Як навести порядок на робочому столі
Ох, цей робочий стіл. Чи краще місце для інтелектуальної роботи? Ручка письменника, олівець інженера, папірці платника податків - все це знаходить своє місце на робочому столі. Можна зробити висновок, що прибирання свого робочого столу - дуже важливе і необхідне заняття.
Кроки
1
Приберіть свій стіл. Приберіть зі столу всі папірці та інші предмети так, щоб можна було бачити повну площу столу. Сформуйте стопки з ВСЬОГО, що лежить на підлозі, крім комп`ютерних компонентів, телефону і настільного килимка або сформуйте з них окрему стопку, щоб було зручно забрати. Телефонна книга, степлер, ручки і олівці, скотч і так далі йдуть в розділ "Все, що потрібно під рукою". Переглядайте дату і тему все, що ви підбираєте. Якщо це вже не актуально або не потрібно, то викидайте в урну. Відкладіть речі, які належать іншим людям в іншу стопку.
2
Спустошите ящики та секції в столі і зробіть з вмістом те ж, що і з речами зі столу. (Не забудьте про верхніх надбудовах до столу).
3
Протріть всі поверхні мокрою ганчіркою із засобом для чищення, потім обробіть воском і висушіть.
4
Впорядкуйте книги і збудуйте записні книжки для того, щоб визначити периметр робочої площі. Не поспішайте з тими, які ви використовуєте раз на тиждень або ще рідше. Пам`ятайте про те, що деякі з книг можуть піти на полиці в процесі наведення порядку.
5
Розподіліть за ступенем пріоритетності речі, які підуть на полиці. Залишайте на столі тільки ті речі, які виглядають презентабельно або ті, якими ви щодня користуєтеся. Решта йдуть в темні ящики і полиці. Знайдіть нові обкладинки для речей, які втратили зовнішній вигляд, але якими ви часто користуєтеся. Інше можна винести за межі кабінету або на полицю біля вашого столу.
6
Організуйте простір на полицях, звівши до мінімуму наявність дрібничок і, потім міняйте місцями речі відповідно до ступеня пріоритетності від потрібних до дрібничок, щоб створити рівну кількість речей пов`язаних з роботою і естетичних або сентиментальних предметів. Не забувайте використовувати саму верхню поверхню. Це гарне місце для великих дрібничок, рослин або великих фотографій. Не потрібно пхати на самий верх речі пов`язані з роботою. Відкладіть усі дрібнички, яким ви не знайшли застосування в сторону до того часу, поки ви не закінчите повну прибирання робочого місця і не знайдете для них більш підходящих місць.
7
Використовуйте самий ближній до вас ящик в столі для речей, які повинні завжди бути під рукою, залишаючи лише речі, які ПОВИННІ бути на столі. Пам`ятайте, що всі сторонні речі не повинні знаходитися біля комп`ютерної миші і клавіатури. (Якщо у вашого столу відсутні ящики, купіть підставку для комп`ютерного монітора з висувним ящиком або окрему невелику тумбочку з ящиками, яку ви можете розташувати у себе на робочому столі або на полиці біля нього).
8
Позначте один ящик для поточних проектів і справ. Вам потрібно постійне місце (крім столу) для речей, над якими ви працюєте.
9
Визначте один ящик для паперової канцелярії, блокнотів і все, чим ви користуєтеся на роботі.
10
Акуратно розподіліть решту книг, скоросшивателей та інших предметів з стопки категорії шафи й полиці по невживаних скриньках і іншим полкам в кабінеті.
11
Рознесіть речі з стопки "належать іншим людям" їх власникам. Тепер у вас повинні залишитися тільки речі, які потрібно розставити або ж які вимагають уваги (їх ви відкладали раніше). Прийшов час змінити передачі.
12
Огляньте ще раз наскільки все заповнено. Чи є у вас необхідне місце для речей, які залишилися? Тепер все на своїх місцях. Швидкозшивачі, папки з файлами, пластикові ящики для документів і файлів можуть бути використані всередині шаф, вбиралень та інших місць, де присутні полки. Це допоможе звільнити простір на підлозі. Якщо вам потрібно створити нові папки для файлів або нові підрозділи для подальшого сортування, зробіть список із загальних категорій і тем. Виділіть місце для нових папок з певними вами темами і назвами. Якщо у вас достатньо місця для папок з файлами, почніть заповнювати всі паперами і документами. Почніть з вершини стопки і йдіть поступово до низу. Якщо ви не можете продовжувати з причини відсутності місця - ЗУПИНІТЬСЯ.
13
Приступите до розстановки предметів по контейнерах. Зберіть всі потрібні матеріали та інші предмети, які допоможуть вам в організації. Якщо ваш стіл не має вбудованого відсіку для зберігання CD дисків, купіть контейнер (пластикова коробка) для зберігання дисків. Телефонна підставка допоможе завжди мати поруч телефонну книгу і нагадують записки, але варто помістити підставку безпосередньо під телефоном для заощадження цінного простору. Архівні контейнери допоможуть впорядкувати та організувати папери, які могли б стати причиною безладу. Органайзери для ящиків в столі допоможуть більш раціонально використовувати займане місце в ящику. Ярусні настільні органайзери можуть мінімізувати займане на столі місце різними необхідними речами, такими як окуляри, калькулятор, блокноти і так далі. Вертикальні органайзери вбережуть від несанкціонованого вилучення цінних паперів, наприклад, стосовно нерухомого майна. Лоток для документів послужить місцем, куди вам будуть класти документи співробітники або члени вашої родини, замість того, щоб кидати відразу на стіл. Маленькі пластикові ящики допоможуть організувати предмети, які зберігаються за дверима шафи на полицях або у вбиральні. Лоток для паперу забезпечить акуратне розміщення чистої офісного паперу під принтером для збереження простору.
14
Принесіть ящики від покупок на роботу. Використовуйте їх для організації простору і заповнення невикористовуваних прогалин у шафах, полицях, на робочому столі і в підсобному приміщенні. Зберіть нову систему для наповнення інвентарем та документами і закінчите наповнення.
15
Створіть місце для категорії "Потребує особливої уваги". Завжди знайдуться матеріали, які можна віднести до цієї категорії. Можливо, ви захочете виділити окрему папку або ящик в столі для них. Або ж ви захочете зробити окремий багатоярусний органайзер за дверима шафи або на окремій полиці для більш зручної сортуванні за термінами виконання або важливості. Але який би варіант ви не вибрали - не використовуйте простір на робочому столі для таких цілей, інакше вони можуть стати найбільшим приводом для безладу на столі.
16
Вітаю, ви закінчили з прибиранням! Тепер ви можете приступати до роботи в чистій, організованої обстановці. Швидше за все, ваша продуктивність підвищиться у зв`язку зі змінами на робочому місці. (Можете починати з категорії "Потребує особливої уваги"). З цього моменту намагайтеся дотримуватися наступних порад:
17
На столі повинні бути присутніми тільки поточні проекти. Все інше має бути прибрано зі столу якомога швидше. Як тільки ви закінчите над цим працювати, приберіть зі столу у відведене місце.
18
Кожен день виділіть собі кілька хвилин, щоб організувати порядок на робочому місці після трудового дня. Якщо необхідно, зробіть позначку в щоденнику або в календарі, щоб мати нагадування.
19
Привчіть себе створювати список справ, які потрібно реалізувати протягом дня. Це має вам допомогти.
20
Ми закінчили.
