Як скласти порядок денний
Порядок денний - це докладний список тем, які будуть розглядатися на зустрічі або нараді. Вона є невід`ємною частиною планування та проведення зустрічей, оскільки в ній описуються мета зустрічі і питання, які розглядаються, перераховуються доповідачі і визначається час на розгляд кожного питання. Якщо вам необхідно спланувати зустріч, зберіть всю необхідну інформацію і структуровано розподіліть її в порядку денному. Наступні поради допоможуть вам зробити це правильно.
Кроки
Складання порядку денного
1
Заздалегідь повідомите всіх учасників про проведення зустрічі.- Можна розіслати їм електронні листи, або поширити службові повідомлення в друкованій формі.
- Вкажіть дату, час, місце і мету проведення наради.
- Попросіть одержувачів дати вам відповідь. Повідомте їм, що всі прийняли запрошення повинні обов`язково з`явитися на нараду.
2
Нехай кожен учасник заздалегідь повідомить вам, яке питання він планує висвітлювати на зустрічі.- Попросіть кожного колегу описати суть і деталі питання, який він бажає розглянути на нараді, щоб ви могли правильно і точно внести його до порядку денного.
- Уточніть, скільки часу учаснику знадобиться на розгляд його питання.
3
Складіть список всіх питань порядку денного.- Складіть таблицю з трьох колонок із заголовками: "Питання порядку денного", "Доповідач" і "Час обговорення".
- Перерахуйте питання, які розглядаються в порядку їх надходження, актуальності або важливості.
- Складіть короткий опис кожної теми, яке надав кожен доповідач.
- У заголовку вкажіть подробиці наради - дату, час і місце проведення, її мету і тривалість.
4
Дізнайтеся у кожного доповідача, чи згоден він з чергою його виступу і часом, відведеним на розгляд його питання.
5
При необхідності внесіть до порядку денного відповідні виправлення.
6
Розішліть копії затвердженого порядку денного всім учасникам зустрічі. Зробіть це заздалегідь, щоб вони могли ознайомитися з її змістом і підготуватися до наради. Двох днів має бути достатньо.
Поради
- Якщо ви отримали заявку на внесення до порядку денного питання, не пов`язаного з темою наради, запропонуйте доповідачу розглянути його питання на наступній нараді.
Попередження
- Виділіть кожному доповідачу достатньо часу на презентацію його теми. Тверезо оцінюйте перспективи і не намагайтеся включити занадто багато інформації в одну нараду. Не забувайте про те, що в учасників можуть виникнути питання, чи вони побажають обговорити додаткові теми.
