Як задокументувати результати роботи співробітника
Якщо ви є керівником, документація - один з інструментів комунікації, який ви можете використовувати, щоб зафіксувати факти і зняти невизначеності. Точне документування ефективності роботи, низькою або високою, а також, якщо необхідно, дисциплінарних курсів, важливо для довгострокової взаємодії із співробітником.
Кроки
1
Фіксуйте результати роботи співробітників в момент, коли події відбуваються, а не тижнями або місяцями пізніше. Щоб документи служили своєї мети, вони повинні відображати повний і точний звіт того, що співробітники обговорювали і які події відбувалися в певну дату.2
Відкладіть на час. Вигоди від документації набагато перевершують час і зусилля, витрачені на розмови про ефективність з вашими працівниками. Запишіть, які теми обговорювалися, хто був присутній, які питання виникали і які висновки та угоди були зроблені, так ви зробите документальну запис, до якої повернетеся у майбутньому. Збираючи добре задокументовані матеріали на співробітника, ви уникнете нерозуміння з обох сторін і дасть можливість законного захисту вас і вашого співробітника в разі судового процесу.3
Опишіть основні моменти розмови. Резюмуйте основні пункти обговорення (тобто хто відповідальний за ту чи іншу задачу, дедлайни), попередження для співробітника, спеціальні показники ефективності, які ви разом будете аналізувати, а також детально розписані зобов`язання для всіх сторін.4
Дотримуйтеся фактів. Не плутайте протокол наради зі співробітниками з особовим журналом, де ви висловлюєте свою думку і діліться емоціями. Документи можуть стати публічною записом в суді, тому робіть ясні та професійні записи. Документуйте в неупередженому тоні, так, як якщо б ви були стороннім спостерігачем, излагающим події з безпечної дистанції. Сфокусуйтеся на якості роботи, поведінці, присутності і доступності. Не переходьте на особистість працівника.5
Включіть в документацію зразки для додання звітом цілісності. Вони будуть різними, залежно від ситуації. Приклади включають в себе наступне: скарги від покупців як свідчення низької якості обслуговування з боку сотрудніка- звіти про час приходу співробітника на роботу як доказ хронічних запізнень працівника- копії аналізу продуктивності співробітника, підготовленого консультантом.6
Фіксуйте дисциплінарні наради зі співробітниками, роблячи записи, які резюмують три пункти розмови.- Допустимий стандарт виконання роботи - або мінімальні очікування - наскільки це може бути застосовано до обговорюваного питання.
- Ступінь досягнення мети працівником, зазначеної вище. Визначте порушення і / або дисциплінарні дії в результаті порушень.
- Точка зору співробітника, відповідь або думку з даної проблеми. Дайте розгорнутий звіт по його або її точці зору, навіть якщо ви не згодні або сумнівайтеся в їх обгрунтованості.
7
Попросіть співробітника розглянути і підписати ваш протокол. У той час, як деякі працівники можуть відмовитися це зробити, така пропозиція демонструє вашу чесність. Якщо співробітники відмовляються підписати папери, поясніть їм, що їх підпис свідчить про те, що ви говорили з ними про це, а не про те, що вони згодні з тим, що написано. Якщо вони не погоджуються, запропонуйте їм внести поправки.
Поради
- Співробітники - і їх адвокати - постійно оскаржують те, що ви можете вважати незаперечним фактом. Саме тому так важливо підкріпити документацію файлом з даними і свідченнями. Подумайте про те, щоб включити деталізовані звіти очевидців, фото, копії листів електронної пошти з датами отримання або інші зразки, які підтвердять однозначність фактів.
- Виділіть 10 хвилин в день для фіксації власних обговорень із співробітниками. Кращий час для цього - останні 10 хвилин перед тим, як покинути офис- таким чином, всі події дня ще свіжі в голові. Після того, як ви задокументіруете матеріали на співробітників, створіть традицію закривати свої файли як фінальне дію робочого дня.
- Фіксуйте всі події. Записуйте не тільки промахи недбайливих співробітників. Створіть файл для кожного працівника, записуючи факти - хороші і погані - стосуються кожного учасника вашої команди. Фіксація позитивних моментів роботи характеризує вас як чесного керівника. Якщо ви зводите документацію тільки до записами про неуспішних співробітниках, ви можете потрапити в хитку ситуацію, якщо адвокат протилежної сторони стверджує, що ви робили все, щоб акцентувати увагу на конкретному співробітнику з самого початку, в той час як ігнорували або захищали інших.
- Дотримуйтесь схемою на малюнку або в PDF-файлах, що доповнюють статтю.