Як задокументувати результати роботи співробітника

Якщо ви є керівником, документація - один з інструментів комунікації, який ви можете використовувати, щоб зафіксувати факти і зняти невизначеності. Точне документування ефективності роботи, низькою або високою, а також, якщо необхідно, дисциплінарних курсів, важливо для довгострокової взаємодії із співробітником.

Кроки

  1. 1

    Фіксуйте результати роботи співробітників в момент, коли події відбуваються, а не тижнями або місяцями пізніше. Щоб документи служили своєї мети, вони повинні відображати повний і точний звіт того, що співробітники обговорювали і які події відбувалися в певну дату.

  2. 2

    Відкладіть на час. Вигоди від документації набагато перевершують час і зусилля, витрачені на розмови про ефективність з вашими працівниками. Запишіть, які теми обговорювалися, хто був присутній, які питання виникали і які висновки та угоди були зроблені, так ви зробите документальну запис, до якої повернетеся у майбутньому. Збираючи добре задокументовані матеріали на співробітника, ви уникнете нерозуміння з обох сторін і дасть можливість законного захисту вас і вашого співробітника в разі судового процесу.

  3. 3

    Опишіть основні моменти розмови. Резюмуйте основні пункти обговорення (тобто хто відповідальний за ту чи іншу задачу, дедлайни), попередження для співробітника, спеціальні показники ефективності, які ви разом будете аналізувати, а також детально розписані зобов`язання для всіх сторін.

  4. 4

    Дотримуйтеся фактів. Не плутайте протокол наради зі співробітниками з особовим журналом, де ви висловлюєте свою думку і діліться емоціями. Документи можуть стати публічною записом в суді, тому робіть ясні та професійні записи. Документуйте в неупередженому тоні, так, як якщо б ви були стороннім спостерігачем, излагающим події з безпечної дистанції. Сфокусуйтеся на якості роботи, поведінці, присутності і доступності. Не переходьте на особистість працівника.




  5. 5

    Включіть в документацію зразки для додання звітом цілісності. Вони будуть різними, залежно від ситуації. Приклади включають в себе наступне: скарги від покупців як свідчення низької якості обслуговування з боку сотрудніка- звіти про час приходу співробітника на роботу як доказ хронічних запізнень працівника- копії аналізу продуктивності співробітника, підготовленого консультантом.

  6. 6

    Фіксуйте дисциплінарні наради зі співробітниками, роблячи записи, які резюмують три пункти розмови.
    1. Допустимий стандарт виконання роботи - або мінімальні очікування - наскільки це може бути застосовано до обговорюваного питання.


    2. Ступінь досягнення мети працівником, зазначеної вище. Визначте порушення і / або дисциплінарні дії в результаті порушень.
    3. Точка зору співробітника, відповідь або думку з даної проблеми. Дайте розгорнутий звіт по його або її точці зору, навіть якщо ви не згодні або сумнівайтеся в їх обгрунтованості.

  7. 7

    Попросіть співробітника розглянути і підписати ваш протокол. У той час, як деякі працівники можуть відмовитися це зробити, така пропозиція демонструє вашу чесність. Якщо співробітники відмовляються підписати папери, поясніть їм, що їх підпис свідчить про те, що ви говорили з ними про це, а не про те, що вони згодні з тим, що написано. Якщо вони не погоджуються, запропонуйте їм внести поправки.

Поради

  • Співробітники - і їх адвокати - постійно оскаржують те, що ви можете вважати незаперечним фактом. Саме тому так важливо підкріпити документацію файлом з даними і свідченнями. Подумайте про те, щоб включити деталізовані звіти очевидців, фото, копії листів електронної пошти з датами отримання або інші зразки, які підтвердять однозначність фактів.
  • Виділіть 10 хвилин в день для фіксації власних обговорень із співробітниками. Кращий час для цього - останні 10 хвилин перед тим, як покинути офис- таким чином, всі події дня ще свіжі в голові. Після того, як ви задокументіруете матеріали на співробітників, створіть традицію закривати свої файли як фінальне дію робочого дня.
  • Фіксуйте всі події. Записуйте не тільки промахи недбайливих співробітників. Створіть файл для кожного працівника, записуючи факти - хороші і погані - стосуються кожного учасника вашої команди. Фіксація позитивних моментів роботи характеризує вас як чесного керівника. Якщо ви зводите документацію тільки до записами про неуспішних співробітниках, ви можете потрапити в хитку ситуацію, якщо адвокат протилежної сторони стверджує, що ви робили все, щоб акцентувати увагу на конкретному співробітнику з самого початку, в той час як ігнорували або захищали інших.
  • Дотримуйтесь схемою на малюнку або в PDF-файлах, що доповнюють статтю.