дверях і по коридору? Якщо гостям доведеться бродити по справжньому лабіринту, то, чим більше знаків, тим краще.
- Розтяжка з привітанням та інша інформація перед будівлею буде особливо корисна. Ви ж хочете, щоб люди могли бачити з вулиці, що це те місце, де вони повинні бути. Ніяких питань з цього приводу!
- Зробіть столик прийому та реєстрації. Коду гості заходять у двері, вони повинні точно знати, що їм потрібно робити. Інакше вони будуть невпевнено ходити навколо і відчувати не по собі. І пам`ятайте про те приймальному комітеті, про який ми говорили? Нехай хтось стоїть біля дверей, вітає гостей і відповідає на їхні запитання.
- Поставте музику! Вона погасить будь-яку незручність, яка інакше може витати в повітрі.
3
Переконайтеся, що люди, що мають значення, знають, що відбувається. Якщо доповідач затримується, потрібно тягнути час. Якщо їжа займає більше часу, ніж розраховувалося, вони повинні бути попереджені про зміни в розкладі. Дуже рідко заходи проходять саме так, як це було заплановано - так, якщо ви відступаєте від курсу, переконайтеся, що способи зв`язку відкриті.
4
Робіть фотографії! Вам захочеться щось запам`ятати для себе. І люди будуть вражені, побачивши, як хтось ходить навколо з камерою. Зверніть увагу на розтяжки спонсора, свої розтяжки, вхід, столик прийому так далі. Можливо, ви можете використовувати їх в наступному році!
- Нехай друг або професійний фотограф подбає про це, якщо це взагалі можливо. У вас досить турбот і без того. Вам потрібно буде спілкуватися і випивати зі своїми гостями, тому нехай хтось інший візьме на себе турботу про фотоматеріалі.
5
Дайте роздатковий матеріал. Ви ймовірно, посадили щось в головах гостей і хочете, щоб вони пішли, міркуючи про це, дивуючись чогось або чекаєте якихось дій. Тому приготуйте брошури або що-небудь ще, що вони могли б взяти з собою для особистого користування після заходу.
- Частиною цього може стати форум для коментарів. Запропонуйте їм спосіб наслідувати й розповісти, що вони думають, які б могли бути вжиті заходи щодо поліпшення, і що б їм хотілося побачити в наступний раз. І, звичайно, як вони могли б взяти участь!
6
Приберіть приміщення! Перевірте електричний лічильник, приберіть розтяжки, столи і так далі. Вам потрібно залишити місце в такому ж вигляді, яким воно було спочатку - особливо, якщо ви заплатили за нього і хочете коли-небудь повернутися. Вони можуть стягувати плату, якої можна уникнути в інших випадках. Поділіть роботу так, щоб вона пройшла так само швидко, як і безболісно, наскільки це можливо.
- Перевірте, щоб переконатися, що нічого цінного не залишено, і якщо так, сформуйте стіл знахідок.
- Якщо ви щось пошкодили, дайте знати контактній особі. Краще бути чесним і відвертим.
- Подбайте про сміття в міру ваших можливостей. А про решту подбає технічна служба.
7
Подбайте про всі обов`язки після заходу. Залежно від вашого заходу, вони можуть варіювати від абсолютно нічого до довгого списку подяк і квитанцій. Ось кілька ідей, з чого вам почати:
- Подякуйте всіх членів команди, особливо спонсорів і добровольців. Ви б не зробили це без них!
- Закрийте і оплатіть всі рахунки. Це має бути зроблено якомога швидше. Чим менше незакінчених справ, тим краще.
- Влаштуйте вечірку подяки для всіх тих, хто допоміг. Ви ж хочете, щоб члени вашої команди відчули, що їх цінують і спонсори відчули, що вони внесли внесок у добру справу.
- Роздайте сувеніри або інші видання відповідним людям.
- Доставте квитанції спонсорам й іншим.
- Помістіть фотографії на своєму веб-сайті заходу.
8
Влаштуйте подальший розгляд у вигляді зборів, щоб наступного разу виконати все краще. Після всього сказаного і зробленого, що б ви зробили по-іншому? Що спрацювало, а що не вдалося? Ви коли-небудь зважилися б знову організувати подібний захід? Чого ви навчилися?
- Якщо отримані відгуки, пройдіться по ним. А якщо ви не отримуєте їх від гостей, запитаєте свою команду! Що вони думають? Вони хоча б отримали задоволення самі? Це був безкоштовний батончик і ручка, чи не так?

Поради

Різні організаційні роботи схожі на різні професійні обов`язки. Робота з рахунками та бюджетом схожа на фінанси, повідомлення делегатам і запрошення їх до участі схожа на роботу маркетингу, управління командою схоже на управління кадрами підприємства, робота з транспортом нагадує роботу логіста, захід схоже на виробничу діяльність, налагодження хороших відносин зі ЗМІ схоже на PR .
Список документів (і так далі), які потрібно приготувати
- Бюджет
- Розклад заходу (графік кожної програми у заході)
- Запрошення
- Список запрошених
- План дій
- Тимчасові рамки (графік завершення робіт)
- Матеріали для прес-конференції
- Мова
- Список учасників
- Порівняльні записи (разом з промовою доповідачів)
- Повістка
- Щохвилинний розклад
- Список для зв`язку (мобільні номери організаторів)
- Список речей, які потрібно принести
- Контрольний список роботи, яку потрібно виконати
- Звіт про захід (для ЗМІ та інших)
Визначте, які завдання повинні бути покладені на сторонніх виконавців (послуга аутсорсинг), а які виконані членами команди. Аутсорсинг залежить від бюджету, часу, якості, важливості роботи і так далі
Багато посміхайтеся. Будьте ввічливі до кожного, як всередині, так і поза командою
Перед заходом призначте людини / комітет, відповідального за наступне
- Спонсори
- Місцеві учасники
- Головний гість, доповідачі,
- Створення дизайну, роздруківка, збір статей і оцінка всього
- Призи, сувеніри, подарунки, розтяжки, сертифікати
- Транспорт, постачальник продовольства, домовленість про оренду місця проведення, прикраси, декорації, парковка
- Медіа, PR, маркетинг
Фактори для розгляду при виборі місця проведення та обговорення вартості
- Місткість залу (кількість делегатів - крім плаваючих делегатів)
- Забезпечення харчуванням (якщо буде подаватися)
- Тимчасові рамки (коли захід розпочнеться і може закінчитися)
- Можливості освітлення (у разі нічних заходів)
- Чи є кондиціонери
- Забезпечення необхідним обладнанням (мікрофони, динаміки і так далі)
- Меблі для засідателя (столи, стільці, скатертини)
- Чи дозволені музика, розваги (для неформальних заходів)
- Резервне енергозабезпечення
- Доступність - чи знаходиться місце в центрі міста (чи зможуть учасники дістатися туди безперешкодно)
- Спеціальні кімнати для організаторів, для переодягання і так далі.
- Загальна вартість
Коли хтось пропонує допомогу (в тому числі і грошима), реагуйте негайно і дякуйте щиро.
Планування необхідно. План «що робити» (важливі речі) здійснюється в командних зустрічах. Дотримуйтеся цього.
В день заходу призначте одного відповідального за
- Загальну координацію
- Гримерку кімнату
- Харчування
- Те, що відбувається на сцені
- Провідного
- Комп`ютер, медіапроектор,
- Фотографа
- Прийом гостей
- Управління масою народу і PR
- Зону паркування
- Безпека
- Роздачу різних речей (подарунки, сертифікати обраним людям, а також учасникам)
Фактори, які потрібно прийняти до розгляду при визначенні дати
- Чи вільні головний гість та інші VIP-персони в конкретну дату (и)
- Що найкраще підходить вашої аудиторії
Але планування в менших групах «як зробити», «як це повинно бути» і так далі не менш важливо.
Якщо ви щось запозичили, будьте відповідальні і поверніть це до обіцяного часу.
Проявіть ініціативу, прогуляйтеся навколо і пошукайте недоробки, які можуть бути виправлені вами, завершіть їх.
Робіть нотатки з усіх важливих деталей.
Ніколи не передавайте іншій людині обов`язки і відповідальність, покладену на вас.
Правильне впровадження має велике значення, плануйте, щоб досягти успіху, до останнього ...
Чи не покидайте своє призначене місце / стійку, де ви повинні знаходитися.
Добровільно повідомте людині, яка дала вам завдання, чи було воно успішно виконано чи ні. Але в зазначений час.
Будьте в доброму гуморі, особливо коли знаходитеся серед людей.
Будьте відповідальні за свою роботу.
Будьте пунктуальні у всіх своїх справах. Якщо ви спізнюєтеся, під час інформуйте людини, якій ви підзвітні.
Не критикуйте нікого, тільки якщо у вас є пропозиція або рішення.
Дійте повільно, але вірно. Не поспішайте при спілкуванні. Ви тільки даремно витратите час.
Завжди дотримуйтесь свій моральний вигляд і позитивне ставлення до всіх. Будь ласка, не прохайте нікого.
Якщо виникає проблема, не звинувачуйте інших - і не покладайте все на свою голову, створюючи напругу, а намагайтеся вирішити її.
Не повторюйте ніяких помилок.

Попередження

Будьте готові до будь-яких ситуацій. Іноді ситуація виходить з-під контролю. Якщо ви є членом команди, не зліться, якщо хтось кричить на вас (людина може бути напружений). Якщо ви є координатором, ніколи не створюйте напружену обстановку і не панікуйте. Дійте холоднокровно. Постарайтеся розібратися, що трапилося, і що ви можете зробити, коли це сталося.
Не панікуйте / не напружуйтеся. Холодний розум дасть кращі результати в потрібний час.