Як знайти більше часу в своєму робочому дні
Дослідження, проведені в США, показали, що з 8 годин робочого часу середньостатистичний працівник витрачає даремно приблизно 2 години. Сюди не входять обід та інші перерви, офіційно включені в розклад. Менеджери з персоналу, як правило, визнають трохи менше однієї години втраченого часу на кожного співробітника при визначенні розміру оплати праці, і багато компаній розраховують рівень продуктивності праці виходячи з цього ж допущення. Якщо ви виявляєте, що не встигаєте впоратися з усією роботою, можливо, причина в тому, що ви втрачаєте більше часу, ніж думаєте.
Кроки
Метод 1 з 3: Визначте суттєві часові втрати
1
Перегляньте свій робочий календар за останній рік і знайдіть зустрічі, конференції, наради та інші обов`язкові заходи, які відняли у вас багато робочих годин, але були лише порожній втратою часу. Відмовляйтеся від участі, передоручати це комусь чи робіть інші необхідні дії, щоб не витрачати час на участь в них у майбутньому.- Якщо ваша присутність обов`язково, проявіть здатність до багатозадачності і подумайте, що корисного ви можете зробити, поки перебуваєте там.
- Надішліть замість себе когось іншого, якщо розумієте, що ваша компанія повинна бути там представлена.
2
Обмежте час, який ви витрачаєте на електронну пошту. Деякі співробітники щоранку проводять більше години за розбором вхідних повідомлень. Всякий раз як працівник відволікається на нове одержаний лист, читає його і повертається до перерваної роботи, втрачається приблизно 5 хвилин.- Відпишіться від розсилок і новин, які не потрібні вам для роботи.
- Налаштуйте спам-фільтр на більш високий рівень захисту, щоб не отримувати зайвих повідомлень.
- Відправляйте менше електронної пошти і менше відповідайте на неї, щоб, у свою чергу, менше отримувати. Необов`язково відповідати на всі отримані повідомлення. Іноді через простого "спасибі" обмін повідомленнями продовжується і затягується надовго, хоча питання вже вирішене.
- Вимкніть звукові та візуальні сповіщення про нові повідомлення, якщо тільки ваша основна робота не складається у відстеженні електронної пошти. Встановіть собі графік перевірки вхідних повідомлень протягом робочого дня, замість того щоб переглядати кожне окремо в момент отримання.
- В якості альтернативи ви можете змінити інтервал перевірки нових повідомлень у вашій поштовій скриньці. Збільшіть його з 5 до 30 хвилин, і ви будете відволікатися від роботи рідше на 80 разів на день.
- Працюйте з листами по мірі їх надходження: приймайте до відома, відповідайте, пересилайте, видаляйте. Збережені повідомлення сортуйте по папках, щоб згодом їх було легко знайти.
3
Призначайте зустрічі так, щоб час початку і закінчення відповідало обсягом матеріалу, який вам потрібно обговорити. Дотримуйтеся плану, щоб упевнитися, що всі питання будуть охоплені у відведений час, і корегуйте свій розклад, якщо насправді вам знадобиться більше або менше часу, ніж очікувалося.
Метод 2 з 3: Поверніть втрачені хвилини
1
Обмежте час на теревені з колегами.- Коли до вас звертаються балакучі колеги, говорите, що у вас рівно "Х" хвилин, після чого ви повинні повернутися до роботи. Дотримуйтеся графіка і запропонуйте закінчити бесіду під час перерви на обід або кави або після роботи.
- Утримуйтеся від обговорення офісних чуток і пліток, через які ваша увага концентрується на речах, які не мають відношення до роботи.
2
Чесно складіть список, якими особистими справами ви займаєтеся в робочий час. Можливо, деякі справи ви навіть не помічаєте, настільки вони увійшли в звичку. По можливості позбудьтеся від них, і ви навіть здивуєтеся, скільки вільного часу у вас виявиться. Співробітники часто визнають, що на роботі займаються наступним:- Перегляд сайтів в інтернеті в особистих цілях.
- Комп`ютерні ігри.
- Особисті телефонні дзвінки.
- Ведення власного бізнесу (або підробіток).
- Відлучки під робочими приводами, але в особистих справах.
3
Приходьте на роботу рано, щоб приступити вчасно, і продовжуйте працювати до кінця дня, роблячи паузу тільки на час передбачених перерв.- Вважається, що деякі люди регулярно втрачають від 15 до 30 хвилин на початку і в кінці робочого дня, морально і фізично готуючись до роботи і до відходу додому. Ваш робочий день по-справжньому починається, коли ви починаєте працювати і закінчується, коли ви починаєте збиратися додому.
- Приходьте на роботу раніше, якщо знаєте, що вранці, перед тим, як приступити до роботи, вам потрібно якийсь час.
- Використовуйте час у дорозі з роботи і на роботу, щоб подумки підготуватися. По дорозі на роботу уявляйте собі, як ви почнете день, згадуйте, що у вас заплановано і готуйтеся приступити до роботи. По дорозі додому постарайтеся більше не думати про роботу і зосередитися на сім`ї, домашніх справах і планах на вечір.
Метод 3 з 3: Вдосконалюйтесь в управлінні часом
1
Організуйте свій розпорядок, використовуючи робочий календар, щоденник, електронний органайзер або інший ефективний для вас метод.
2
Розставляйте пріоритети, щоб найважливіша робота була виконана кожен день. Найважливіші 20-30% завдань відзначайте в розкладі кольором або виділяйте іншим способом.
3
Постарайтеся позбутися тих видів роботи або завдань, які ви постійно відсуваєте в самий кінець списку, так як вони є незначними, безглуздими або непотрібними. Вирішіть раз і назавжди, що їх виконувати немає чого, або делегуйте їх комусь іншому.
4
Не будьте перфекціоністом. Перфекціонізм і надмірна увага до деталей можуть стати причиною того, що виконання найпростіших завдань займають невиправдано багато часу. Крім того, непомірний перфекціонізм може стати формою прокрастинації.
5
Справляйтеся з прокрастинація, розбиваючи великі завдання на кілька дрібніших і швидше здійсненних кроків. Заплануйте кожен день виконувати крок чи два, поки робота не буде завершена.
