Як комп'ютеризувати ваш бізнес

Комп`ютеризація ділових операцій - це ефективний спосіб для того, щоб раціоналізувати бізнес-процеси, ретельно контролювати великий обсяг даних та інформації, виконуючи при цьому більшу кількість роботи за менший час. , звітність, управління клієнтською базою і межофісние комунікації, - всі ці процеси тільки виграють від комп`ютеризації. Для її успішного виконання буде потрібно задіяти всю організацію. Повинні бути розглянуті такі важливі деталі, як покупка програмного і апаратного забезпечення, навчання співробітників, систематичний підхід до введення даних і управління ними. Ось кроки, які необхідно виконати для успішної комп`ютеризації бізнесу:

Кроки

  1. 1

    Проконсультуйтеся з усіма співробітниками.
    • Зустріньтеся з менеджерами і главами відділів. Попросіть їх скласти список всієї діяльності, яка може бути комп`ютеризована. Складання чеків і поштових марок від руки, підрахунок податків з продажу і загальної вартості продуктів вручну, роздруківка флаєрів сторонніми компаніями, - це лише кілька прикладів того, що можна робити за допомогою комп`ютера.
    • Попросіть менеджерів влаштувати вам зустріч з їхніми співробітниками. Підключіть до розмови людей з усіх галузей бізнесу, щоб скласти модель, яка б давала перевагу кожному. Наприклад, водій-експедитор, чиєю головною обов`язком є доставка товарів, може заощадити свій час за допомогою GPS, встановленої на виділені компанією кошти. Адже це набагато швидше, ніж вручну складати маршрут на карті і постійно звірятися з нею під час поїздки.




  2. 2

    Уважно вивчіть варіанти апаратного забезпечення. Проконсультуйтеся з експертами, докладно розкажіть їм про всі відбуваються у вашому бізнесі процесах і попросіть дати рекомендації щодо комп`ютерних комплектуючих. Тип вашого бізнесу, кількість інформації, яке ви повинні обробити і зберегти, швидкість доступу до даних, - це важливі речі, які ви повинні врахувати при виборі апаратного забезпечення.

  3. 3

    Виберіть правильне програмне забезпечення. Виходячи зі специфіки вашого бізнесу, вам може знадобитися «софт» для обробки текстів, створення презентацій, електронних таблиць і рекламного дизайну продукції, або для чогось ще. Ознайомтеся з усіма варіантами, проконсультувавшись з комп`ютерними фахівцями та експертами у вашій області роботи.

  4. 4

    Забезпечте безпеку вашої комп`ютерної системи. Проконсультуйтеся з фахівцем, щоб вибрати кращу антивірусну програму. Вивчіть варіанти програмного забезпечення для захисту конфіденційної інформації.

  5. 5

    Організуйте установку комп`ютерів. Після вибору апаратного і програмного забезпечення домовтеся про налаштування комп`ютерів у вашій організації. Якщо це маленький офіс, то, можливо, буде потрібно всього лише підключити пристрої до розеток. У такому випадку можна обійтися власними силами.


    • Найміть адміністратора мережі. Якщо вам потрібно обмін даними між комп`ютерами, створіть локальну мережу. Найміть адміністратора, який вам її встановить, на тимчасовій або постійній основі.

  6. 6

    Організуйте тренінги для працівників. Їх навички користування комп`ютером та досвід роботи з програмним забезпеченням можуть сильно відрізнятися в порівнянні один з одним. Нехай кожен співробітник навчається всім тим завданням, які потрібно йому для виконання його роботи.
    • Переконайтеся, що весь персонал проходить ретельний тренінг. Це особливо істотно для важливих завдань. Наприклад, якщо ви завідуєте медичною клінікою, будьте впевнені, що всі лікарі й медсестри знають, як ввести важливу інформацію про пацієнтів і отримати до неї доступ.

  7. 7

    Організуйте упорядкований і логічний процес введення даних. Почніть з важливих завдань і проектів з жорсткими термінами виконання. Наприклад, якщо ви хочете комп`ютеризувати процес оформлення платіжних відомостей, зробіть все можливе, щоб чеки із заробітною платою видавалися вчасно.

  8. 8

    Зберігайте паперові копії ваших документів. Для випадків, коли була допущена помилка при введенні або збереженні даних, слід тримати копії рахунків, клієнтських записів, інформації про співробітників та інших важливих документів.

  9. 9

    Вкладіть гроші в створення системи резервного копіювання. Проконсультуйтеся з комп`ютерним фахівцем, щоб вибрати кращу з них. Система повинна повністю задовольняти потребам вашого бізнесу. Якщо він невеликий, то, можливо, кращим рішенням стане періодичне копіювання даних вручну на знімні носії інформації. Для бізнесу побільше існують автоматичні процедури резервного копіювання даних через онлайн-сховища і додаткові сервера.