Як підготувати доповідь за співбесідою

Будучи інтерв`юером, ви зобов`язані зібрати достатньо інформації про кожного кандидата і надати її іншим сторонам, які мають право голосу, але не були присутні на співбесіді. Це допоможе вам запам`ятати важливі факти, що стосуються кожного претендента, і дозволить перейти на наступний етап інтерв`ю тільки кваліфікованим кандидатам. Взагалі, існує два способи підготовки доповідей за співбесідою: вільне есе і підготовлений шаблон. Залежно від того, як ваша компанія вважає за краще проводити співбесіди, дотримуйтесь пунктам відповідного методу, викладеним нижче, щоб бути впевненими в тому, що ваша доповідь за співбесідою написаний правильно.




Метод 1 з 2: використання форми вільного есе

  1. 1

    Напишіть питання, задані на співбесіді і відповіді, отримані під час співбесіди в деталях. Незалежно від того, чи є у вас заздалегідь підготовлені питання для всіх шукачів або ви віддаєте перевагу задавати питання, строго грунтуючись на їх специфічному досвіді, дуже важливо записати свої запитання та відповіді здобувача на них. Це основні елементи звіту про співбесіду і вони показують, наскільки хороший кандидат.
    • Записуючи відповіді здобувача, вкрай важливо зробити детальний звіт на основі того, що він сказав, навіть якщо вам доведеться процитувати його слова. Опускайте подробиці по мірі можливості.
      • Приміром, ви сказали кандидата: «Розкажіть про своє найбільше кар`єрному досягненні». Коли він буде говорити, буде недостатньо просто коротко накидати у відповіді «переможець в номінації« за високі успіхи »(кращий працівник)». Ви повинні вивчити і відзначити в доповіді такі деталі, як «отримав нагороду за керівництво багатофункціональної групою, метою якої було відкрити нову дочірню компанію у Франції в умовах обмеженого бюджету та у визначені терміни».

  2. 2

    Візьміть на замітку вербальні і невербальні комунікативні навички здобувача. Оскільки на співбесіді можуть бути присутні не всі, хто приймає рішення про наймання, важливо виписати не тільки те, що було сказано, але і те, як здобувач це сказав, побіжно зазначивши його манери. Невербальна комунікація повинна сприйматися так само серйозно, як і вербальна, так як, на відміну від слів здобувача, завдяки ній ви зможете зрозуміти, що він відчуває.
    • Наприклад, кандидат може сказати вам те, що, на його думку, ви хочете почути, навіть якщо це не зовсім правда. Якщо кандидат каже, що він дуже товариська людина для того, щоб отримати роботу, але насправді відводить очі, часто дивиться в підлогу і каже тихим голосом, його невербальна міміка може говорити протилежне.

  3. 3

    Запишіть всі додаткові навички та ключові моменти, які мають відношення до роботи. На додаток до спеціальних питань, що задається здобувачеві, відзначте його додаткові навички та ключові характеристики, необхідні для успішного виконання роботи. Швидше за все, вони будуть перераховані в графі кваліфікаційної характеристики посади.
    • Обов`язково вкажіть не тільки професійні (навички, яким можна навчити працівника - аналіз даних або написання звітів), а й особисті навички та вміння - особисті якості або відмінні риси, необхідні для кращого виконання завдань, наприклад, комунікабельність і здатність вирішувати конфлікти.

  4. 4

    Почніть робити начерк звіту про співбесіду, використовуючи відповіді здобувача і питання, задані під час співбесіди. Краще почати це робити по свіжій пам`яті - відразу після інтерв`ю. Почніть з самого основного:
    • Загальні відомості про претендента. Вкажіть його / її ім`я, назва посади і дату проведення співбесіди. Наприклад: «Цей звіт про співбесіду підготовлений в результаті інтерв`ювання Джона Сміта на посаду директора з інформаційних технологій 14 червня 2014».
    • Питання та відповіді на співбесіді. Складіть список всіх заданих запитань і відповідей здобувача і уявіть докладний звіт. Дуже важливо переглядати свої замітки і робити додаткові записи якнайшвидше, адже ви ж не хочете переплутати здобувачів або втратити важливу інформацію, якщо ви не змогли її запам`ятати.

  5. 5

    Коротенько вкажіть особливості кандидата в доповіді за співбесідою. Це допоможе ознайомитися з його / її біографією і вашими спостереженнями. Коли ви робите звіт про співбесіду, включіть наступні факти та пояснення до них (як зазначалося вище):
    • Короткий опис сильних сторін кандидата. Воно засноване на його / її здатності успішно виконувати роботу. Перерахуйте сильні сторони кожного кандидата і наведіть приклади, що доводять це. Недостатньо просто сказати: «Здатний / на захопити людей за собою». Ви повинні пояснити, як йому / їй вдається це зробити і що вони зробили в минулому, щоб підтвердити це.
    • Утруднення або складності. Навіть у кращих претендентів є якісь слабкі сторони. Важливо помітити це для того, щоб зважити, чи можна буде впоратися з цими слабкостями.
    • Ключові характеристики. Як зазначалося раніше, уявіть в своєму звіті інформацію про професійних і особистих навичках людини, які потрібні для успішного виконання роботи. Також зробіть графу для тих навичок, яких йому бракує.

  6. 6

    Додайте також особливі примітки. Використовуйте графу особливих приміток, щоб додати туди різні факти, які ви вважаєте потрібними. Часом ви можете зустріти кандидата, що володіє великими знаннями і навичками, про які вам хотілося б згадати окремо.
    • Наприклад, це може виглядати так: «У цієї людини є великий потенціал, зацікавленість і мотивація просунутися службовими сходами» або «Ця людина має схильність відволікатися і не може приділити належну увагу деталям».

  7. 7

    Поставте остаточну оцінку. Висловіть свою думку щодо характеру, потенціалу та підготовки здобувача. Ця частина включає в себе узагальнення і ваші рекомендації, чи варто розглядати дану кандидатуру або перейти до наступного здобувачеві.
    • Уважно перечитайте свій звіт ще раз, щоб переконатися в тому, що в ньому досконально описаний претендент і чітко вказано, наскільки добре він підходить на цю посаду. Кожне зауваження обов`язково має бути об`єктивним і чесним. Як тільки ви закінчите звіт, відправте його іншим вирішальним сторонам.

Метод 2 з 2: використання підготовленого шаблону

  1. 1

    При необхідності перегляньте шаблон звіту, підготовлений вашою компанією перед співбесідою. Можливо, ваша компанія вже затвердила шаблон співбесіди на інтерв`юйованого вами посаду. Якщо такий шаблон вже існує, слід дуже уважно його переглянути, щоб ви змогли задавати конкретні запитання, оцінити людини, грунтуючись на даних відмінних здібностях і навичках, і висловити свою думку на основі зазначених факторів.
    • Наприклад, уявімо, що ви проводите співбесіду на посаду фахівця з пільг та компенсацій. Запитавши кандидата щодо досвіду роботи в даний час, ви можете легко заповнити пункти шаблону, що стосуються його компетентності в питаннях пенсійних планів (401K) і компенсацій працівникам. Ви також зможете заповнити пункти, що стосуються невербальної і вербальної комунікації, звернувши увагу на зоровий контакт і здатність здобувача чітко висловлювати свої думки.



  2. 2

    Якщо у вас немає шаблону, створіть його самі. Якщо у вас все ще немає шаблону в письмовій формі, і ви або ваша компанія віддаєте перевагу використовувати типовий вигляд шаблону, то ви можете створити свій власний шаблон. Щоб шаблон був придатним, ви повинні включити в нього наступне:
    • Перегляньте перелік службових обов`язків, необхідних для визначення ступеня кваліфікованості
    • Сформулюйте питання, щоб запитати про необхідні навичках і досвіді
    • Створіть перелік і розробіть систему оцінки певних навичок та особистих якостей, які збільшать шанси претендента отримати посаду (система оцінки від 1 до 5 за організацію роботи в колективі, вирішення завдань, стресостійкість, товариськість і так далі).
    • Залиште місце, щоб написати рекомендації та загальні думки

  3. 3

    Задаючи спеціальні питання, робіть нотатки. Під час інтерв`ю ви повинні мати при собі шаблон, а також блокнот для додаткових записів, щоб пізніше включити їх до звіту. Всі співбесіди проходять трохи по-різному залежно від відповідей здобувача на ваші питання і рівня його знань.
    • Під час інтерв`ю можна задавати питання з шаблону врозкид, а іноді ви можете не писати відповідь в потрібному місці. Щоб уникнути перетасовки листів тримаєте напоготові блокнот, щоб під час співбесіди записувати в нього важливу інформацію, свої враження, думки та інтуїтивні висновки.
      • Наприклад, ви почали інтерв`ю із звичайною прохання «розкажіть мені про себе». Поки здобувач говорив, можливо, він вже відповів на деякі із заздалегідь підготовлених питань. Це добре, тому що вам не доведеться спеціально запитувати його знову, якщо він вже розповів в деталях те, що вас цікавило. Однак буде краще, якщо протягом цього часу ви будете робити нотатки поза шаблону, щоб потім переглянути їх і включити в офіційний звіт. Нічого страшного не станеться, якщо вам знаком ваш шаблон, і ви не пропустите ніяку ключову інформацію.

  4. 4

    Відзначайте і вербальну, і невербальну комунікацію. Поки кандидат говорить, важливо записати не тільки те, що він говорить, але і те, як він це говорить. Іноді спосіб викладу своїх слів допомагає визначити, чи говорить людина правду, чи впевнений він у собі, надмірно самовпевнений, зарозумілий і так далі. Невербальну комунікацію також слід зазначити, оскільки вона значно допоможе дізнатися характер людини.
    • Приміром, якщо претендент / ница жестикулюють при розмові, супроводжуючи це посмішкою до вух і тривалим зоровим контактом протягом інтерв`ю, ви можете зробити висновок, що цей кандидат дуже хоче зайняти пропоновану посаду і впевнений у своїх здібностях.
    • Пам`ятайте, що часом важливо не те, що ви говорите, а те, як ви це говорите. Важливо відзначити ці невербальні сигнали, щоб ті, хто не був присутній на співбесіді, і буде приймати рішення, мали чітке уявлення про те, як воно пройшло.

  5. 5

    Зверніть увагу на характеристику і характер. Як зазначалося раніше, існують певні критерії - характеристика та особисті якості ідеального кандидата, відповідного для конкретної посади. Характеристика та особисті якості можуть бути детально викладені в системі оцінок або в квадраті в шаблоні, куди ставиться галочка. Заповнюйте ці пункти відповідним чином під час співбесіди.
    • Приміром, у вас є список навичок та особистих якостей, які оцінюються за 5-бальною шкалою, де 5 вважається максимальним балом. Під час розмови з цією людиною ви краще зрозумієте, як його оцінити, а потім ви зможете записати свою оцінку.

  6. 6

    Після інтерв`ю напишіть звіт якомога швидше. Важливо заповнити залишилися пункти звіту про співбесіду якомога швидше. Це забезпечить об`єктивність вашої оцінки. Іноді, коли ви проводите одну співбесіду за іншим, можуть виникнути складнощі з запам`ятовуванням деталей. Ви ж не хочете переплутати кандидатів, адже часом у вас в голові можуть змішатися кілька співбесід.
    • В ідеалі слід мати в запасі трохи часу, щоб ви могли написати звіт належним чином. Якщо робити інтервал між співбесідами - не найкращий варіант, вказуйте якомога більше деталей у своїх записах і будьте вкрай обережні, зберігаючи дані кожного кандидата окремо.
    • Закінчите свої звіти до вечора. Чим довше ви будете чекати, тим складніше буде закінчити точний і корисний доповідь за співбесідою.

  7. 7

    Підрахуйте бали та оцінки і додайте заключні коментарі. Якщо за шкалою вашого шаблону слід вказати загальне число балів, потрібно заповнити цей пункт перед тим, як ви викладете свої останні зауваження.
    • Наприклад, уявімо, що ви проводите співбесіду з агентами з продажу товарів і використовуєте систему оцінки, де потрібно вказати загальне число, щоб визначити тип торгового представника. Після того, як ви це зробили, ви можете викласти свої останні зауваження та рекомендації, наприклад, чи вважаєте ви, що цей кандидат досить рішучий у своєму прагненні отримати посаду.
    • Свої зауваження слід закінчувати рекомендацією на підтримку кандидатури цієї людини, пропонуючи призначити його на посаду або порадити перейти до наступних кандидатам.